代表履职登记档案制度

PAGE代表履职登记档案制度一、总则（一）目的为了加强对代表履职情况的管理和监督，全面、准确、客观地记录代表履行职责的情况，激励代表依法履职、积极作为，提高代表工作的规范化、科学化水平，依据相关法律法规和政策要求，结合本公司/组织实际，制定本代表履职登记档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各级人大代表、政协委员等各类代表。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规以及相关代表工作的规定，确保履职登记档案制度的合法性和规范性。2.客观公正原则如实记录代表履职情况，不夸大、不缩小，评价客观公正，为代表履职提供真实、准确的反映。3.全面准确原则涵盖代表履职的各个方面，包括参加会议、提出议案建议、开展调研视察、联系选民群众等，做到全面、细致、准确记录。4.动态管理原则根据代表履职的进展情况，及时更新登记档案内容，保持档案的时效性和完整性。二、履职登记内容（一）基本信息1.代表个人基本情况，包括姓名、性别、民族、职务、所在单位或选区等。2.代表的联系方式，确保能够及时沟通联系。（二）会议履职情况1.参加本级人民代表大会或政协会议的情况，包括会议届次、会议时间、出勤情况等。2.在会议期间的表现，如审议发言、提出议案建议、参与选举表决等情况的记录。（三）议案建议办理1.提出的议案、建议、批评和意见的内容、案由、案据等详细信息。2.议案建议的交办情况，包括交办时间、承办单位等。3.跟踪议案建议办理进度，记录与承办单位沟通协调情况、办理结果反馈等。（四）调研视察活动1.参与的调研、视察活动的主题、时间、地点、参加人员等。2.在调研视察过程中的表现，如实地考察情况、查阅资料情况、与相关部门和人员交流情况等。3.形成的调研报告或视察报告的主要内容、提出的意见建议等。（五）联系选民群众1.开展联系选民群众活动的方式，如接待选民来访、走访选民、召开座谈会等。2.联系选民群众的时间、地点、参与人数等。3.收集到的选民意见和建议，以及对选民反映问题的处理情况。（六）其他履职活动1.参与的培训学习、专题讲座等提升履职能力的活动情况。2.参与的其他与代表职责相关的重要活动及表现。三、履职登记方式（一）代表自行记录代表应按照履职登记的内容要求，及时、准确地记录自己的履职情况，确保记录的真实性和完整性。记录方式可以采用纸质记录或电子记录，建议同时保留备份，以便查阅和核对。（二）组织协助记录公司/组织相关部门负责协助代表做好履职登记工作。对于代表参加的重要会议、活动等，由组织安排专人进行记录，并及时反馈给代表进行核对确认。同时，组织定期收集代表的履职记录，进行整理和汇总。（三）信息系统记录建立代表履职登记信息系统，代表可以通过网络平台随时录入自己的履职情况，组织也可以通过系统对代表履职信息进行实时跟踪、管理和统计分析。信息系统应具备数据安全保障措施，防止信息泄露和丢失。四、履职档案管理（一）档案建立为每位代表建立独立的履职登记档案，档案以纸质和电子两种形式保存。纸质档案按照年度进行装订成册，电子档案按照代表姓名、履职年份等进行分类存储，便于查询和管理。（二）档案整理定期对代表履职登记档案进行整理，检查档案内容的完整性和准确性。对于记录不清晰、不完整的部分，及时与代表沟通核实，进行补充完善。同时，对档案进行分类归档，方便查阅和使用。（三）档案保管指定专人负责代表履职登记档案的保管工作，确保档案存放安全、有序。档案保管期限按照相关规定执行，一般为代表任期结束后若干年，具体期限根据实际情况确定。在保管期限内，要做好档案的防火、防潮、防虫等工作，防止档案损坏或丢失。（四）档案查阅1.代表本人有权查阅自己的履职登记档案，了解自己的履职情况。查阅时，应填写查阅申请表，经批准后在指定地点进行查阅。2.公司/组织内部因工作需要查阅代表履职登记档案的，需经相关负责人批准，并办理查阅手续。查阅过程中应严格遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案内容。3.涉及外部单位或个人查阅代表履职登记档案的，必须按照规定履行严格的审批程序，确保档案信息的安全和保密。五、履职评价（一）评价标准1.履职次数：根据代表参加会议、调研视察、联系选民群众等活动的次数进行评价。2.议案建议质量：对代表提出的议案、建议的针对性、可行性、前瞻性等方面进行评估。3.活动成效：考察代表参与活动后对推动工作、解决问题、反映民意等方面所取得的实际效果。4.选民满意度：通过选民反馈、问卷调查等方式了解选民对代表履职的满意程度。（二）评价方式1.定期评价：每年年底对代表当年的履职情况进行一次全面评价，形成评价报告。评价报告应包括代表履职的基本情况、取得的成绩、存在的不足以及改进建议等内容。2.动态评价：在代表履职过程中，根据实际情况及时对代表的履职表现进行跟踪评价，发现问题及时提醒和督促代表改进。3.综合评价：结合定期评价和动态评价的结果，对代表的履职情况进行综合分析和评价，确定代表的履职等级。（三）评价结果运用1.将代表履职评价结果反馈给代表本人，肯定成绩，指出不足，提出改进要求，激励代表不断提高履职水平。2.作为代表评先评优、连任推荐的重要依据。对于履职表现优秀的代表，给予表彰奖励；对于履职不力的代表，进行批评教育，并督促其限期整改。3.向选民公开代表履职评价结果，接受选民监督，增强代表履职的责任感和使命感。六、激励与约束（一）激励措施1.表彰奖励：对履职表现突出的代表，给予荣誉称号表彰，如优秀代表、履职模范等，并在公司/组织内部进行宣传推广。2.培训优先：优先安排表现优秀的代表参加各类高层次的培训学习活动，提升代表的履职能力和综合素质。3.工作支持：在代表开展工作过程中，公司/组织各部门要积极配合，提供必要的工作条件和支持，为代表履职创造良好环境。（二）约束措施1.督促整改：对于履职存在问题的代表，及时发出督促整改通知书，要求代表限期整改，并提交整改报告。2.诫勉谈话：对经督促仍未有效改进履职问题的代表，进行诫勉谈话，严肃指出问题，提出明确要求。3.与连任资格挂钩：将代表履职情况与连任资格挂钩，对于履职严重不称职的代表，在连任时不予推荐。七、保密规定（一）保密内容代表履职登记档案中涉及的代表个人隐私信息、选民意见建议、尚未公开的议案建议内容等均属于保密范围。（二）保密措施1.对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任。2.档案查阅场所应具备保密条件，防止信息泄露。3.严格限制档案查阅人员范围，查阅过程中不得擅自传播档案内容。4.对电子档案采取加密存储、访