济宁人事档案规章制度

PAGE济宁人事档案规章制度一、总则（一）目的为了加强济宁地区人事档案管理，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在人才选拔、任用、培养等方面的重要作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于济宁地区内所有机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“单位”）的人事档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应全面收集员工的各类相关材料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.集中统一管理原则：人事档案实行集中统一管理，由各单位指定专门部门或人员负责档案的收集、整理、保管、查阅等工作。二、人事档案的内容（一）履历材料包括员工的个人简历、工作经历、学历学位证明等材料。（二）自传材料员工撰写的反映个人成长经历、思想变化等情况的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核、任职期满考核、专项考核等各类考核结果材料。2.干部考察、后备干部考察等考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、学历认证报告等材料。2.参加各类培训的结业证书、培训记录等材料。3.专业技术职务任职资格评审表、职称证书等材料。（五）政审材料1.入党、入团政审材料。2.出国（境）政审材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书以及党员登记表等材料。2.入团志愿书、入团申请书等材料。（七）奖励材料获得各级各类奖励的表彰决定、奖励证书等材料。（八）处分材料受到党纪政纪处分的处分决定、处分解除证明等材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料及其他可供组织参考的材料1.工资变动审批表、工资调整通知等工资相关材料。2.干部任免审批表、任职通知等任免材料。3.出国（境）审批表、护照使用记录等出国（境）材料。4.其他与员工个人相关且可供组织参考的材料。三、人事档案的收集与整理（一）收集1.各单位应建立健全人事档案材料收集制度，明确档案材料收集的责任部门和责任人。2.组织人事部门、员工所在部门以及其他相关部门应及时将形成的人事档案材料移交至档案管理部门。3.员工个人应主动配合档案管理部门，如实提供本人相关材料。（二）整理1.档案管理部门应按照档案内容的分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应齐全完整，破损或褪色的材料应进行修补、复制或裱糊。3.材料应统一使用A4规格纸张，左侧装订，装订应牢固整齐，不掉页、不倒页、不压字。4.编制档案目录，目录应清晰准确地反映档案材料的内容和排列顺序。四、人事档案的保管（一）保管机构各单位应设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子人事档案应进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。五、人事档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，经所在单位负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。3.档案管理人员应做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，经所在单位负责人批准，并报档案管理部门负责人同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，并按时归还。归还时，档案管理人员应认真核对档案材料，确保档案完整无损。4.严禁将人事档案转借他人或带出档案管理部门指定的范围。六、人事档案的转递（一）转递条件1.员工因工作调动、辞职、退休等原因离开原单位的，其人事档案应及时转递至新的工作单位或档案管理机构。2.单位撤销、合并等情况，员工人事档案应按照规定进行转递。（二）转递程序1.档案管理部门根据有关规定和手续，填写《人事档案转递通知单》，并密封档案。2.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递至接收单位。3.接收单位收到档案后，应在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执返回原单位档案管理部门。七、人事档案的信息化管理（一）建立电子人事档案系统各单位应逐步建立完善电子人事档案系统，实现人事档案的数字化管理。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案内容分类，将纸质档案材料准确录入电子人事档案系统。2.定期对电子人事档案数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）安全管理1.加强电子人事档案系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对电子人事档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。八、人事档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责本单位人事档案管理工作，制定和完善人事档案管理制度。2.组织协调档案管理部门与其他部门之间的工作关系，确保人事档案管理工作顺利开展。3.定期检查人事档案管理工作情况，及时解决存在的问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等具体工作。2.严格遵守档案管理规章制度，确保档案安全保密。3.做好档案管理的日常记录和统计工作，及时向上级汇报档案管理情况。九、监督与检查（一）内部监督各单位应建立健全人事档案管理内部监督机制，定期对人事档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，对提出的问题和意见，应认真落实整改措施。十、责任追究（一）对违反人事档案管理规定的单位和个人