档案资料进出登记制度

PAGE档案资料进出登记制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案资料的管理，确保档案资料的安全与完整，规范档案资料的进出流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案资料进出的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料的进出登记应如实反映实际情况，确保记录真实可靠。2.完整性原则：对档案资料进出过程中的各个环节进行全面记录，保证登记信息完整无缺。3.及时性原则：档案资料进出后应及时进行登记，不得拖延，确保信息的时效性。4.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密规定，对档案资料的进出信息予以保密，防止信息泄露。二、档案资料定义与分类（一）档案资料定义本制度所称档案资料，是指公司/组织在各项工作活动中形成并具有保存价值的各种形式的文件、资料、图表、数据、声像等材料。（二）档案资料分类1.行政档案：包括公司/组织的各类规章制度、会议记录、工作计划与总结、行政公文、人事档案等。2.业务档案：根据公司/组织的业务类型划分，如销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案、财务业务档案等，涵盖业务活动中的合同、订单、报表、凭证等相关资料。3.技术档案：涉及公司/组织的技术研发、产品设计、工艺流程、技术标准等方面的档案资料。4.项目档案：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目实施过程中的各类文档、项目验收报告等。5.其他档案：除上述类别外的其他具有保存价值的档案资料，如荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。三、档案资料进出登记流程（一）档案资料进入登记1.接收部门或人员当公司/组织内部其他部门或外部单位向本部门移交档案资料时，接收部门或人员应及时办理接收手续。2.核对与清点接收人员应对档案资料的数量、种类、完整性等进行仔细核对与清点。核对内容包括档案资料的名称、编号、日期、份数、载体形式等，确保与移交清单一致。3.填写《档案资料进入登记表》如核对无误，接收人员应按照登记表的格式要求，详细填写以下内容：资料名称：准确填写档案资料的具体名称。资料编号：如有编号，填写相应编号。来源部门/单位：注明档案资料的移交部门或外部移交单位名称。移交日期：记录档案资料的移交时间。接收日期：填写接收档案资料的具体日期。资料内容摘要：简要描述档案资料的主要内容。份数/页数：填写档案资料的份数或页数。载体形式：如纸质、电子文档、光盘、磁带等。接收人签名：接收人员签字确认。4.资料签收接收人员在完成登记表填写后，应在移交清单上签字确认，注明已收齐档案资料。移交清单一式两份，一份由接收部门留存，一份交移交部门备案。（二）档案资料内部流转登记1.流转发起部门公司/组织内部各部门之间因工作需要流转档案资料时，由流转发起部门负责办理流转登记手续。2.填写《档案资料内部流转登记表》流转发起部门应填写以下内容：资料名称：同档案资料进入登记时填写的名称。资料编号：如有编号，填写相应编号。转出部门：填写发起流转的部门名称。转出日期：记录档案资料转出的时间。接收部门：填写接收档案资料的部门名称。预计接收日期：根据流转安排填写预计接收时间。流转原因：简要说明档案资料流转的目的和用途。流转人签名：发起流转的人员签字。3.流转审批（如有需要）根据公司/组织的规定，部分档案资料的流转可能需要经过审批。流转发起部门应按照审批流程，将流转登记表提交相关领导或部门进行审批。审批通过后，在登记表上注明审批意见和审批人签名。4.资料交接流转发起部门应及时将档案资料移交给接收部门。接收部门在收到档案资料后，应按照档案资料进入登记的要求，对资料进行核对与清点，并在《档案资料内部流转登记表》上签字确认接收。登记表由转出部门留存备案。（三）档案资料借出登记1.借出申请因工作需要借出档案资料时，借用人应填写《档案资料借出申请表》，详细说明以下内容：资料名称：同档案资料进入登记时填写的名称。资料编号：如有编号，填写相应编号。借用人姓名：填写借用人的姓名。借用部门：注明借用人所在部门。借用日期：记录申请借出的时间。预计归还日期：填写预计归还档案资料的时间。借用原因：详细说明借出档案资料的用途。借用人签名：借用人签字确认。2.审批流程借用人将申请表提交所在部门负责人审批。部门负责人应根据借用人的借用原因和工作实际需要，审核申请的合理性，并在申请表上签署审批意见。如涉及重要或机密档案资料的借出，还需报公司/组织分管领导审批。