代理记账档案交接制度

PAGE代理记账档案交接制度一、总则（一）目的为了规范代理记账业务中档案交接行为，确保会计档案的安全、完整和有效利用，明确交接双方的责任，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》以及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司承接的所有代理记账业务中会计档案的交接管理。（三）定义1.代理记账档案：指本公司在为委托单位提供代理记账服务过程中形成的，记录和反映委托单位经济业务的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料，以及与代理记账业务相关的其他资料。2.交接双方：移交方为本公司负责代理记账业务的人员或部门，接收方为委托单位指定的接收档案的人员或部门。二、档案交接的内容（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、银行对账单等各类原始单据。2.记账凭证：按照会计核算要求编制的，记录经济业务发生和完成情况的凭证。（二）会计账簿1.总账：全面记录企业经济业务总括情况的账簿。2.明细账：详细记录某一类经济业务明细情况的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账：按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。（三）财务会计报告1.月度、季度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.年度财务会计报告：涵盖资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等。（四）其他会计资料1.纳税申报表及完税证明：记录委托单位纳税申报情况和缴纳税款的证明文件。2.财务分析报告：对委托单位财务状况和经营成果进行分析的报告。3.银行存款余额调节表：用于核对银行存款日记账与银行对账单差异的表格。4.会计档案保管清册、销毁清册：记录会计档案保管和销毁情况的清册。（五）与代理记账业务相关的其他资料1.委托代理记账合同：明确双方权利义务的合同文件。2.工作底稿：记录代理记账业务过程中各项工作的底稿。3.沟通记录：与委托单位沟通业务相关事项的记录，如邮件、电话记录等。三、档案交接的流程（一）交接准备1.移交方在代理记账业务完成或需要进行档案交接时（如年度终了、委托关系终止等），应提前整理好应交接的会计档案。按照档案类别和时间顺序进行分类、编号，确保档案的完整性和有序性。2.编制会计档案交接清单，清单应详细列出交接档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接清单一式两份，交接双方各执一份。3.接收方应安排专人负责接收档案，并提前熟悉交接档案的大致内容，准备好接收档案所需的场所和设备。（二）现场交接1.交接双方应在约定的时间和地点进行现场交接。移交方应向接收方介绍档案的基本情况，包括档案的形成过程、主要内容、保管状况等。2.按照交接清单逐一核对档案。接收方应仔细检查档案的完整性、准确性和规范性，如发现档案有破损、缺页、涂改等情况，应及时与移交方沟通并记录。3.对于电子会计档案，移交方应确保电子档案的存储介质完好，数据可正常读取，并向接收方提供电子档案的存储路径、文件名等信息。接收方应进行现场测试，确认电子档案的可用性。4.在核对无误后，交接双方在交接清单上签字确认。签字应注明日期，明确交接责任。（三）后续事项1.交接完成后，接收方应按照规定对接收的会计档案进行妥善保管。如需要对档案进行进一步整理、归档或存储，应及时安排进行，确保档案的安全和便于查阅。2.移交方应在一定期限内对交接过程进行跟踪，如发现接收方在档案保管或使用过程中存在问题，应及时提供协助和指导。3.对于交接过程中出现的争议或问题，交接双方应及时沟通协商解决。如协商不成，可按照委托代理记账合同的约定或相关法律法规的规定处理。四、交接双方的责任（一）移交方责任1.确保所移交的会计档案真实完整、准确无误，符合法律法规和行业标准的要求。对档案的真实性、完整性负责。2.在交接前，对拟移交的会计档案进行全面检查和整理。如发现档案存在问题，应及时进行补充、更正或完善。3.按照规定的交接流程和要求，向接收方提供清晰、准确的档案交接清单，并协助接收方进行档案核对工作。4.在交接过程中，如实向接收方介绍档案的相关情况，解答接收方提出的疑问。5.对交接后的档案保管情况进行跟踪，如因移交方原因导致档案出现问题，应承担相应责任。（二）接收方责任1.按照规定的交接流程和要求，认真核对接收的会计档案。对档案的完整性、准确性进行检查，如发现问题及时与移交方沟通。2.妥善保管接收的会计档案，采取必要的安全防护措施，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。对档案的保管安全负责。3.在接收档案后，按照相关规定对档案进行整理、归档，并建立健全档案查阅、借阅等管理制度。4.如因接收方原因导致档案出现问题，应承担相应责任。同时，应及时向移交方反馈档案保管和使用过程中的情况。五、档案交接的监督与检查（一）内部监督1.公司内部应设立专门的监督岗位或指定专人对代理记账档案交接工作进行监督。监督人员应参与档案交接过程，检查交接流程是否合规、交接双方责任是否明确、档案交接清单是否完整准确等。2.定期对已完成的档案交接工作进行复查，检查档案保管情况是否符合要求，交接记录是否完整可查。如发现问题，及时督促相关责任人进行整改。（二）外部监督接受财政部门、审计部门等相关政府部门的监督检查。积极配合政府部门的工作，如实提供档案交接相关资料，对提出的问题及时进行整改。六、档案交接的保密规定（一）交接双方应对在交接过程中知悉的委托单位商业秘密、财务信息等予以保密。不得向任何第三方泄露。（二）在档案交接过程中，涉及电子档案传输的，应采取加密等安全措施，防止信息泄露。（三）如因交接双方违反保密规定导致委托单位利益受损，应承担相应的法律责任。七、档案交接的信息化管理（一）建立电子档案交接平台利用信息技术建立专门的电子档案交接平台，实现档案的在线交接。移交方通过平台上传档案资料，接收方在平台上进行下载、核对和确认。平台应具备档案存储、查询、统计等功能，方便交接双方对档案进行管理。（二）电子档案的格式与标准电子会计档案应采用符合国家规定的格式和标准进行存储，如PDF、XLSX等。确保电子档案能够长期保存和有效读取，同时便于与其他系统进行对接和共享。（三）电子档案的备份与恢复移交方应对电子档案进行定期备份，并将备份存储在不同的介质和地点。接收方在接收电子