档案数据安全治理制度

PAGE档案数据安全治理制度一、总则（一）目的为加强公司档案数据安全治理，保障档案数据的完整性、准确性和保密性，防止档案数据泄露、篡改、丢失等安全事件的发生，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及档案数据管理、存储、使用、传输等相关活动的人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案数据安全治理活动合法合规。2.保密性原则：对档案数据进行严格保密，防止未经授权的访问、披露和使用。3.完整性原则：保证档案数据的完整，防止数据被篡改或丢失。4.可用性原则：确保档案数据在需要时能够及时、准确地提供使用。5.风险管理原则：对档案数据安全风险进行识别、评估和控制，采取有效的防范措施。二、档案数据安全治理组织与职责（一）安全治理委员会公司成立档案数据安全治理委员会，由公司高层领导担任主任，各相关部门负责人为成员。安全治理委员会负责统筹规划公司档案数据安全治理工作，审议重大安全策略、决策和方案，协调解决安全治理工作中的重大问题。（二）安全管理部门设立专门的档案数据安全管理部门，负责具体实施档案数据安全治理工作。其职责包括：1.制定和完善档案数据安全管理制度、流程和规范。2.组织开展档案数据安全风险评估和监测。3.负责档案数据安全技术措施的实施和维护。4.开展档案数据安全教育培训和宣传。5.处理档案数据安全事件，及时向上级报告。（三）各部门职责各部门负责本部门档案数据的安全管理，指定专人负责档案数据的日常维护和安全防范工作。具体职责包括：1.遵守公司档案数据安全管理制度，落实各项安全措施。2.对本部门产生和使用的档案数据进行分类、分级管理。3.配合安全管理部门开展安全检查、评估和应急处置工作。4.及时发现和报告本部门档案数据安全隐患和问题。三、档案数据分类分级管理（一）分类标准根据档案数据的来源、内容、用途等因素，将档案数据分为以下几类：1.业务档案：包括公司各类业务活动中产生的合同、协议、报告、报表等。2.人事档案：员工的个人信息、履历、薪酬、考核等档案。3.财务档案：公司财务收支、账目、审计等相关档案。4.技术档案：公司的技术研发、产品设计、工艺文件等档案。5.行政档案：公司行政管理活动中产生的文件、通知、会议纪要等。（二）分级标准根据档案数据的敏感程度和影响范围，将档案数据分为以下三级：1.一级档案：涉及公司核心业务、商业机密、国家机密等重要信息，一旦泄露将对公司造成重大损失或不良影响。2.二级档案：重要业务数据、关键技术资料等，泄露可能对公司业务开展产生较大影响。3.三级档案：一般性业务信息和公开资料，对公司安全和运营影响较小。（三）标识与管理对不同分类分级的档案数据进行明确标识，采用不同的颜色、编号、密级标识等方式进行区分。同时，建立档案数据分类分级目录，记录各类档案数据的详细信息和存储位置，便于管理和查询。四、档案数据存储安全管理（一）存储介质选择根据档案数据的重要性和存储期限，选择合适的存储介质。对于一级档案数据，应采用安全可靠的存储设备，如磁带库、磁盘阵列等，并进行异地备份；对于二级档案数据，可采用大容量硬盘进行存储，并定期进行备份；对于三级档案数据，可采用普通存储介质进行存储，但也应进行必要的备份。（二）存储环境要求档案数据存储环境应具备防火、防潮、防盗、防虫、防鼠等条件，保持适宜的温度、湿度和通风。对存储设备进行定期检查和维护，确保设备正常运行。（三）存储加密对重要档案数据进行加密存储，采用先进的加密算法，确保数据在存储过程中的保密性。加密密钥应妥善保管，严格控制使用权限。（四）存储备份与恢复建立完善的档案数据备份与恢复机制，定期对档案数据进行备份。备份数据应存储在安全的位置，并进行异地存放。制定备份策略，根据档案数据的变化频率和重要性确定备份周期。同时，定期进行备份数据的恢复测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。五、档案数据使用安全管理（一）使用权限管理根据档案数据的分类分级，明确不同人员对档案数据的使用权限。