医院科研档案保存制度

PAGE医院科研档案保存制度一、总则（一）目的医院科研档案是医院在科研活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，它反映了医院科研工作的全过程和科研成果。为加强医院科研档案的管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在医院科研、教学、医疗及管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、各部门在科研活动中形成的各类档案资料的保存管理。包括科研项目立项申请书、研究方案、实验数据、研究报告、论文发表、成果鉴定等相关材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院科研档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则科研档案应如实反映科研活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集科研活动各阶段形成的各类档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及国家机密、医院商业秘密及个人隐私的科研档案，严格保密，防止泄露。二、科研档案的归档范围（一）科研项目立项阶段档案1.项目申请书：包括项目名称、研究内容、研究目标、技术路线、预期成果、经费预算等。2.项目可行性研究报告：对项目的技术可行性、经济合理性、社会效益等进行分析论证的报告。3.项目立项审批文件：上级主管部门对项目立项的批复文件。（二）科研项目实施阶段档案1.研究方案：详细阐述研究方法、技术路线、实验设计、样本选择、数据采集与分析方法等内容的方案。2.实验原始记录：包括实验过程中的观察记录、测量数据、实验结果等，要求及时、准确、完整，并有实验人员签字确认。3.实验数据统计分析报告：运用统计学方法对实验数据进行分析处理后形成的报告，注明统计方法和软件工具。4.研究过程中的重要会议记录：包括项目研讨会、学术交流会议等的会议纪要，记录会议讨论的主要内容、决议事项等。5.科研协作合同、协议：与其他单位或个人开展科研协作时签订的合同、协议，明确双方的权利义务、合作内容、经费分配等条款。6.科研经费使用记录：包括经费预算执行情况、经费支出凭证（发票、报销单等），确保经费使用合理合规。（三）科研项目结题验收阶段档案1.研究报告：全面总结科研项目研究工作的报告,包括研究背景、目的、方法、主要成果、结论及存在问题等内容。2.技术总结报告：针对项目所采用的技术方法、工艺流程、技术创新点等进行详细总结的报告。3.项目成果鉴定材料：包括成果鉴定申请书、成果鉴定证书、专家鉴定意见等。4.知识产权证明材料：如专利证书、软件著作权登记证书、商标注册证书等。5.论文发表及著作出版材料：已发表的科研论文的期刊复印件、著作的版权页及目录等。（四）其他相关档案1.科研奖励申报材料：包括奖励申报书、成果证明材料、奖励证书等。2.科研设备购置及使用档案：设备购置申请、合同、验收报告、使用记录、维护保养记录等。3.科研人员个人科研档案：包括科研人员的基本信息、科研项目参与情况、发表论文及著作情况、科研获奖情况等。三、科研档案的归档要求（一）文件材料的收集1.各科室、各部门应指定专人负责科研文件材料的收集工作，确保在科研项目进行过程中及时、准确地收集各类文件材料。2.科研项目负责人应督促项目组成员按时整理并提交各自负责的文件材料，对收集的文件材料进行初步审核，保证其完整性和准确性。（二）文件材料的整理1.收集到的科研文件材料应按照归档范围进行分类整理，同一项目的文件材料应集中在一起。2.每份文件材料应保持其原本的完整性，不得随意裁剪、涂改。如有破损或字迹不清的情况，应进行修复或复制。3.按照文件材料的形成时间顺序或重要程度进行排列，编写页码，并编制文件材料目录。目录应包括文件题名、日期、页号等内容，确保目录清晰准确，便于查找。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固整齐，便于保管和查阅。2.对于纸张规格不符合要求或页数较多不便装订的文件材料，可采用三孔一线或胶装等方式进行装订。（四）电子文件的归档1.科研活动中产生的电子文件，如电子文档、数据文件、图片、音频、视频等，均应进行归档保存。2.电子文件应按照与纸质文件对应的分类方法进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。3.电子文件应采用通用格式进行存储，如.doc、.xls、.pdf、.jpg、.mp4等，确保在不同设备和软件环境下能够正常读取。4.对电子文件应进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。同时，应建立电子文件的元数据管理，记录文件的题名、日期、作者、格式、大小等信息，便于检索和利用。四、科研档案的保管（一）保管场所1.医院应设立专门的科研档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保存。2.库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品投放装置等。（二）档案上架1.整理好的科研档案应及时上架存放，按照档案类别、项目编号等顺序排列，便于查找和管理。2.上架的档案应摆放整齐，标识清晰，注明档案类别、项目名称、年度及保管期限等信息。（三）档案保管期限1.永久保管：具有重要历史价值、对医院科研发展具有重大影响的科研档案，如重大科研项目成果、涉及医院核心技术的档案等，应永久保管。2.长期保管：保管期限为30年的科研档案，主要包括一般科研项目的研究报告、论文发表记录、科研奖励申报材料等。3.短期保管：保管期限为10年的科研档案，如科研项目立项申请书、实验原始记录等。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对科研档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等。2.检查过程中如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制，并做好记录。对存在的问题进行分析总结，提出改进措施，防止类似问题再次发生。五、科研档案的利用（一）利用原则1.科研档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和医院的相关规定。2.在保证档案安全和保密的前提下，充分发挥科研档案的作用，为医院科研、教学、医疗及管理工作提供支持和服务。（二）利用范围1.医院内部科研人员、管理人员、教学人员等因科研项目查询、成果申报、教学参考等需要，可以查阅、借阅科研档案。2.外部单位因合作研究、学术交流等需要，经医院主管部门批准，可以查阅、借阅相关科研档案，但必须严格遵守医院的保密规定。（三）利用手续1.医院内部人员查阅、借阅科研档案，应填写《科研档案查阅申请表》或《科研档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、项目编号、利用目的等内容，经所在科室负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。2.档案管理部门对申请表进行审核，批准后，按照规定提供档案查阅或借阅服务。查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出，借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.外部单位查阅、借阅科研档案，除填写《科研档案查阅申请表》或《科研档案借阅申请表》外，还应提交单位介绍信及相关证明材料，经医院科研管理部门审核，报医院主管领导批准后，由档案管理部门办理查阅或借阅手续。查阅或借阅过程中，应安排专人陪同，并严格监督其利用行为，确保档案安全。（四）利用登记1.对科研档案的查阅、借阅情况应进行详细登记，记录查阅或借阅日期、利用人姓名、所在单位、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等信息。2.利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。六、科研档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.科研档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、公正。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.医院成立科研档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、科研管理部门负责人、相关领域专家及档案管理人员组成。2.鉴定小组负责制定科研档案鉴定计划，组织开展鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定内容1.对超过保管期限的科研档案进行鉴定，审查档案的内容是否仍具有保存价值，是否涉及医院核心技术、知识产权等重要信息。2.对重复、无效或已失去利用价值的档案进行清理，确保档案库中保存的档案都是具有实际意义和价值的。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对达到保管期限的科研档案进行清理，初步筛选出拟鉴定销毁的档案清单，并提交鉴定小组。2.鉴定小组对拟鉴定销毁的档案进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁意见。3.对确定销毁的档案，编制《科研档案销毁清单》，经医院主管领导批准后，进行销毁处理。（五）销毁方式1.对纸质科研档案的销毁，应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。2.对电子科研档案的销毁，应采用专业的数