3.填写《档案资料借出登记表》经审批通过后，档案管理部门根据申请表内容填写《档案资料借出登记表》，内容包括：资料名称：同申请表填写的名称。资料编号：如有编号，填写相应编号。借用人姓名：填写借用人的姓名。借用部门：注明借用人所在部门。借用日期：记录借出档案资料的时间。预计归还日期：填写预计归还档案资料的时间。实际归还日期：档案资料实际归还后填写的日期。借出经手人签名：档案管理部门负责办理借出手续的人员签字。4.资料借出档案管理部门根据登记表内容，向借用人提供档案资料，并要求借用人在登记表上签字确认领取。同时，告知借用人应遵守的相关规定，如妥善保管档案资料、不得擅自转借他人、按时归还等。（四）档案资料归还登记1.归还申请借用人应在预计归还日期前，向档案管理部门提交《档案资料归还申请表》，告知档案资料即将归还。申请表内容应包括借用人姓名、借用部门、资料名称、资料编号、预计归还日期等。2.归还核对与清点档案管理部门在收到归还申请后，应安排专人对归还的档案资料进行核对与清点。核对内容包括档案资料的数量、完整性、是否有损坏等情况。如发现问题，应及时与借用人沟通并查明原因。3.填写《档案资料归还登记表》核对无误后，档案管理部门填写《档案资料归还登记表》，内容如下：资料名称：同申请表填写的名称。资料编号：如有编号，填写相应编号。借用人姓名：填写借用人的姓名。借用部门：注明借用人所在部门。借用日期：记录借出档案资料的时间。预计归还日期：填写预计归还档案资料的时间。实际归还日期：档案资料实际归还后填写的日期。检查情况（如资料是否完整、有无损坏等）：详细记录检查结果。归还经手人签名：档案管理部门负责办理归还手续的人员签字。4.资料签收借用人在完成归还手续后，应在《档案资料归还登记表》上签字确认。登记表由档案管理部门留存备案。四、档案资料进出登记管理要求（一）登记信息准确性所有参与档案资料进出登记的人员应确保登记信息的准确无误。登记过程中如发现信息错误或不完整，应及时更正和补充。（二）登记记录保存1.纸质记录保存《档案资料进入登记表》、《档案资料内部流转登记表》、《档案资料借出登记表》、《档案资料归还登记表》等纸质记录应妥善保存，按照档案管理的要求进行分类归档。保存期限根据档案资料的重要性和相关规定确定，一般不少于[X]年。2.电子记录保存如有条件，可同时建立电子登记记录，采用电子文档或档案管理系统进行存储。电子记录应定期备份，确保数据安全可靠。电子记录的保存期限与纸质记录相同。（三）登记监督与检查1.内部监督档案管理部门应定期对档案资料进出登记情况进行自查，检查登记记录的完整性、准确性以及登记流程的执行情况。发现问题及时整改，并记录整改情况。2.上级检查公司/组织的上级管理部门应定期对档案资料进出登记制度的执行情况进行检查，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（四）人员培训1.新员工培训对于新入职涉及档案资料管理的员工，应进行档案资料进出登记制度的专项培训，使其熟悉登记流程和要求，掌握登记方法和注意事项。2.定期培训定期组织全体员工进行档案资料管理相关知识的培训，包括档案资料进出登记制度的更新内容、登记过程中常见问题及解决方法等，提高员工对档案资料管理重要性的认识和登记工作的规范性。五、档案资料进出登记的安全与保密措施（一）安全措施1.存储环境安全档案资料的存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的物理安全。2.数据安全对于电子档案资料，应采取加密存储、定期备份、设置访问权限等措施，防止数据丢失、损坏或被非法获取。（二）保密措施1.人员保密教育加强对参与档案资料进出登记人员的保密教育，使其了解保密法律法规和公司/组织的保密制度，明确保密责任。2.信息保密管理严格控制档案资料进出登记信息的知悉范围，非工作需要不得向无关人员透露。对涉及公司/组织机密的档案资料，应按照保密级别进行管理，采取相应的保密措施，如限制查阅权限、专人保管等。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按照本制度规定进行档案资料进出登记，或登记信息虚假、不完整的。2.擅自修改、删除档案资料进出登记记录的。3.违反档案资料进出登记流程，未经审批擅自流转、借出档案资料的。4.未妥善保管档案资料，导致档案资料丢失、损坏或泄露的。5.违反档案资料进出登记的安全与保密措施，造成安全事故或信息泄露的。（二）处理方式1.警告对于初次违规且情节较轻的行为，给予警告处分，并责令其立即整改。2.罚款根据违规行为的严重程度和造成的损失，对违规人员处以一定金额的罚款。罚款金额根据公司/组织的规定执行。3.解除劳动合同对于严重违规，给公司/组织造成重大损失或不良影响的行为，公司/组织有权解除与违规人员的劳动合