单位档案制度上墙模板

PAGE单位档案制度上墙模板一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本单位档案工作实行集中统一领导，由综合档案室负责集中管理各类档案。2.真实性原则。档案应如实反映单位各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则。全面收集、整理和保存单位在工作活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本单位各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。3.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查找和利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全。6.按照规定定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，提出销毁意见，经批准后组织销毁。7.积极开展档案信息资源开发利用工作，为单位各项工作提供档案资料支持和服务。8.负责组织对本单位各部门档案工作的业务指导和监督检查，定期开展档案工作培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整和安全。2.按照档案管理要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，定期向综合档案室移交应归档的档案。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极参加档案工作培训，提高自身档案管理业务能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.本单位形成的各类文件材料，包括请示、报告、批复、决定决议、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表、合同协议、技术文件、产品资料等。3.本单位召开重要会议形成的会议文件、会议纪要、会议记录等。4.本单位干部职工在工作中形成的各类业务档案，如科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。5.本单位财务工作中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表等会计档案。6.本单位人事工作中形成的干部职工档案、工资档案、考核档案等人事档案。7.本单位开展各类活动形成的声像档案，如照片、录音、录像等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，符合档案管理要求。3.在工作活动中形成的电子文件，应按照规定进行整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.科技档案按照项目进行分类整理，建立项目档案卷册，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行分类整理，按照年度顺序排列。4.人事档案按照干部职工个人进行整理，建立个人档案卷宗，包括履历材料、考核材料、培训材料、奖惩材料等。5.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，编制声像档案目录，并配以文字说明。四、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产经营类等类别。2.科技档案分为科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等类别。3.会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报表等类别。4.人事档案分为履历档案、考核档案、培训档案、奖惩档案等类别。5.声像档案分为照片档案、录音档案、录像档案等类别。（二）编号1.文书档案编号采用“年度+保管期限+流水号”的方式，如“2023永久001”。2.科技档案编号采用“项目代号+分类号+流水号”的方式，如“KJ20230101001”。3.会计档案编号采用“年度+类别+流水号”的方式，如“2023会计凭证001”。4.人事档案编号采用个人身份证号作为档案编号。5.声像档案编号采用“年度+类别+流水号”的方式，如“2023照片001”。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘的房间，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应设置专门的整理区、查阅区和办公区，便于档案的管理和利用。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架或档案柜中，确保排列整齐、有序。2.不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的存储设备中，并定期进行备份，确保电子档案的安全。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.定期对档案库房进行检查，做好温湿度记录，及时调整库房温湿度，确保档案存放环境符合要求。3.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。4.加强对档案库房安全设施设备的维护和管理，确保消防、防盗等设施设备完好有效。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本单位员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后交综合档案室。2.综合档案室根据申请内容，确定查阅范围，并安排专人协助查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还综合档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅本单位档案，应持有单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经本单位分管领导签字同意后交综合档案室。2.综合档案室根据申请内容，确定借阅范围，并与借阅单位签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、转让、出卖档案，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。5.借阅结束后，借阅人员应及时归还档案，并在《档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告综合档案室，并承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作应成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，应填写《档案鉴定意见书》，经档案鉴定小组组长签字确认后，报本单位分管领导审批。（二）销毁1.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责实施。监销人员应认真核对《档案销毁清册》与销毁档案的一致性，确保销毁工作的真实性和准确性。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等信息。3.档案统计数据应定期进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交1.本单位撤销、合并或职能调整时，应按照国