部门电子档案管理制度

PAGE部门电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强本部门电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及电子档案的管理。（三）定义1.电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2.电子档案：指具有保存价值的电子文件经系统整理、鉴定后归档保存的集合。（四）管理原则1.统一管理原则：电子档案管理工作由本部门指定的专人负责，实行集中统一管理。2.全程管理原则：对电子文件从形成到永久保存或销毁的全过程进行管理。3.规范标准原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保电子档案管理工作的规范化、标准化。4.便于利用原则：充分考虑电子档案的利用需求，提供便捷、高效的利用服务。二、电子文件管理（一）文件形成与收集1.各岗位工作人员应在工作过程中及时形成电子文件，并确保文件内容真实、准确、完整。2.电子文件的收集应遵循完整性原则，涵盖工作活动中的各类文件，包括但不限于文档、图表、数据、图像、音频、视频等。3.对于重要的电子文件，形成部门应明确标识，确保其在流转过程中的可追溯性。（二）文件整理与分类1.电子文件应按照一定的逻辑关系进行整理，如按照项目、时间、主题等进行分类。2.建立清晰的文件夹结构和命名规则，确保文件命名准确反映文件内容和属性，便于查找和管理。3.定期对电子文件进行检查和清理，删除无用或过期的文件，确保文件存储的有效性。（三）文件存储与备份1.电子文件应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等，并进行定期维护和检查，确保存储设备的正常运行。2.建立电子文件备份制度，定期对重要电子文件进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘刻录、异地存储等多种方式，确保数据的安全性和可恢复性。3.备份存储设备应妥善保管，存储环境应符合相关要求，防止数据丢失或损坏。（四）文件版本控制1.对于需要多次修改的电子文件，应建立版本控制机制，记录文件的不同版本及修改历史。2.明确版本命名规则，以便于区分不同版本的文件，确保在需要时能够追溯到文件的原始版本和修改过程。三、电子档案管理（一）档案鉴定与归档1.定期对电子文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，对于具有保存价值的电子文件，应及时归档。2.档案管理人员应依据档案鉴定标准，对电子文件的内容、来源、时间、形式等进行综合评估，判断其保存价值。3.归档的电子文件应按照规定的分类方案和编号规则进行整理和编号，确保档案的系统性和完整性。（二）档案存储与保管1.电子档案应存储在专门的档案服务器或存储设备上，确保存储环境的安全、稳定和可靠。存储设备应具备冗余备份和数据恢复功能，防止数据丢失。2.建立电子档案保管期限表，明确各类电子档案的保管期限，定期对到期档案进行鉴定和处置。3.对电子档案的存储位置、保管期限、密级等信息进行详细记录，建立档案目录数据库，便于查询和管理。（三）档案利用与借阅1.本部门工作人员因工作需要查阅电子档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的电子档案，并确保查阅过程的安全和合规。查阅人员不得擅自修改、删除、复制电子档案内容。3.如需借阅电子档案，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案。4.借阅的电子档案应在规定的借阅期限内归还，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的电子档案妥善保管，不得转借他人或用于非工作目的。（四）档案保密与安全1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子档案进行严格保密管理。2.设定电子档案的访问权限，根据档案的密级和使用人员的工作需要，授予相应的访问权限，防止电子档案的非法访问和泄露。3.采取必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件、数据加密等，防止电子档案受到病毒、黑客攻击等安全威胁。定期对电子档案管理系统进行安全检查和维护，确保系统的正常运行。四、电子档案管理系统（一）系统建设与选型1.根据本部门电子档案管理的需求，选择合适的电子档案管理系统，并确保系统具备文件管理、档案管理、检索查询、利用统计、安全保密等功能。2.在系统建设过程中，应充分考虑系统的扩展性和兼容性，以便于与其他业务系统进行集成，实现数据的共享和交换。3.对电子档案管理系统进行严格的测试和验收，确保系统功能满足实际工作需求，运行稳定可靠。（二）系统使用与维护1.组织本部门工作人员进行电子档案管理系统的培训，使其熟悉系统的操作流程和功能使用，确保系统的有效应用。2.档案管理人员应负责电子档案管理系统的日常维护和管理，包括数据录入、更新、备份等工作，确保系统数据的准确性和完整性。3.定期对电子档案管理系统进行检查和评估，根据实际工作需求和技术发展情况，及时对系统进行升级和优化，提高系统的性能和安全性。（三）系统安全与权限管理1.加强电子档案管理系统的安全防护，设置系统登录密码、用户权限等安全措施，防止未经授权的人员访问系统。2.定期对系统用户的权限进行审核和调整，确保用户权限与工作职责相符，避免权限滥用。3.建立系统安全审计机制，对系统操作日志进行定期审查，及时发现和处理异常操作行为，保障系统的安全运行。五、监督与检查（一）监督机制1.本部门设立电子档案管理监督小组，负责对电子档案管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、方式和频率，确保监督检查工作的有效性。（二）检查内容1.电子文件的形成、收集、整理、存储、备份等环节的工作是否符合规定要求。2.电子档案的鉴定、归档、保管、利用、保密等工作是否规范执行。3.电子档案管理系统的运行情况、数据准确性和安全性。4.档案管理人员的工作执行情况和业务水平。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改措施，认真组