档案质量内审制度汇编

PAGE档案质量内审制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案质量，保障档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案质量内审制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的质量控制与内部审核管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.质量至上原则：把档案质量放在首位，从档案的收集、整理到保管、利用，全过程实施质量监控。3.全面覆盖原则：涵盖公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等，确保无遗漏。4.责任明确原则：明确各部门及人员在档案质量管理中的职责，做到责任到人。二、档案质量要求（一）完整性1.档案应全面反映公司各项工作活动，包括决策、执行、监督等环节产生的文件材料。2.对于重要业务项目，应确保从项目立项、调研、设计、实施到验收等全过程文件材料的完整收集。3.涉及公司重大事件、重要会议、重要活动等的档案，应收集齐全相关的通知、报告、纪要、照片、视频等各种形式的资料。（二）准确性1.文件材料内容应真实、准确，数据可靠，与实际工作情况相符。2.档案中的文字表述应规范、清晰，避免歧义、错别字、语法错误等。3.引用的法律法规、政策文件等应准确无误，注明文件名称、文号、发布时间等详细信息。（三）系统性1.档案应按照一定的分类标准进行整理，保持同一类档案之间的逻辑联系和系统性。2.遵循文件材料的形成规律，按照时间顺序、重要程度等合理排列，便于查找和利用。3.对于具有关联的档案，应通过编号、目录索引等方式建立清晰的关联关系，形成有机整体。（四）安全性1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护措施。2.采用适当的存储介质和保管方式，确保档案的物理安全。对于电子档案，应进行定期备份，存储在安全可靠的设备中，并设置访问权限。3.严格档案借阅、归还手续，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。三、档案质量内审职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案质量内审计划和方案，组织实施内部审核工作。2.对各部门档案管理工作进行日常指导和监督，及时发现和纠正存在的问题。3.负责审核档案的整理、分类、编号、编目等基础工作质量，确保档案整理规范统一。4.对档案保管环境、安全措施等进行检查，保障档案实体安全。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量符合要求。2.明确一名档案质量管理员，负责本部门档案质量的自查自纠工作，并配合档案管理部门的内审工作。3.根据档案管理部门反馈的问题，及时进行整改，不断提高本部门档案管理水平。（三）内审小组1.由档案管理部门牵头，相关部门人员组成内审小组。2.负责对公司档案质量进行定期或不定期的内部审核，制定审核标准和方法，撰写内审报告。3.对发现的档案质量问题进行深入分析，提出改进意见和建议，并跟踪整改落实情况。四、档案质量内审流程（一）制定内审计划1.档案管理部门每年年初根据公司档案管理工作重点和实际情况，制定档案质量内审计划，明确审核范围、内容、时间安排、人员分工等。2.内审计划应报公司分管领导审批后实施。（二）实施内审工作1.内审小组按照内审计划，采用查阅档案、实地检查、问卷调查、人员访谈等方式，对各部门档案质量进行全面审查。2.查阅档案时，应重点检查档案的完整性、准确性、系统性和安全性，核对文件材料的收集是否齐全、内容是否真实准确、整理是否符合规范、保管是否安全可靠等。3.实地检查档案保管场所时，查看环境条件是否符合要求，安全设施是否完好有效，档案存储是否规范有序。4.通过问卷调查和人员访谈，了解各部门员工对档案质量的认识和执行情况，收集相关意见和建议。（三）记录审核情况1.内审人员应详细记录审核过程中发现的问题，包括问题描述、发现时间、发现地点、涉及部门及人员等。2.对于发现的问题，应附上相关证据材料，如文件复印件、照片、访谈记录等，以便后续分析和整改。（四）撰写内审报告1.内审工作结束后，内审小组应及时撰写内审报告。2.内审报告应包括审核概况（审核目的、范围、时间、方法等）、审核发现的问题、原因分析、改进建议等内容。3.内审报告应客观、准确、清晰，语言简洁明了，数据真实可靠。（五）反馈与整改1.档案管理部门将内审报告及时反馈给各相关部门，明确整改要求和期限。2.各部门针对内审报告中提出的问题，制定详细的整改措施，明确整改责任人，认真组织整改。3.整改完成后，各部门应向档案管理部门提交整改报告，说明整改情况和结果。档案管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。五、档案整理与归档质量控制（一）文件材料收集1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确文件材料的收集范围、渠道和责任人。2.对于本部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等，应及时收集，确保不遗漏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。（二）文件材料整理1.文件材料应按照分类标准进行整理，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。2.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）等方法进行分类整理，同一类文件应按照时间顺序排列。3.科技档案应按照项目进行分类，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等，每个项目的文件应按照其形成规律和内在联系进行整理。4.人事档案应按照国家有关人事档案管理规定进行整理，确保档案内容完整、信息准确。5.财务档案应按照会计档案管理办法进行整理，分类存放会计凭证、账簿、报表等资料。6.业务档案应根据不同业务类型，制定相应的整理规范，确保业务档案的系统性和完整性。（三）文件材料归档1.整理好的文件材料应及时归档，归档时应填写归档文件目录，注明文件题名、日期、文号、责任者等信息。2.电子文件应与纸质文件同步归档，归档时应确保电子文件的格式正确、内容完整，并按照规定进行存储和命名。3.档案管理人员应对归档文件进行认真核对，确保归档文件的质量符合要求。对于不符合要求的文件，应及时退回相关部门进行补充或修正。六、档案保管与利用质量控制（一）档案保管1.档案管理部门应根据档案的性质、数量、保管期限等因素，选择合适的保管场所和存储设备。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行科学分类存放，设置明显的标识，便于查找和管理。对于珍贵档案、易损档案等，应采取特殊的保管措施。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。5.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等工作，配备必要的安全设施和设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、窗帘、空调等。（二）档案利用1.建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、审批程序等。2.档案利用应遵循保密原则，严格控制档案的查阅和借阅范围，确保档案信息不泄露。3.查阅档案时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。借阅档案时，借阅人员应办理借阅手续，签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保管责任等。4.档案管理人员应对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案利用动态，为档案管理决策提供依据。5.对于涉及公司机密或重要信息的档案利用，应按照公司保密制度的规定进行审批，确保档案利用的安全性和合法性。七、档案质量内审结果应用（一）纳入绩效考核将档案质量内审结果纳入各部门及员工的绩效考核体系，作为评价工作业绩的重要指标之一。对于档案质量优秀的部门和个人，给予适当的奖励；对于档案质量存在问题较多、整改不力的部门和个人，进行相应的处罚。（二）持续改进档案管理工作通过对档案质量内审结果的分析，总结档案管理工作中存在的问题和不足，及时调整和完善档案管理制度、流程和方法，不