人力资源档案收集制度

PAGE人力资源档案收集制度一、总则（一）目的为规范公司人力资源档案的收集工作，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为公司人力资源管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人力资源档案收集管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料无遗漏。3.保密性原则：严格保护员工档案信息安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工情况变化及时更新档案内容。二、档案内容及分类（一）个人基本信息1.员工简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件等相关证件。3.近期免冠一寸照片。（二）入职相关资料1.入职申请表，详细记录员工入职基本信息及求职意向等。2.劳动合同，明确双方权利义务。3.入职体检报告，确保员工身体健康符合岗位要求。（三）培训与发展资料1.参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、时间、培训成果等。2.员工职业发展规划相关资料。（四）绩效考核资料1.各年度、季度绩效考核表，反映员工工作业绩、工作能力和工作态度。2.绩效反馈面谈记录。（五）薪酬福利资料1.工资核算表、奖金发放记录等薪酬相关资料。2.社保、公积金缴纳记录。3.福利申请及发放记录。（六）考勤资料1.考勤记录表，记录员工出勤、请假、旷工等情况。2.加班申请及审批记录。（七）奖惩资料1.奖励审批表，包括获得的公司级、部门级奖励及荣誉。2.处罚通知单，记录员工受到的纪律处分。（八）岗位变动资料1.岗位调动申请表、审批表。2.晋升、降职相关文件及审批记录。（九）离职资料1.离职申请表、审批表。2.离职面谈记录。3.工作交接清单。三、档案收集职责分工（一）人力资源部门1.负责制定档案收集制度和流程，并监督执行。2.统一收集、整理和保管员工人力资源档案。3.指导各部门做好档案资料的初步收集工作。（二）各部门1.负责本部门员工档案资料的日常收集和初步整理。2.及时将新产生的档案资料提交给人力资源部门。3.协助人力资源部门做好档案资料的补充和完善工作。四、档案收集流程（一）新员工入职档案收集1.员工入职时，人力资源部门向其发放《员工档案资料清单》，明确所需提交的资料内容。2.员工按照清单要求，在规定时间内将个人基本信息、入职相关资料等提交至所在部门。3.部门负责人对员工提交的资料进行初步审核，确保资料真实、完整后，签字确认并及时转交人力资源部门。4.人力资源部门收到部门转交的新员工档案后，进行再次审核和整理，将审核无误的资料归入员工个人档案。（二）在职员工档案资料更新收集1.人力资源部门定期发布档案资料更新通知，明确需要各部门和员工补充或更新的资料内容及时间要求。2.各部门负责收集本部门员工的培训与发展、绩效考核、薪酬福利、考勤、奖惩、岗位变动等相关资料，并进行初步整理。3.部门负责人审核后，在规定时间内将更新后的档案资料提交给人力资源部门。4.人力资源部门对提交的资料进行审核、整理和归档，确保档案内容及时更新。（三）员工离职档案收集1.员工提出离职申请后，所在部门负责督促其完成工作交接，并填写《工作交接清单》。2.离职员工将《工作交接清单》交至人力资源部门，人力资源部门审核通过后，通知员工办理离职手续。3.离职员工办理离职手续时，提交离职相关资料，包括离职申请表、审批表、离职面谈记录等。4.人力资源部门对离职员工档案进行全面审核，确保档案资料完整后，将离职档案单独整理归档。五、档案收集要求（一）资料真实性1.所有档案资料必须由员工本人或相关部门提供真实、准确的信息，不得伪造、篡改。2.提供资料的部门或个人应对资料的真实性负责，如有虚假信息，将追究相关责任。（二）资料完整性1.按照档案内容分类要求，全面收集各类资料，确保无重要信息遗漏。2.每份资料应完整无缺页、破损等情况，如有缺失应及时补充。（三）资料时效性1.及时收集新产生的档案资料，确保档案内容与员工实际情况同步更新。2.对于时效性较强的资料，如绩效考核资料、考勤记录等，应在规定时间内提交。（四）资料规范性1.档案资料应使用统一格式的表格、文件等，确保整齐规范。2.各类复印件应清晰可辨，注明“此复印件与原件一致”字样，并加盖提供部门或个人的印章。六、档案整理与归档（一）整理原则1.按照档案内容分类，对收集到的资料进行有序排列。2.每份资料应注明日期、来源等信息，便于查找和核对。（二）归档方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档。2.纸质档案按照类别和员工姓名顺序进行装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度等信息。3.电子档案以员工姓名命名文件夹，按照档案内容分类分别存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）归档时间1.新员工档案在入职手续办理完毕后一个月内完成归档。2.在职员工档案资料更新后，应在收到资料后的半个月内完成归档。3.员工离职档案在离职手续办理完毕后一周内完成归档。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工档案。2.公司领导在履行审批手续后可查阅员工档案。3.其他部门因工作需要查阅员工档案时，需经人力资源部门负责人批准，并在指定地点查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至人力资源部门负责人审批。3.审批通过后，人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，查阅完毕后应及时归还档案。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅员工档案的，需经公司主管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.将申请表提交至公司主管领导审批。3.审批通过后，借阅人到人力资源部门办理借阅手续，领取档案。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。归还时，人力资源部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，将追究借阅人的责任。八、档案保密与安全（一）保密措施1.人力资源部门应指定专人负责档案管理，严格遵守保密制度。2.档案管理人员不得向无关人员泄露档案内容，严禁在非工作场所谈论档案信息。3.查阅和借阅档案时，应严格按照规定程序进行，确保档案信息不被非法获取。（二）安全管理1.档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。2.定期对档案进行检查和维护，确保档案资料的安全完整。3.电子档案应做好备份，并采取加密等安全措施，防止数据丢失或被篡改。九、档案销毁（一）销毁条件1.员工档案超过保存期限，且无继续保存价值的。2.根据法律法规或公司规定，需要销毁的档案。（二）销毁流程1.人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、数量、销毁原因等。2.申请经公司主管领导审批后，由人力资源部门会同相关部门组成档