文化传媒档案制度汇编

PAGE文化传媒档案制度汇编一、总则（一）目的为加强文化传媒公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于文化传媒公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在各个业务活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司档案。3.指导、监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.定期对公司档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.指定专人负责本部门档案管理工作，按照公司档案管理制度的要求，及时将档案移交综合管理部门。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件；公司规章制度、会议纪要、工作计划、总结等；人事档案、劳动合同、培训记录等。2.业务经营类档案：包括项目策划书、合同协议、业务报表、市场调研报告等；广告策划、创意设计、影视制作等相关资料。3.财务审计类档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.知识产权类档案：包括商标、专利、著作权等相关文件和证书。5.其他类档案：包括公司荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，采用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.根据档案的形成规律和特点，按照分类标准进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。3.按照一定的排列顺序进行装订，编制案卷封面和脊背。4.建立档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和管理。2.电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.对于重要的实物档案，如奖杯、证书等，应妥善保管，并进行登记造册。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件；公司章程、股东会议记录等；涉及公司重大权益的合同协议等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括公司年度工作计划、总结；一般业务合同协议等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性文件、报表等。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.清查结果应形成报告，报公司领导审阅。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，报公司领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在监销人的监督下进行。3.销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等内容。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字确认。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应填写保密承诺书，并经公司保密管理部门批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅。（二）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复印等。2.查阅档案应在综合管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。3.借阅档案应办理借阅手续，注明借阅期限，按时归还。4.复印档案应经综合管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.综合管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、数量等。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为公司决策提供有力支持。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等，形成电子档案。2.数据录入：将档案的相关信息录入档案信息化管理系统，建立数据库。3.系统维护：定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。4.安全管理：采取安全防护措施，保障档案信息的安全，防止数据泄露和丢失。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保两者内容一