机关单位档案规章制度

PAGE机关单位档案规章制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于机关单位各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关单位的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映机关单位的各项工作活动，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集机关单位在工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理工作应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案管理体系和检索工具，提高档案的查阅效率，满足机关单位工作和社会利用的需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门机关单位设立专门的档案管理部门，负责本单位档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，明确岗位职责，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责收集机关单位各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，督促各部门及时移交档案，并对收集的档案进行初步审核。2.档案整理按照国家有关档案整理规范，对收集的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管负责档案库房的日常管理，做好档案的存储、保护工作，确保档案的安全。定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案鉴定会同有关部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案，提出档案销毁意见。5.档案利用负责办理档案查阅、借阅等利用手续，按照规定提供档案信息服务。积极开发档案信息资源，为机关单位工作决策和社会利用提供支持。6.档案统计建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时向上级主管部门报送档案统计报表。7.档案信息化建设负责推进机关单位档案信息化工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（三）各部门职责1.指定专人负责档案工作各部门应指定一名负责人为本部门档案工作的责任人，并明确一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.做好档案收集工作各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的文件材料，按照档案管理部门的要求进行整理，并定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门开展工作各部门应积极协助档案管理部门开展档案管理工作，配合档案管理部门进行档案的鉴定、销毁等工作，提供档案利用所需的相关信息。三、档案的收集与归档（一）收集范围机关单位档案的收集范围包括：1.上级机关文件上级机关发来的与本机关工作有关的文件、指示、命令、通知等。2.本机关文件本机关形成的各种门类和载体的文件材料，包括但不限于：党群工作类：党组（委）会议记录、工作计划、总结、报告、通知、决议等。行政工作类：行政会议记录、工作计划、总结、报告、通知、决定、命令等。业务工作类：业务文件、合同协议、项目资料、统计报表、调查研究报告等。人事工作类：干部任免文件、人事档案、工资福利文件等。财务工作类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。基建工作类：基建项目规划、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。设备仪器类：设备仪器购置文件、使用说明书、维修记录等。3.下级机关文件下级机关报送的请示、报告、统计报表、工作总结等文件材料。4.其他文件与本机关工作有关的其他文件材料，如声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.及时收集各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保文件材料不遗漏、不丢失。2.完整准确收集的文件材料应齐全完整，内容准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.分类整理各部门兼职档案员应对收集的文件材料进行分类整理，按照档案管理部门规定的分类方法和编号规则进行编号、编目，便于档案的移交和管理。（三）归档时间1.年度归档各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.专项归档对于重大活动、重要项目产生的文件材料，应在项目结束后及时整理归档，并移交档案管理部门。（四）归档程序1.整理各部门兼职档案员按照档案管理部门规定的分类方法和编号规则，对收集的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.装订归档文件材料应采用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。3.装盒将整理好的归档文件材料装入档案盒，并在档案盒上填写档案盒编号、年度、保管期限、机构（问题）等信息。4.移交各部门兼职档案员将整理好的档案移交档案管理部门，档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，办理交接手续。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法及编号规则1.分类方法机关单位档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。年度：按照文件材料形成的年度进行分类。机构（问题）：按照机关单位内部的组织机构或问题进行分类。保管期限：按照档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。2.编号规则档案编号采用“年度+机构（问题）代码+保管期限代码+顺序号”的形式。年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。机构（问题）代码：按照机关单位内部组织机构或问题的代码进行编号，如“01”表示办公室，“02”表示组织部等。保管期限代码：永久用“Y”表示，长期用“C”表示，短期用“D”表示。顺序号：按照档案整理的先后顺序依次编号，用三位数字表示，如“001”。（三）编目要求1.编制归档文件目录归档文件目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号：填写归档文件的顺序号。责任者：填写制发文件的组织或个人。文号：填写文件的发文字号。题名：填写文件的标题。日期：填写文件的形成日期。页数：填写每份文件的页数。备注：填写需要说明的事项。2.编制卷内文件目录卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。顺序号：填写卷内文件的排列顺序号。文号：填写文件的发文字号。责任者：填写制发文件的组织或个人。题名：填写文件的标题。日期：填写文件的形成日期。页号：填写文件在卷内的起止页码。备注：填写需要说明的事项。3.编制备考表备考表应放在卷内文件的最后，包括本卷情况说明、整理人、检查人、日期等项目。本卷情况说明：填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：填写负责本卷文件整理的人员姓名。检查人：填写负责检查本卷文件整理质量的人员姓名。日期：填写本卷文件整理完毕的日期。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.温湿度控制档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%6〇%之间。3.安全防护设施档案库房应配备防火、防盗、防虫、防潮等安全防护设施，如灭火器、防盗门、防虫药品、除湿机等。（二）档案装具1.档案柜档案柜应选用坚固耐用、防火、防潮、防虫的材质制作，档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案盒档案盒应选用符合国家标准的无酸纸制作，档案盒应标注清晰的档案编号、年度、保管期限、机构（问题）等信息，便于档案的管理和查阅。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映机关单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映机关单位一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至5〇年。3.短期保管凡是在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为15年以下。（四）档案保管要求1.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。2.清点核对档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保档案的数量准确、完整，账实相符。3.安全防护加强档案库房的安全防护工作，严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。4.数字化备份对重要档案应进行数字化备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，确保数字化档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织机关单位成立档案鉴定工作领导小组，由档案管理部门负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织领导和审核把关。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据国家有关档案鉴定标准和机关单位的实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保管期限。（三）鉴定程序1.初步鉴定档案管理部门对到期档案进行初步鉴定，并提出初步鉴定意见。2.审核鉴定档案鉴定工作领导小组对档案管理部门提出的初步鉴定意见进行审核，确定档案的保管期限和销毁意见。3.销毁审批档案鉴定工作领导小组审核通过的销毁意见，报机关单位分管领导审批。（四）销毁程序1.编制销毁清册档案管理部门根据批准的销毁意见，编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁实施档案管理部门按照销毁清册，组织专人对拟销毁档案进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.监销档案销毁过程中，应指定专人进行监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁完毕后，监销人员应将销毁情况报告档案管理部门负责人。4.销毁记录档案管理部门应将档案销毁清册、销毁报告等相关材料整理归档，永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.机关单位内部利用机关单位工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。2.外部利用因工作需要，其他机关单位、社会组织或个人可以查阅、借阅本机关单位的档案，但必须按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.内部利用手续机关单位工作人员查阅、借阅本单位档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外部利用手续其他机关单位、社会组织或个人查阅、借阅本机关单位档案，应提前向档案管理部门提交查阅或借阅申请，说明查阅或借阅的目的、范围、时间等信息，并提供单位介绍信或个人有效身份证件。档案管理部门对查阅或借阅申请进行审核，报机关单位分管领导批准后，办理查阅或借阅手续。（三）利用方式1.查阅档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。2.借阅借阅档案应严格控制借阅期限，借阅期限一般不超过两周。如需延期借阅，应提前办理延期手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、单位、查阅或借阅档案名称、数量、用途、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标机关单位档案信息化建设的目标是建立覆盖机关单位全部档案的数字化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理服务，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化档案管理系统建设1.系统功能数字化档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的全过程信息化。2.数据录入档案管理人员应按照档案整理规范，将纸质档案的相关信息录入数字化档案管理系统，确保录入数据的准确、完整。3.数据存储