众创空间档案制度范本

PAGE众创空间档案制度范本一、总则（一）目的为加强众创空间档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在众创空间运营、管理、服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于众创空间内所有入驻企业、团队以及众创空间自身形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指众创空间在各项活动中直接形成的对国家、社会和众创空间具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：众创空间档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映众创空间各项活动的真实情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与众创空间相关的各类档案，确保档案的齐全。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责众创空间档案的日常管理工作。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善众创空间档案管理制度。2.负责众创空间各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作。6.组织开展档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化。7.对众创空间各部门和入驻企业、团队的档案工作进行指导、监督和检查。（三）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、编目、利用等工作。3.遵守众创空间档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。（四）入驻企业、团队职责1.负责本企业、团队在众创空间内活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并按照众创空间档案管理要求定期移交。2.配合众创空间档案管理部门做好档案的整理、编目、利用等工作。3.遵守众创空间档案管理制度，不得擅自处置本企业、团队的档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.众创空间设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如申请书、批复文件、章程、营业执照等。2.众创空间运营管理过程中形成的文件材料，包括工作计划、总结、会议纪要、合同协议、财务报表等。3.入驻企业、团队的入驻申请材料、项目计划书、进展报告、成果证明等。4.众创空间组织的各类活动形成的文件材料，如活动方案、通知、照片、视频等。5.与政府部门、合作伙伴等往来的文件材料，如函件、合作协议等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和入驻企业、团队应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、入驻企业及团队类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和利用档案。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.对已过保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报众创空间负责人批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定程序进行，确保档案销毁的真实性和彻底性。销毁档案时应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、销毁时间等信息，销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息不被泄露。2.按照规定的程序和权限进行利用，保证档案利用的合法性和规范性。3.充分发挥档案的作用，为众创空间的运营管理、入驻企业和团队发展等提供支持。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅时间、内容、用途等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。3.出具证明：根据利用者的需求，档案管理部门可出具档案证明材料。出具证明应严格按照规定程序进行，确保证明材料的真实性和准确性。（三）利用审批1.众创空间内部人员利用档案，由所在部门负责人审批。2.入驻企业、团队利用档案，由其负责人审批，并报众创空间档案管理部门备案。3.外部单位或个人利用档案，须经众创空间负责人批准，并签订保密协议。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立众创空间档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、网络化传输和自动化检索，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案图像进行存储、分类、编目等管理。3.对电子档案进行元数据采集和标注，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括文件题名、编号、日期、保管期限等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、编号等进行检索，方便用户快速查找档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的自动化管理。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和修改。（四）数据备份与恢复1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立数据恢复机制，确保在数据出现故障时能够及时恢复，保证档案管理工作的正常进行。七、档案人员管理（一）人员配备档案管理部门应配备具有档案管理专业知识和技能的人员，负责档案管理工作。档案管理人员应保持相对稳定，确需调整时，应做好交接工作。（二）培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理法律法规、业务知识、信息化技术等。2.建立档案管理人员考核制度，对其工作业绩、业