档案专审账务处理制度

PAGE档案专审账务处理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案专审账务处理工作的规范化、科学化管理，确保公司财务档案的真实性、完整性和准确性，防范财务风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案专审账务处理的部门、岗位及相关业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：账务处理必须符合国家法律法规和财务会计准则的要求，确保公司财务活动合法合规。2.真实性原则：以实际发生的经济业务为依据进行账务处理，如实反映公司财务状况和经营成果。3.准确性原则：账务记录应准确无误，数据计算、科目运用等应符合规定，避免出现差错。4.完整性原则：涵盖公司所有财务活动的档案资料，确保财务信息全面、完整。5.保密性原则：对涉及公司财务机密的档案信息予以严格保密，防止信息泄露。二、档案专审账务处理流程（一）账务记录1.日常业务记录各部门在经济业务发生时，应及时将相关原始凭证传递至财务部门。原始凭证应具备真实性、合法性、完整性，包括但不限于发票、收据、合同、审批文件等。财务人员对收到的原始凭证进行审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性、准确性以及与经济业务的相关性。审核无误后，按照财务会计准则和公司财务制度的规定，及时编制记账凭证。记账凭证应清晰记录经济业务的摘要、会计科目、金额、借贷方向等信息，并由制单人、审核人、记账人等签字确认。2.定期账务核对财务人员应定期对各类账簿进行核对，包括总账与明细账、日记账的核对，确保账账相符。每月末，应对库存现金进行实地盘点，编制现金盘点表，确保账实相符。如有差异，应及时查明原因并进行处理。定期核对银行存款日记账与银行对账单，编制银行存款余额调节表，对未达账项进行分析和处理，确保银行存款账实相符。（二）档案整理1.凭证整理每月末，财务人员应对本月的记账凭证进行整理。按照凭证编号顺序排列，去除不必要的附件，确保凭证整齐、美观。将整理好的记账凭证连同所附原始凭证，按照月份和类别进行装订。装订应牢固、整齐，便于查阅。在凭证封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息，并由装订人员签字。2.账簿整理年度终了，应对各类账簿进行整理。将活页账簿中的空白账页抽出，另行装订成册，并在账簿启用表上注明截止日期。对账簿封面进行更新，注明账簿名称、年度、单位名称等信息。将整理好的账簿妥善保管，以备查阅。3.其他档案整理除凭证和账簿外，公司财务档案还包括财务报表、审计报告、税务资料、合同协议等。对这些档案应按照类别和时间顺序进行整理，分别装订成册或归档保存。对于电子档案，应按照规定的命名规则进行命名和分类存储，确保电子档案的可检索性和安全性。（三）档案审核1.初审财务部门内部设立档案审核岗位，对整理好的财务档案进行初审。初审人员应具备丰富的财务知识和工作经验，熟悉公司财务制度和相关法律法规。初审内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。检查凭证、账簿、报表等资料是否齐全，数据计算是否正确，会计科目运用是否恰当，档案装订是否符合要求等。初审人员应填写初审意见，对发现的问题及时提出整改建议，并督促相关人员进行整改。2.专审公司定期聘请外部专业审计机构对财务档案进行专项审计。专审机构应具备相应的资质和信誉，审计人员应具备专业的审计知识和技能。专审机构按照审计计划和程序，对公司财务档案进行全面审查。审查内容包括财务收支的真实性、合法性、效益性，内部控制制度的健全性和有效性，财务报表的准确性等。专审机构出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。公司应根据审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给专审机构。（四）档案保管1.保管期限公司财务档案的保管期限应按照国家法律法规和行业标准的规定执行。一般情况下，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表保管期限为10年等。对于涉及公司重大经济事项、税务纠纷、法律诉讼等重要档案，应长期保管，直至事项终结。2.保管地点公司应设立专门的财务档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。财务档案保管室应具备良好的通风、采光条件，保持室内干燥、整洁。3.保管要求财务档案应分类存放，标识清晰，便于查找和查阅。定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应的措施进行处理。严格限制无关人员进入财务档案保管室，确需查阅档案的，应按照规定的审批程序进行审批，并做好查阅登记。（五）档案查阅与使用1.查阅审批公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至财务部门负责人审批。外部单位查阅公司财务档案，应持有单位介绍信，并经公司分管领导签字同意后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案安全。2.查阅登记无论是内部人员还是外部单位查阅财务档案，均应进行查阅登记。登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、单位名称、查阅内容、查阅用途等信息。查阅人员应在规定的时间内归还所查阅的档案，不得擅自将档案带出档案保管室或进行其他违规操作。3.档案使用限制查阅财务档案时，不得在档案上涂改、标记、污损等，如需复制档案内容，应经财务部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。财务档案仅供查阅和参考，未经公司书面同意，不得将档案内容泄露给无关人员或用于其他非规定用途。三、档案专审账务处理的监督与检查（一）内部监督1.财务部门自查财务部门应定期对本部门的档案专审账务处理工作进行自查。自查内容包括账务记录的准确性、档案整理的规范性、档案审核的严格性、档案保管的安全性等。对自查发现的问题，应及时进行整改，并建立整改台账，跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对财务档案专审账务处理工作进行审计监督。审计内容包括财务制度的执行情况、账务处理的合规性、档案管理的有效性等。内部审计部门出具审计报告，对发现的问题提出审计意见和建议。公司应根据审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。（二）外部监督1.税务部门监督税务部门有权对公司的财务档案进行检查，以核实公司的纳税申报情况和税务缴纳情况。公司应积极配合税务部门的检查工作，提供真实、完整的财务档案资料。对于税务部门提出的问题和整改要求，公司应及时进行处理，并按照规定的期限报送整改情况。2.审计机关监督审计机关依法对公司的财务收支和经济活动进行审计监督。公司应按照审计机关的要求，提供相关的财务档案资料，并配合审计机关的审计工作。审计机关出具审计结论，对公司存在的问题提出处理意见和建议。公司应认真落实审计结论，进行整改，并将整改情况书面报告审计机关。四、档案专审账务处理相关人员的职责（一）财务人员职责1.账务记录人员负责日常经济业务的账务记录工作，确保记账凭证的编制准确、及时。按照规定对各类账簿进行登记和核对，保证账账相符。协助档案整理人员进行凭证整理和装订工作。2.档案整理人员负责对财务档案进行整理、装订和归档，确保档案的整齐、规范。按照档案保管要求，对档案进行妥善保管，定期进行检查和盘点。协助档案查阅人员办理档案查阅手续，并做好查阅登记工作。3.档案审核人员对整理好的财务档案进行初审，检查档案的完整性、准确性和规范性。对初审发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。配合外部专审机构进行财务档案专项审计工作。（二）部门负责人职责1.财务部门负责人全面负责公司档案专审账务处理工作的组织、协调和管理。制定和完善档案专审账务处理制度，并确保制度的有效执行。审核财务档案的整理、审核和保管情况，对重大问题进行决策和处理。协调与外部审计机构、税务部门等相关单位的关系，配合做好监督检查工作。2.其他部门负责人负责本部门经济业务原始凭证的及时传递和审核，确保原始凭证的真实性、合法性和完整性。督促本部门人员按照公司财务制度的要求办理经济业务，配合财务部门做好账务处理工作。