档案接收进馆规章制度

PAGE档案接收进馆规章制度一、总则（一）目的为了加强本馆档案接收工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本馆接收各立档单位移交的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案接收工作合法合规。2.真实完整原则：保证接收的档案内容真实、准确，全面反映立档单位的工作活动和历史面貌，保持档案的原始性和完整性。3.规范有序原则：明确档案接收的流程、标准和要求，做到接收工作有章可循、规范有序。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案在接收过程中的安全，防止档案信息泄露和损坏，严格遵守档案保密规定。二、档案接收范围（一）文书档案1.反映本馆工作职能活动的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.本馆在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料。3.与本馆相关的上级机关、同级机关和下级单位发来的重要文件。（二）科技档案1.本馆承担的科研项目、工程项目等形成的技术文件、研究报告、设计图纸、实验数据、验收文件等。2.本馆设备仪器的购置、安装、调试、使用、维护、报废等过程中形成的文件材料。（三）人事档案1.本馆工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、保险、福利、培训、专业技术职务评聘等方面的文件材料。2.人事档案管理工作中形成的各类登记表、统计表、名册等。（四）财务档案1.本馆的财务预算、决算、会计凭证、会计账簿、财务报表等。2.财务审计、税务申报等相关文件材料。（五）声像档案1.本馆工作活动中形成的照片、录音、录像等资料。2.反映本馆重要事件、重要活动的声像记录。（六）电子档案1.本馆在业务工作中形成的电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、数据库文件、电子表格等。2.经过数字化处理的纸质档案的电子副本。三、档案接收要求（一）质量要求1.档案应齐全完整，文件材料应收集齐全，无缺漏页、缺件现象。2.档案内容应真实准确，字迹清晰，签署完备，不得有涂改、伪造等情况。3.档案整理应符合国家有关档案整理规范的要求，分类科学，编号准确，装订整齐。（二）整理要求1.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制卷内文件目录和案卷目录。2.科技档案应按照项目、专业等进行分类整理，建立完整的项目档案体系，编制档案目录和索引。3.人事档案应按照干部人事档案管理规定进行整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。4.财务档案应按照会计档案管理办法进行整理，分类存放，编制会计档案目录。5.声像档案应按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事由等信息，编制声像档案目录。6.电子档案应按照电子文件管理要求进行整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）编目要求1.档案应编制详细的目录，包括案卷目录、卷内文件目录、声像档案目录、电子档案目录等。2.目录应包含档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，便于检索和利用。3.电子档案目录应与电子档案数据库相对应，确保目录信息的准确性和完整性。（四）装订要求1.纸质档案应采用线装或胶装等方式进行装订，确保装订牢固，整齐美观。2.装订时应去除金属物，对破损的文件应进行修复或裱糊。3.声像档案的载体应进行妥善包装，确保载体的安全和稳定。四、档案接收流程（一）移交申请1.立档单位应在档案整理完毕后，向本馆提交档案移交申请，说明移交档案的种类、数量、整理情况等。2.移交申请应加盖立档单位公章，并由单位负责人签字确认。（二）审核受理1.本馆收到移交申请后，对申请内容进行审核，包括档案的完整性、整理质量、编目情况等。2.如审核通过，本馆予以受理，并向立档单位发出档案接收通知书；如审核不通过，本馆应向立档单位反馈审核意见，要求其限期整改。（三）交接准备1.立档单位按照档案接收通知书的要求，做好档案交接的准备工作，包括整理档案、编制移交清单等。2.本馆安排专人负责档案接收工作，准备好接收场地、设备等。（四）现场交接1.立档单位和本馆双方按照约定的时间和地点进行档案交接。2.交接过程中，双方应按照移交清单逐一核对档案的数量、种类、内容等，确保档案交接准确无误。3.双方在移交清单上签字确认，一式两份，各执一份。（五）档案验收1.档案交接完成后，本馆对接收的档案进行验收，重点检查档案的质量、整理情况、编目情况等是否符合要求。2.如验收合格，本馆将档案正式接收进馆；如验收不合格，本馆应要求立档单位限期整改，直至验收合格。（六）入库保管1.验收合格的档案应及时入库保管，按照本馆的档案分类方案和库房管理规定进行存放。2.档案入库时，应做好登记工作，记录档案的入库时间、存放位置等信息。五、档案接收人员职责（一）移交单位职责1.负责按照本规章制度的要求，对本单位的档案进行整理、编目等工作，确保档案质量符合要求。2.向本馆提交档案移交申请，配合本馆做好档案交接工作，提供必要的协助和支持。3.对移交档案的真实性、完整性负责，如发现档案存在问题，应及时整改并承担相应责任。（二）接收单位职责1.负责制定档案接收计划，安排专人负责档案接收工作，确保接收工作顺利进行。2.对移交的档案进行审核、验收，对不符合要求的档案提出整改意见，督促移交单位整改。3.负责档案的入库保管，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和有效利用。4.对接收的档案进行整理、编目、数字化等工作，提高档案管理水平。六、档案接收监督与检查（一）内部监督1.本馆建立健全档案接收工作内部监督机制，定期对档案接收工作进行检查，确保接收工作符合规定要求。2.对档案接收过程中发现的问题，及时进行整改，对相关责任人进行批评教育或问责。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督检查，及时汇报档案接收工作情况，按照要求整改存在的问题。2.主动接受社会公众的监督，对公众提出的意见和建议进行认真研究和处理，不断改进档案接收工作。七、档案接收工作的信息化管理（一）建立档案接收信息管理系统1.利用信息技术手段，建立档案接收信息管理系统，实现档案接收工作的信息化管理。2.档案接收信息管理系统应具备档案移交申请、审核受理、交接登记、验收管理、入库保管等功能模块，提高工作效率和管理水平。（二）电子档案接收与管理1.按照电子文件管理要求，做好电子档案的接收与管理工作。2.对接收的电子档案进行格式转换、元数据采集、存储备份等处理，确保电子档案的可读性和可利用性。3.建立电子档案数据库，实现电子档案的在线检索和利用。八、档案接收工作的培训与宣传（一）培训工作1.定期组织档案接收工作人员参加业务培训，提高其业务水平和工作能力。2.培训内容包括档案管理法律法规、档案整理规范、档案接收流程、信息技术应用等方面。（二）宣传工