广西助学贷款档案制度

PAGE广西助学贷款档案制度一、总则（一）目的为加强广西壮族自治区助学贷款档案管理，确保助学贷款业务的规范运作，保障贷款信息的完整性、准确性和安全性，维护借贷双方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西壮族自治区内各级各类金融机构、学校及相关部门在办理助学贷款业务过程中形成的档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映助学贷款业务的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理与助学贷款业务相关的各类文件资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格保护贷款学生的个人隐私和商业机密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、保管和利用，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、档案管理职责分工（一）金融机构职责1.负责收集、整理、保管本机构发放助学贷款过程中形成的各类档案资料，包括贷款申请审批表、借款合同、还款记录等。2.按照规定的格式和要求，对档案进行分类、编号、装订，确保档案的整齐有序。3.建立健全档案查阅、借阅制度，严格履行审批手续，保证档案的安全。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.配合学校及相关部门做好助学贷款档案的查询、核实等工作。（二）学校职责1.负责组织学生填写助学贷款申请表格，审核学生的申请资格，并将审核通过的学生名单及相关资料报送金融机构。2.协助金融机构做好贷款合同的签订工作，确保学生及家长充分了解贷款条款和还款责任。3.保管学生在学校期间与助学贷款相关的各类资料，如学习成绩、奖惩情况等，为金融机构评估贷款风险提供参考。4.建立学生助学贷款信息台账，及时更新学生的贷款状态、还款情况等信息。5.配合金融机构开展贷后管理工作，督促学生按时还款，对逾期学生进行跟踪和催收。（三）教育部门职责1.负责统筹协调广西壮族自治区内助学贷款档案管理工作，制定相关政策和制度，指导和监督金融机构、学校的档案管理工作。2.定期组织开展助学贷款档案管理工作的检查和评估，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。3.建立助学贷款信息管理系统，整合金融机构、学校的相关信息，实现信息共享，提高管理效率。4.对在助学贷款档案管理工作中表现突出的单位和个人进行表彰和奖励，对违反档案管理规定的行为进行严肃处理。三、档案内容及分类（一）学生申请材料1.助学贷款申请表：包括学生基本信息、家庭经济情况、申请贷款金额等。2.家庭经济困难证明材料：如低保证、残疾证、烈士证等相关证明文件。3.学生身份证、学生证复印件。4.家长身份证复印件及联系方式。（二）贷款审批材料1.金融机构贷款审批表：记录贷款审批过程中的各项意见和决策。2.信用评估报告：对学生及家长的信用状况进行评估的报告。3.贷款风险评估材料：包括对贷款项目的风险分析、防范措施等。（三）借款合同1.借款合同文本：明确借贷双方的权利和义务，包括贷款金额、期限、利率、还款方式等条款。2.合同签订过程中的相关文件，如授权委托书、抵押物清单等（如有）。（四）放款凭证记录贷款发放的时间、金额、方式等信息的凭证。（五）还款记录1.学生还款计划表。2.每月还款明细，包括还款金额、还款时间、还款方式等。3.逾期还款记录及催收情况。（六）贷后管理材料1.贷后跟踪检查记录：对贷款学生的学习、生活、就业等情况进行跟踪检查的记录。2.贷款展期、变更等相关审批材料（如有）。（七）其他相关材料1.与助学贷款业务相关的会议纪要、通知、政策文件等。2.学生毕业确认书、就业证明等材料。四、档案整理与归档（一）整理要求1.对收集到的各类档案资料进行分类整理，按照档案内容的性质和时间顺序进行排列。2.去除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制。3.每份文件应保持完整，不得缺页、漏页。（二）编号规则1.采用统一的编号系统，确保档案编号的唯一性和系统性。2.编号应包含年份、机构代码、业务类型、顺序号等信息，便于查询和管理。例如：20XXJZDK001，其中“20XX”表示年份，“J”表示金融机构代码，“ZDK”表示助学贷款业务类型，“001”表示该业务下的顺序号。（三）装订要求1.将整理好的文件资料按照顺序依次装订，采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐。2.装订应使用统一规格的档案装订机和装订线，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。3.在每份文件的右上角加盖页码章，注明页码。（四）归档流程1.金融机构、学校及相关部门应定期将整理好的档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，将档案按照编号顺序存入档案柜，并建立档案目录索引，便于查询和检索。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案保管场所，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件。2.档案保管场所应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限1.助学贷款档案的保管期限为自贷款结清之日起至少10年。2.对于涉及重大事项或存在法律纠纷的档案，应永久保管。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。（四）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案前，应编制档案销毁清单，经相关部门负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程的可追溯性。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅助学贷款档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅档案。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅助学贷款档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人员应出具有效身份证件，并签订档案借阅承诺书，承诺遵守档案管理规定，按时归还档案。4.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照或传播档案内容。七、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.金融机构、学校及相关部门应建立助学贷款电子档案系统，将纸质档案资料进行数字化扫描录入，实现档案信息的电子化管理。2.电子档案系统应具备档案录入、存储、查询、统计、备份等功能，确保档案信息的安全、便捷管理。（二）数据录入与维护1.按照档案整理的要求，对纸质档案进行准确的数据录入，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对电子档案系统中的数据进行维护和更新，保证数据的及时性和准确性。（三）信息安全管理1.加强电子档案系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对电子档案系统进行病毒查杀和数据备份，确保数据的安全性和完整性。八、监督与检查（一）内部监督1.金融机构、学校及相关部门应建立健全内部监督机制，定期对助学贷款档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.内部审计部门应将助学贷款档案管理工作纳入审计范围，对档案管理的合规性、真实性等进行审计监督。（二）外部检查1.教育部门应定期组织对金融机构、学校的助学贷款档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案整理归档情况、档案保管情况等。2.接受上级主管部门及相关监管部门的监督检查，对检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告上级部门。九、责任追究（一）违规行为界定1.在助学贷款档案管理过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：伪造、篡改档案资料的。擅自销毁、丢失档案的。违反档案查阅、借阅规定泄露档案信息的。未按照规定进行档案整理、归档、保管的。其他违反法律法规和本制度规定的行为。（二