工商企业档案查阅制度

PAGE工商企业档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司工商企业档案的管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司及相关人员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及因工作需要查阅公司工商企业档案的外部单位和个人。（三）定义1.工商企业档案：是指公司在设立、变更、注销等工商登记过程中形成的各类文件、资料、证照等，以及公司在经营活动中与工商行政管理部门之间产生的具有保存价值的文件材料。2.查阅：是指因工作需要，对工商企业档案进行查看、复印、摘录等行为。（四）基本原则1.依法依规原则：档案查阅工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保查阅行为合法合规。2.安全保密原则：保护档案的安全和机密性，防止档案信息泄露，维护公司的合法权益。3.规范有序原则：明确查阅流程和要求，确保查阅工作规范、有序进行。4.服务工作原则：以服务公司各项工作为宗旨，合理安排查阅，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责工商企业档案的收集、整理、保管、查阅等工作。（二）职责1.档案收集与整理负责收集、整理公司在工商登记及经营活动中产生的各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。按照档案管理的要求，对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作，建立健全档案目录体系。2.档案保管配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查、清点和维护，防止档案损坏、丢失或变质。严格执行档案保管的安全保密制度，限制无关人员进入档案保管场所。3.档案查阅管理负责受理档案查阅申请，对申请进行审核和登记。根据查阅申请，按照规定的程序和要求提供档案查阅服务，并做好查阅记录。对查阅后的档案进行核对和整理，确保档案的完好无损。4.档案统计与分析定期对档案查阅情况进行统计，分析档案利用规律和趋势，为公司决策提供参考依据。根据档案统计结果，提出改进档案管理工作的建议和措施。三、查阅申请与审批（一）查阅申请1.内部查阅申请公司内部各部门因工作需要查阅工商企业档案的，应由部门负责人填写《工商企业档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字盖章后提交档案管理部门。2.外部查阅申请外部单位或个人因工作需要查阅公司工商企业档案的，应提前向公司提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅人姓名、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖查阅单位公章。申请函应通过公司指定的渠道提交给档案管理部门。（二）审批流程1.内部查阅审批档案管理部门收到内部查阅申请后，应进行初审，重点审核查阅申请的必要性和合规性。初审通过后，报公司分管领导审批。分管领导审批同意后，档案管理部门方可安排查阅。2.外部查阅审批档案管理部门收到外部查阅申请函后，应进行严格审核。审核内容包括查阅单位的资质、查阅目的的合法性、查阅内容与查阅目的的关联性等。审核通过后，报公司主要领导审批。公司主要领导审批同意后，档案管理部门与查阅单位签订《工商企业档案查阅保密协议》，明确双方的权利和义务，方可安排查阅。（三）特殊情况处理对于涉及公司重大利益、商业秘密或敏感信息的档案查阅申请，应进行更为严格的审批，并根据具体情况采取相应的保密措施。如遇紧急情况需要查阅档案的，可在履行必要的审批程序后，先行提供查阅服务，但事后应及时补办相关手续。四、查阅方式与要求（一）查阅方式1.现场查阅查阅人可到档案管理部门指定的场所进行现场查阅。档案管理部门应安排专人负责协助查阅，提供必要的查阅工具和设备，并对查阅过程进行监督。2.复印与摘录查阅人如需复印或摘录档案内容的，应向档案管理部门提出申请。档案管理部门根据审批意见，对复印或摘录的内容进行审核，确保不涉及公司机密和敏感信息。复印或摘录的档案资料应加盖档案管理部门的印章，并注明复印或摘录的日期、份数等信息。（二）查阅要求1.查阅人应遵守档案管理部门的规章制度，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅人应在规定的时间内完成查阅工作，如需延长查阅时间的，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延长。3.查阅人查阅档案时，不得擅自将档案带出档案管理部门指定的场所。如需带出的，应按照规定办理借阅手续，并在规定的时间内归还。4.档案管理部门应确保查阅场所的安静和整洁，为查阅人提供良好的查阅环境。五、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与查阅人签订保密协议，明确查阅人在查阅档案过程中的保密义务。2.查阅人应对查阅过程中知悉的公司商业秘密、技术秘密、财务信息等予以保密，不得向任何第三方披露。3.档案管理部门应加强对档案查阅场所的安全管理，设置必要的安全防范设施，防止无关人员进入查阅场所。4.档案管理部门应对查阅过程进行全程监控，确保档案信息不被泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案保管场所的安全检查和维护，确保档案的安全存放。2.查阅人在查阅档案过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并配合做好相关处理工作。3.档案管理部门应对查阅后的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、查阅记录与档案归还（一）查阅记录1.档案管理部门应对每一次档案查阅进行详细记录，记录内容包括查阅申请日期、查阅人姓名、查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅时间、审批意见、查阅方式、查阅结果等信息。2.查阅记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理的相关规定执行。查阅记录可采用纸质或电子形式保存，以便于查询和统计。（二）档案归还1.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还给档案管理部门。档案管理部门应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。2.如查阅人在查阅过程中对档案进行了复印或摘录，应将复印或摘录的档案资料一并归还给档案管理部门。档案管理部门应对复印或摘录的档案资料进行核对，确保与原件一致。3.档案管理部门在收到归还的档案后，应将档案归还原位，并对档案保管场所进行清理和整理。七、违规处理（一）违规行为界定1.查阅人未按照规定的程序和要求申请查阅档案的。2.查阅人在查阅档案过程中违反保密协议，泄露公司机密信息的。3.查阅人擅自涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料的。4.查阅人擅自将档案带出档案管理部门指定的场所，或未按照规定办理借阅手续的。5.档案管理部门工作人员违反档案查阅制度，擅自提供档案查阅服务或泄露档案信息的。（二）处理措施1.对于违反档案查阅制度的查阅人，档案管理部门应视情节轻重，给予警告、责令改正、暂停查阅资格等处理措施。如造成公司损失的，查阅人应依法承担赔偿责任。2.对于违反档案查阅制度的档案管理部门工作人员，公司将按照相关规定给予纪律处分；如造成公司损失的，