员工健康档案保管制度

PAGE员工健康档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司员工健康档案的管理，确保员工健康信息的完整性、准确性和安全性，为公司的人力资源管理、职业健康管理等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的健康档案保管工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保健康档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证员工健康档案信息的真实性和准确性，如实记录员工的健康状况。3.安全保密原则：采取有效措施保护员工健康档案的安全，防止信息泄露。4.便捷高效原则：建立科学合理的管理流程，提高健康档案管理工作的效率和服务质量。二、健康档案内容（一）基本信息包括员工姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。（二）入职体检报告记录员工入职时的身体检查结果，如身高、体重、血压、血常规、尿常规、肝功能、肾功能、心电图等各项指标。（三）定期体检报告按照公司规定的体检周期，记录员工定期体检的结果，包括各项生理指标、疾病筛查情况等。（四）职业健康检查报告对于从事接触职业病危害作业的员工，记录其职业健康检查结果，包括上岗前、在岗期间、离岗时的职业健康检查报告。（五）病假记录详细记录员工因病请假的日期、病情诊断、治疗情况等。（六）工伤记录记录员工发生工伤的时间、地点、经过、伤情诊断、治疗过程、工伤认定及赔偿情况等。（七）其他健康相关资料如员工的疫苗接种记录、健康咨询记录、健康教育培训记录等。三、健康档案建立与收集（一）入职体检档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责通知员工到指定的医疗机构进行入职体检。2.体检机构应按照国家相关标准和公司要求进行体检，并出具详细的体检报告。3.人力资源部门负责收集员工的入职体检报告，并在收到报告后的[X]个工作日内将其整理归档，建立员工入职健康档案。（二）定期体检档案建立1.公司每年定期组织员工进行健康体检，人力资源部门提前[X]天通知员工体检时间、地点和注意事项。2.员工应按时参加体检，体检结束后，体检机构将体检报告提交给公司人力资源部门。3.人力资源部门负责收集、整理员工的定期体检报告，并在收到报告后的[X]个工作日内将其归入员工健康档案。（三）职业健康检查档案建立1.对于从事接触职业病危害作业的员工，公司按照国家有关规定组织其进行上岗前、在岗期间和离岗时的职业健康检查。2.职业健康检查机构应具备相应的资质，并按照国家相关标准进行检查，出具职业健康检查报告。3.公司安全管理部门负责收集员工的职业健康检查报告，并及时转交人力资源部门。人力资源部门在收到报告后的[X]个工作日内将其归入员工健康档案。（四）病假与工伤记录收集1.员工因病请假时，应填写病假申请表，注明病情、就医情况等，并附上医院的诊断证明和病历等资料。员工所在部门负责人审核后，将病假申请表及相关资料提交给人力资源部门。2.人力资源部门负责核实病假信息，并将相关记录归入员工健康档案。3.员工发生工伤后，所在部门应立即报告公司安全管理部门和人力资源部门。安全管理部门负责组织调查工伤事故，收集相关证据。人力资源部门负责收集员工的工伤诊断证明、治疗记录、工伤认定决定书等资料，并在工伤处理完毕后的[X]个工作日内将工伤记录归入员工健康档案。（五）其他健康相关资料收集1.员工的疫苗接种记录、健康咨询记录、健康教育培训记录等由相关部门负责收集，并定期提交给人力资源部门。2.人力资源部门将上述资料整理后归入员工健康档案。四、健康档案保管（一）保管方式1.公司设立专门的健康档案保管室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保健康档案的安全保管。2.健康档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式保管。纸质档案应分类存放，建立档案索引，便于查找；电子档案应进行备份，并存储在安全的服务器或存储设备上，同时设置访问权限，防止信息泄露。（二）保管期限1.员工入职体检档案、定期体检档案、职业健康检查档案等应长期保存。2.病假记录、工伤记录等应保存至员工离职后[X]年。3.其他健康相关资料的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。（三）档案整理与归档1.人力资源部门应定期对健康档案进行整理，按照档案内容的类别、时间顺序等进行分类编号，确保档案的整齐有序。2.对于新增加的健康档案资料，应及时进行归档，确保档案的完整性。3.在档案整理过程中，如发现档案资料不完整或存在疑问，应及时与相关部门或员工进行沟通核实，补充完善档案信息。（四）档案借阅与查阅1.公司内部人员因工作需要查阅健康档案时，应填写《健康档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到人力资源部门办理查阅手续。2.人力资源部门应指定专人负责档案查阅工作，查阅人员只能在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管室或进行复制。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《健康档案查阅登记表》上签字确认。3.因工作需要借阅健康档案的，应填写《健康档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。4.涉及员工隐私的健康档案信息，未经员工本人书面同意，不得对外提供查阅或借阅。（五）档案保密1.公司所有参与健康档案管理工作的人员应严格遵守保密制度，不得泄露员工的健康档案信息。2.在健康档案保管室等工作场所，应采取必要的保密措施，限制无关人员进入。3.对于因工作需要接触员工健康档案信息的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。如发现有违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。五、健康档案更新与维护（一）信息更新1.员工的基本信息、工作岗位等发生变化时，所在部门应及时通知人力资源部门，人力资源部门负责在健康档案中进行相应更新。2.员工的健康状况发生变化，如确诊患有新的疾病、病情加重或好转等，应及时将相关信息告知人力资源部门，人力资源部门负责将更新后的信息归入健康档案。（二）定期审核1.人力资源部门应定期对健康档案进行审核，检查档案内容的完整性、准确性和规范性。审核周期为每年一次。2.在审核过程中，如发现档案存在问题，应及时通知相关部门或员工进行整改，确保健康档案信息的质量。（三）档案维护1.定期对纸质健康档案进行检查，如发现档案纸张破损、字迹模糊等情况，应及时进行修复或复印备份。2.对电子健康档案进行维护，定期检查存储设备的运行情况，确保数据的安全存储。如发现数据丢失或损坏，应及时进行恢复或修复。3.根据公司发展和员工队伍变化情况，适时调整健康档案的管理流程和方法，提高健康档案管理工作的效率和水平。六、监督与考核（一）监督检查1.公司人力资源部门负责对健康档案保管制度的执行情况进行定期监督检查，检查内容包括档案的建立、收集、保管、更新与维护等环节。2.安全管理部门负责对从事接触职业病危害作业员工的职业健康检查档案管理情况进行监督检查，确保职业健康管理工作符合国家有关规定。3.公司内部审计部门有权对健康档案管理工作进行审计监督，检查档案管理工作的合规性和有效性。（二）考核评价1.将健康档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对相关部门和人员的工作进行考核评价。考核指标包括档案的完整性、准确性、及时性、保密性等方面。2.对于在健康档案管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反本制度规定的部门和个人，