只有经过授权的人员才能访问和使用相应级别的档案数据。建立用户权限审批制度，对用户权限的申请、变更和撤销进行严格审批。（二）使用流程规范制定档案数据使用流程，明确使用目的、范围、方式和期限等要求。使用人员在使用档案数据前应填写使用申请表，经审批后按照规定的流程进行操作。使用过程中应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、篡改档案数据。（三）使用记录与审计对档案数据的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人员、使用内容、使用目的等信息。定期对使用记录进行审计，检查是否存在违规使用行为，确保档案数据使用安全。六、档案数据传输安全管理（一）传输方式选择根据档案数据的敏感程度和传输要求，选择安全可靠的传输方式。对于一级档案数据，应采用加密传输通道，如虚拟专用网络（VPN）等；对于二级档案数据，可采用加密邮件或安全文件传输协议（SFTP）等方式进行传输；对于三级档案数据，可采用普通网络传输方式，但也应注意数据的完整性和准确性。（二）传输加密对传输的档案数据进行加密处理，采用与存储加密相同或更高强度的加密算法，确保数据在传输过程中的保密性。加密密钥的管理与存储加密密钥相同，严格控制使用权限。（三）传输安全协议在传输档案数据时，应遵循安全的传输协议，如SSL/TLS等，确保传输过程的安全性。同时，对传输设备和网络进行安全配置，防止网络攻击和数据泄露。（四）传输验证与确认在档案数据传输完成后，应进行数据完整性验证和接收确认。接收方应及时对传输的数据进行检查，确保数据准确无误。如发现数据传输错误或丢失，应及时与发送方沟通并采取措施进行处理。七、档案数据安全审计与监督（一）审计机制建立档案数据安全审计制度，定期对档案数据的存储、使用、传输等环节进行审计。审计内容包括安全管理制度的执行情况、用户权限管理、数据操作记录、安全事件处理等。审计人员应具备专业的审计知识和技能，能够独立、客观地开展审计工作。（二）监督检查安全管理部门定期对各部门档案数据安全管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。对违反档案数据安全管理制度的行为，应按照规定进行严肃处理。（三）安全评估定期开展档案数据安全评估工作，对公司档案数据安全状况进行全面评估。评估内容包括安全策略的有效性、技术措施的合理性、人员安全意识等方面。根据评估结果，及时调整和完善安全治理措施，不断提高档案数据安全水平。八、档案数据安全培训与教育（一）培训计划制定档案数据安全培训计划，针对不同岗位和人员层次，开展有针对性的安全培训。培训内容包括安全法律法规、安全管理制度、安全技术知识、安全操作技能等。培训计划应明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间和培训对象等。（二）培训方式采用多种培训方式，如集中授课、在线学习、案例分析、模拟演练等，提高培训效果。定期组织安全培训考核，检验员工对安全知识和技能的掌握程度。（三）教育宣传通过内部刊物、宣传栏、邮件等方式，开展档案数据安全教育宣传活动，提高全体员工的安全意识。宣传内容包括安全知识、安全案例、安全提示等，营造良好的安全文化氛围。九、档案数据安全应急处置（一）应急预案制定制定档案数据安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应流程、处置措施等内容。应急预案应定期进行修订和演练，确保其有效性和可操作性。（二）应急响应流程当发生档案数据安全事件时，应立即启动应急预案。事件发现人员应及时报告安全管理部门，安全管理部门迅速组织力量进行调查和处置。在应急处置过程中，应采取措施保护现场，防止事件扩大，并及时向上级报告事件情况。（三）处置措施根据档案数据安全事件的类型和严重程度，采取相应的处置措施。如数据恢复、数据备份、系统修复、安全漏洞修复、调查取证、事件报告等。同时，对事件原