档案中心管理规定制度

PAGE档案中心管理规定制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本规定制度。（二）适用范围本规定制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一原则：公司档案由档案中心集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：档案管理应采取必要的安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄露，确保档案信息的安全。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为公司的各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案中心职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理规定制度，制定和完善档案管理工作流程和标准。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平。4.组织开展档案业务培训和指导工作，提高公司员工的档案意识和档案管理能力。5.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全和合理利用。6.定期对公司档案进行统计分析，掌握档案的数量、种类、利用情况等信息，为公司决策提供参考依据。7.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案管理方面的支持和保障。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求及时将档案移交档案中心。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，包括档案的收集、整理、保管等，并协助档案中心做好档案的查阅、借阅等工作。3.对本部门形成的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的规范有序。4.配合档案中心开展档案管理工作，接受档案中心的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规定制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案的质量和安全。3.熟悉档案管理业务，掌握档案管理信息系统的操作技能，提高档案管理工作效率。4.做好档案的查阅、借阅登记工作，及时催还借阅的档案，防止档案丢失。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施进行处理。6.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体包括但不限于以下几类：行政管理类：公司的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、工作计划与总结等。人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核材料、薪酬福利文件等。财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告、预算文件、合同协议等。业务经营类：市场调研报告、销售合同、采购订单、项目文档、客户资料等。技术研发类：科研项目文档、技术方案、设计图纸、实验数据、专利文件等。基本建设类：工程规划文件、施工图纸、竣工验收报告、项目预决算等。声像档案类：照片、录音、录像等反映公司重要活动、工作场景等的资料。(二)收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集责任人应定期对本部门的档案材料进行清理和核对，发现问题及时查找补充，保证档案材料的准确性。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案材料，应实行跟踪收集，确保档案材料的及时、完整归档。4.公司员工在办理离职手续时，应将本人保管的属于公司的档案材料全部移交所在部门档案管理人员，不得擅自留存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理、人事管理、财务管理、业务经营、技术研发、基本建设、声像档案等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用“年度+类别代码+流水号”的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示项目管理类档案类别代码，“001”表示该类别下的流水号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容，确保档案目录清晰、准确，便于查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，并移交档案中心归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[规定时间]内及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案整理要求，对本部门的档案进行分类、编号、编目等整理工作后，填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案中心。2.档案中心收到各部门移交的档案后，对档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认，双方各执一份。3.档案中心将归档的档案按照分类、编号顺序进行上架存放，并在档案管理信息系统中录入档案信息，建立电子档案目录。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为[具体年限]年、[具体年限]年、[具体年限]年等。2.确定档案保管期限的原则：反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限根据档案的重要程度、形成规律和实际利用情况等确定。3.档案保管期限的划分和调整，应按照国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案保管期限的合理性和准确性。（四）保管要求1.档案中心应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。3.对纸质档案应进行分类上架存放，排列有序，便于查找。同时，应定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量、质量与档案目录一致。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。同时，应定期对电子档案进行检查、维护，防止电子档案损坏或丢失。5.对声像档案应按照载体类型分别整理存放，并做好标识和说明，确保声像档案的可识别性和可利用性。同时，应定期对声像档案进行回放检查，防止声像档案损坏或丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案中心负责人担任组长，各部门档案管理人员及相关业务人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司的主要职能活动和基本历史面貌，是否对公司有长远利用价值。2.档案的保管期限是否已满，是否仍有查考利用价值。3.档案的完整性和准确性，是否存在重复、无效或不完整的档案。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出存毁意见。2.对于涉及公司重要机密、知识产权等特殊档案，应严格按照国家有关规定进行鉴定，确保档案信息的安全。3.鉴定过程中应充分听取各部门档案管理人员及相关业务人员的意见，必要时可组织专家进行论证。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组填写《档案销毁清单》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案中心负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应进行现场监督，销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清单》与相关档案目录一起归档保存，以备查考。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案中心办理查阅手续。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经公司分管领导审批后，到档案中心办理查阅手续。3.涉及公司机密、知识产权等重要档案的查阅，应严格按照公司保密规定进行审批，必要时需经公司主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人持经审批的《档案查阅申请表》到档案中心，档案管理人员根据查阅申请表的内容，提供相应的档案供查阅人查阅。2.查阅人应在档案中心指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案中心。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，由档案管理人员进行核对、清点，确保档案的完整无损。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案中心办理借阅手续。2.公司外部单位或个人因工作需要借阅公司档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经公司分管领导审批后，到档案中心办理借阅手续。3.涉及公司机密、知识产权等重要档案的借阅，应严格按照公司保密规定进行审批，必要时需经公司主要领导批准。（四）借阅程序1.借阅人持经审批的《档案借阅申请表》到档案中心，档案管理人员根据借阅申请表的内容，提供相应的档案供借阅人借阅，并填写《档案借阅登记薄》，详细记录借阅档案的编号、题名、日期、借阅人姓名、部门、借阅期限等信息。2.借阅人应在借阅期限内归还所借阅的档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理人员应及时催还，并按照规定进行处理。3.借阅人借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。借阅期间如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案中心，并承担相应的责任。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、质量，如发现问题应及时查明原因，并要求借阅人作出说明。核对无误后，在《档案借阅登记薄》上注明归还日期，并将档案归还原位。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案中心应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作的动态。2.档案统计报表应按照国家有关规定和公司实际情况进行设计和填报，确保统计数据的准确、完整。统计报表应定期报送公司领导和相关部门，为公司决策提供参考依据。3.档案统计工作应做到及时、准确、全面，不得虚报、瞒报、漏报统计数据。同时，应加强对统计数据的分析研究，不断提高档案统计工作的质量和水平。（二）移交工作1.公司因机构调整、重组、合并等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有关规定和公司档案管理要求，制定档案移交方案，明确档案移交的范围、时间、方式等事项。2.档案移交方案经公司领导批准后，移交部门和接收部门应按照方案要求，办