环保档案管理制度细则

PAGE环保档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强公司环保档案管理，确保环保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥环保档案在公司环境保护工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在环境保护工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：环保档案应如实反映公司环境保护工作的实际情况。2.完整性原则：涵盖公司环保工作的各个方面，确保档案资料的全面性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持其内在联系。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的存储、保管和使用安全。（四）职责分工1.环保管理部门负责制定和完善环保档案管理制度。指导、监督各部门环保档案的收集、整理、归档工作。集中保管公司重要环保档案，并进行日常管理和维护。2.各部门负责本部门环保档案的收集、整理和初步归档工作。明确专人负责环保档案管理，确保档案资料的及时、准确归档。配合环保管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.环境影响评价文件：包括项目环境影响报告书、报告表及相关审批文件。2.环保设施设计、施工资料：如设计图纸、施工方案、竣工验收报告等。3.污染物排放监测数据：日常监测记录、年度监测报告等。4.环保设备运行记录：设备运行台账、维护保养记录等。5.环境管理文件：环保管理制度、应急预案、培训记录等。6.环保项目资料：环保设施改造、污染治理项目的相关文件。7.与环保相关的合同协议：如环保设备采购合同、环保服务合同等。8.环境事故及处理资料：事故报告、处理方案、整改措施等。（二）收集要求1.各部门应在环保工作开展过程中及时收集相关资料，确保资料的完整性和准确性。2.对于重要的环保文件和资料，应进行原件收集，如无法收集原件，需收集清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.收集的资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类环境影响评价类：按照项目名称和审批时间分类。环保设施类：根据设施类型（如污水处理设施、废气处理设施等）分类。监测数据类：按年度、季度、月度分类。环境管理类：按照制度、预案等类别分类。环保项目类：依据项目名称和实施阶段分类。合同协议类：按合同签订时间和类别分类。环境事故类：根据事故发生时间和处理情况分类。2.编号为每类档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份和顺序号。例如，环境影响评价类档案编号为“HJPY20XXXX”，其中“HJPY”表示环境影响评价类，“20XX”表示年份后两位，“XX”表示顺序号。3.装订对纸张较多的档案进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式。4.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息。目录应打印清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的环保档案，应定期移交至环保管理部门。2.环保管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。3.审核通过的档案进行正式归档，填写档案归档登记表，注明档案编号、题名、日期、移交部门等信息。（二）保管期限1.长期保管档案环境影响评价文件、环保设施竣工验收报告等，保管期限为项目运行期结束后[X]年。重要的环保管理制度、应急预案等，保管期限为[X]年。2.短期保管档案一般的监测数据、设备运行记录等，保管期限为[X]年。临时性的环保项目资料、合同协议等，保管期限为项目结束后[X]年。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应存放在档案架上，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案建立电子档案管理系统，对环保档案进行数字化存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.定期盘点每年对环保档案进行一次全面盘点，检查档案的数量、完整性和保管状况。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。四、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅环保档案，应填写《环保档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交环保管理部门审批。3.环保管理部门根据申请内容进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。5.查阅过程中不得对档案进行涂改、标记、抽取、撤换等操作。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅环保档案的，应填写《环保档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和环保管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，按时归还。归还时，环保管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。五、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的环保档案，应严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.查阅、借阅档案时，如涉及保密内容，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗设备，并定期进行检查和维护。2.对电子档案管理系统进行安全防护，设置用户权限，防止数据被非法访问、篡改或丢失。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对环保档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由环保管理部门、财务部门、法务部门等相关人员组成。3.鉴定小组根据档案的内容、重要性、时效性等因素进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对已鉴定为无保存价值的档案，填写《环保档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经档案鉴定小组组长签字同意后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由环保管理部门指定专人负责