高校档案分级制度

PAGE高校档案分级制度一、总则（一）目的为加强高校档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本分级制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院及附属单位形成的各类档案。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家档案法律法规，依法管理档案。2.分级管理原则：根据档案的重要程度和保管期限，实行分级分类管理。3.科学规范原则：建立科学合理的档案管理流程和标准，确保档案管理工作规范化、标准化。4.安全保密原则：加强档案安全保密工作，保障档案信息安全。二、档案分级标准（一）一级档案1.学校重大决策、重要会议、重要活动形成的档案，如党委会会议记录、校长办公会会议纪要、学校年度工作计划与总结等。2.学校与上级主管部门、其他单位签订的重要合同、协议等档案。3.学校重要人事任免、职称评定、人才引进等档案。4.学校财务预决算、审计报告、重大项目建设等档案。5.学校教学、科研成果获奖证书、专利证书等档案。6.学校历史沿革、校史资料等档案。（二）二级档案1.学校各部门、各学院年度工作计划与总结、工作简报等档案。2.学校各部门、各学院开展的重要业务活动、学术交流活动等档案。3.学校教师教学档案，包括教学大纲、教案、授课计划、学生成绩等。4.学校学生学籍档案，包括入学登记表、成绩单、毕业登记表等。5.学校科研项目档案，包括项目申请书、立项批复、研究报告、成果鉴定等。6.学校设备采购、资产清查等档案。（三）三级档案1.学校各部门、各学院一般性工作文件、通知、简报等档案。2.学校日常行政事务档案，如办公用品采购、车辆管理等档案。3.学校学生社团活动档案。4.学校一般性教学辅助材料，如教学课件、试卷等档案。5.学校一般性科研资料，如学术论文、调研报告等档案。三、档案管理职责（一）学校档案管理部门职责1.贯彻执行国家档案法律法规和行业标准，制定本校档案管理制度和工作规范。2.负责全校档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。3.负责接收、整理、保管全校各类档案，确保档案的完整性和准确性。4.负责档案信息资源的开发利用，为学校各项工作提供档案服务。5.负责档案管理人员的业务培训和考核。（二）各部门、各学院档案管理职责1.负责本部门、本学院档案工作的组织领导，指定专人负责档案管理工作。2.负责收集、整理、保管本部门、本学院形成的各类档案，定期向学校档案管理部门移交。3.负责建立健全本部门、本学院档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作规范有序。4.积极配合学校档案管理部门开展档案工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理工作纪律和保密制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、保护和安全防范工作，确保档案的安全完整。4.负责档案信息的检索、查询和利用工作，为学校各项工作提供及时有效的档案服务。5.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。四、档案收集与整理（一）收集范围各部门、各学院应按照本制度规定的档案分级标准，及时收集本部门、本学院形成的各类档案。档案收集范围包括纸质档案、电子档案、声像档案等。（二）收集要求1.各部门、各学院应明确档案收集责任人，确保档案收集工作及时、准确、完整。2.档案收集责任人应定期对本部门、本学院形成的档案进行清理和核对，及时发现和纠正档案收集过程中存在的问题。3.对重要档案和紧急档案，应及时收集并妥善保管，确保档案的安全完整。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的基本要求，做到分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.纸质档案整理：按照档案分级标准进行分类，编制档案分类目录，对每份档案进行编号、编目，装订成册，上架保管。2.电子档案整理：按照档案分级标准进行分类，建立电子档案数据库，对每份电子档案进行命名、编号、标注日期等，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.声像档案整理：按照档案分级标准进行分类，对每份声像档案进行编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等，妥善保管声像档案的原始载体。五、档案保管与保护（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度适宜，通风良好。（二）保管要求1.按照档案分级标准，对不同级别的档案进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。（三）保护措施1.加强档案安全保密工作，制定档案安全保密制度，明确档案管理人员的安全保密职责。2.对档案库房实行专人管理，严格限制无关人员进入档案库房。3.加强档案信息化建设，采用先进的信息技术手段，对档案信息进行加密存储和传输，确保档案信息安全。4.定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备正常运行。六、档案利用与服务（一）利用范围本校师生员工、校友及其他需要查阅档案的单位和个人，均可按照本制度规定的程序查阅利用档案。（二）利用程序1.查阅利用档案的单位和个人，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅利用档案的目的、内容、范围等，并提交有效身份证件。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅利用条件的，予以批准，并开具《档案查阅介绍信》。3.查阅利用档案的单位和个人，应持《档案查阅介绍信》到档案库房查阅利用档案，档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅利用记录。4.查阅利用档案的单位和个人，如需复印、摘抄档案内容的，应经档案管理部门批准，并按照规定办理相关手续。（三）服务方式1.档案管理部门应建立健全档案信息资源开发利用机制，积极开展档案编研工作，为学校各项工作提供档案信息服务。2.档案管理部门应通过档案网站、档案微信公众号等平台，及时发布档案信息，方便师生员工查阅利用档案。3.档案管理部门应定期举办档案展览、档案讲座等活动，宣传档案文化，提高师生员工的档案意识。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、客观公正的原则；2.遵循国家有关法律法规和学校档案管理制度；3.充分考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，负责组织领导全校档案鉴定工作。档案鉴定工作领导小组由学校分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人等组成。（三）鉴定方法1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出档案鉴定意见。2.档案鉴定工作领导小组对档案管理部门提出的档案鉴定意见进行审核，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经档案鉴定工作领导小组批准后，按照规定程序进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门按照《档案销毁清册》，组织专人对拟销毁的档案进行销毁。2.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档备查。八、监督与检查（一）监督检查主体学校档案管理部门负责对全校档案工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况；2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况；3.档案安全保密工作的落实情况；4.档案管理人员的业务水平和工作纪律等情况。（三）监督检查方式1.定期检查：学校档案管理部门每年定期对全校档案工作进行检查，检查结果以书面形式通报全校。2