公司人事档案保管制度

PAGE公司人事档案保管制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案的管理，确保人事档案的安全、完整和有效利用，为公司的人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的个人信息、工作经历、业绩表现等情况。2.完整性原则：确保人事档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护员工人事档案的机密性，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行人事档案的收集、整理、保管和利用。二、人事档案的内容（一）员工基本信息1.个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件等相关证明材料。（二）工作经历1.入职登记表，记录员工的入职时间、岗位、薪资等信息。2.工作变动记录，包括晋升、调动、降职等情况的相关文件。（三）培训与教育1.参加各类培训的记录，包括培训名称、时间、地点、培训内容等。2.学历教育情况，如在职学历提升的相关证明。（四）考核与奖惩1.年度绩效考核结果记录。2.获得的奖励和处罚文件，如表彰决定、违纪处分通知等。（五）薪资福利1.薪资调整记录。2.福利待遇变更记录，如社保、公积金、补贴等。（六）劳动合同员工与公司签订的劳动合同文本。（七）其他重要材料如员工的职业资格证书、荣誉证书、体检报告等。三、人事档案的收集与整理（一）收集1.新员工入职时，人力资源部门应及时要求员工提交完整的人事档案资料，并进行审核。2.员工工作期间产生的各类文件材料，如考核表、奖惩通知等，由相关部门及时整理并移交人力资源部门。（二）整理1.人力资源部门对收集到的人事档案资料进行分类、排序。2.按照档案内容的性质和时间顺序，将各类资料分别装订成册，编制档案目录。3.对档案中的复印件进行核对，确保与原件一致，并加盖“与原件相符”章。四、人事档案的保管（一）保管部门公司设立专门的人事档案保管室，由人力资源部门指定专人负责档案的保管工作。（二）保管环境1.档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.保持室内清洁、干燥，温度和湿度适宜。（三）档案存放1.按照员工类别和档案编号，将人事档案存放在专用的档案柜中。2.建立档案存放索引，便于快速查找。（四）档案借阅1.严格控制档案借阅范围，仅限公司内部因工作需要查阅档案的人员。2.借阅档案时，需填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自转借他人或带出公司。4.借阅期间应妥善保管档案，不得涂改、损坏、丢失。（五）档案查阅1.人力资源部门内部人员查阅档案，需经档案管理人员同意，并在指定地点进行查阅。2.其他部门人员查阅档案，需说明查阅目的和范围，经人力资源部门负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。（六）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.严禁无关人员进入档案保管室。五、人事档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对人事档案进行更新，确保档案信息的及时性和准确性。2.重点更新员工的工作经历、考核结果、薪资福利等信息。（二）动态维护1.员工工作发生变动、获得奖惩等情况时，相关部门应及时将信息反馈给人力资源部门，以便及时更新档案。2.对档案中的过期或无效材料进行清理。六、人事档案的利用（一）为人力资源决策提供支持1.人力资源部门通过查阅人事档案，了解员工的基本情况、工作表现等，为员工的招聘、晋升、培训、绩效考核等提供参考依据。2.根据档案信息，分析员工队伍的结构和发展趋势，为公司的人力资源规划提供数据支持。（二）解决劳动纠纷在处理劳动纠纷时，人事档案中的相关资料可作为证据，维护公司和员工的合法权益。七、人事档案的销毁（一）销毁条件1.人事档案超过保管期限，且已无保存价值。2.档案内容涉及的事项已处理完毕，且不再需要留存。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《人事档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.经人力资源部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完成后，监销人员和档案管理人员应在《人事档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。八、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门定期对人事档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.设立意见箱，接受员工对人事档案管理工作的监督和建议。（二）外部监督积极配合上级主管