代建单位档案制度

PAGE代建单位档案制度一、总则（一）目的为加强代建单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在代建项目中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本代建单位在承担各类建设项目代建过程中形成的所有档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。代建单位档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案应如实反映代建项目的全过程，保证档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集代建项目各个环节产生的档案资料，确保档案的齐全完整。4.规范性原则。档案管理应符合国家和行业相关标准规范，保证档案质量。5.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责代建项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理代建项目档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.参与代建项目竣工验收，对档案验收工作进行指导和监督。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确。2.协调解决项目档案管理工作中出现的问题，督促项目各参建单位做好档案工作。3.对项目档案的质量和归档情况进行检查，对不符合要求的档案及时整改。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范。2.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。3.按照规定的期限对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后实施。4.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。5.积极开展档案利用工作，为代建项目管理和决策提供服务。（四）各部门及参建单位职责1.各部门负责本部门在代建项目中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定时间移交档案管理部门。2.代建项目的勘察、设计、施工、监理等参建单位应按照合同要求，做好各自项目文件材料的收集、整理和归档工作，并接受代建单位档案管理部门的监督检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件。包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.勘察设计文件。包括地质勘察报告、初步设计、施工图设计等。3.项目建设管理文件。包括项目代建合同、工程建设计划、工程变更文件、工程协调会议纪要等。4.施工文件。包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。5.监理文件。包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等。6.竣工验收文件。包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工决算报告等。7.其他与项目建设有关的文件材料，如声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各部门及参建单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.按照分类和编号顺序，对文件材料进行排列，并编制目录。4.对破损或褪色的文件材料进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件材料进行复制。5.对声像资料和电子文件，应按照相关标准进行整理和编目。四、档案的保管(一)保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。(二)保管方式1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.对重要档案应采取备份保管的方式，备份档案应与原件分开存放。3.对电子档案应进行异地备份，确保档案数据的安全。(三)档案保管期限1.代建项目档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、项目代建合同、竣工验收报告、工程质量保修书等重要文件。3.长期保管的档案主要包括项目前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件等，保管期限为30年。4.短期保管的档案主要包括一般性文件材料，保管期限为10年。(四)档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.建立档案清查记录，对清查情况进行详细记录，并由清查人员签字确认。五、档案的鉴定与销毁(一)鉴定原则1.依据国家有关规定和本单位档案保管期限表，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。(二)鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。(三)鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其价值。2.对保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值。3.对涉及重要事项、机密信息等档案，应延长保管期限。(四)销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报经单位领导批准后销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底。3.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录人应签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用(一)利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。(二)利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅、借阅档案，应经单位领导批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案应在档案管理部门监督下进行，不得将档案带离指定地点。(三)利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理(一)信息化建设目标1.建立代建单位档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化和科学化。2.通过档案信息化管理，提高档案管理效率，方便档案利用，提升档案服务水平。(二)信息化建设内容1.档案管理信息系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能模块，实现档案管理全过程的信息化操作。2.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储和管理，确保电子档案的安全和完整。3.利用信息化手段对档案进行编目、检索，提高档案查询利用的效率。(三)电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理和归档，确保两者内容一致。2.电子档案应按照国家有关标准进行格式转换和存