档案实行双人管理制度

PAGE档案实行双人管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性、安全性和保密性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本双人管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.双人负责原则：档案管理工作必须由两人共同承担，相互监督，确保档案管理工作的规范执行。2.安全保密原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保档案信息的安全与保密。3.规范操作原则：按照规定的流程和标准进行档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、销毁等操作。4.责任追究原则：对违反档案管理制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。2.指导各部门做好档案的收集、整理、归档工作。3.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的分类、编号、存储等。4.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。5.组织开展档案的定期检查、清点和鉴定工作，确保档案的质量。6.负责档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.按照规定做好档案的销毁工作，并留存相关记录。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的法律法规和公司制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的规范有序。3.严格执行档案的查阅、借阅制度，做好登记和审批手续，对借阅档案进行跟踪管理，确保按时归还。4.负责档案存储环境的维护和管理，保证档案存储安全。5.协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作。6.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进建议。（三）双人管理职责分配1.档案收集与整理阶段由档案管理人员A和档案管理人员B共同负责档案的收集工作，明确各自的收集范围和重点，确保档案收集的全面性和准确性。在整理档案时，两人按照既定的分类标准和整理流程，相互协作，对收集到的档案进行分类、编号、编目等操作，保证整理工作的质量。2.档案存储阶段档案管理人员A和档案管理人员B共同负责档案的存储管理。定期对存储的档案进行检查，确保档案存放位置准确无误，存储环境符合要求，如温湿度适宜、防火防盗等。建立档案存储台账，详细记录档案的存储位置、数量、存储时间等信息，两人共同核对台账信息，保证数据的一致性。3.档案查阅与借阅阶段当有档案查阅或借阅需求时，档案管理人员A负责接待查阅或借阅人员，审核查阅或借阅申请，并按照规定办理审批手续。档案管理人员B负责根据审批后的申请，准确提供所需档案，并在查阅或借阅过程中进行监督，确保档案的安全使用。查阅或借阅结束后，两人共同核对档案的归还情况，做好记录。4.档案鉴定与销毁阶段档案管理人员A和档案管理人员B共同参与档案的鉴定工作，根据档案的保管期限、重要性等因素，对档案进行评估，确定是否需要销毁。若需销毁档案，两人共同制定销毁计划，按照规定的程序进行销毁操作，并留存销毁记录，如销毁清单、销毁过程的影像资料等。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门文件等。2.公司经营活动中的各类合同、协议、订单等。3.公司财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。4.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、培训等相关资料。5.公司项目档案，如项目规划、实施方案、验收报告等。6.公司技术档案，如研发资料、技术图纸、专利文件等。7.其他与公司业务相关的重要资料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类档案，并定期移交至档案管理部门。2.收集的档案应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的电子档案，应同时收集纸质版本，并确保两者内容一致。（三）档案整理流程1.分类：按照档案的类别，如行政档案、财务档案、人事档案、项目档案等进行分类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案存储（一）存储方式1.纸质档案：采用专用档案柜存储，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。按照档案类别和编号顺序存放，便于查找。2.电子档案：存储在公司的专用服务器或存储设备上，并进行定期备份。建立电子档案目录，对电子档案进行分类管理。（二）存储环境要求1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的消防设备和防盗设施，确保档案存储安全。（三）存储期限1.公司档案的存储期限应根据国家法律法规和公司规定执行。一般情况下，重要文件和合同的存储期限为长期，其他档案的存储期限根据实际情况确定。2.对于超过存储期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司领导审批后方可查阅。（二）借阅程序1.借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅档案。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅规定1.查阅或借阅档案时，必须在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.查阅或借阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。3.查阅或借阅结束后，应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对于确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人和公司领导审批后，按照规定的方式进行销毁。3.销毁档案时，应至少有两名档案管理人员在场监督，并对销毁过程进行记录，如拍照、录像等。4.销毁完毕后，在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁记录存档。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案管理工作进行自查，检查档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、销毁等环节是否符合规定。2.各部门应配合档案管理部门的监督检查工作，及时提供相关档案资料和信息。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，对提出的问题及时整改。2.根据监督检查结果，不断完善档案管理制度和工作流程。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅、借阅档案。2.擅自涂改、伪造、销毁档案。3.因保管不善导致档案丢失、损坏。4.泄露档案机密信息。5.违反档案管理其他