企业工委档案管理制度

PAGE企业工委档案管理制度一、总则（一）目的为加强企业工委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为企业工委各项工作提供有力支持和保障，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于企业工委机关各部门、所属各单位及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。企业工委档案工作实行集中统一领导，由办公室负责档案的综合管理，各部门、各单位明确专人负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交等工作。2.真实完整原则。档案应如实反映企业工委各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性、完整性，不得伪造、篡改档案。3.分类科学原则。按照档案的形成规律和特点，对档案进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立企业工委档案管理领导小组，由工委主要领导任组长，分管领导任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题，指导档案管理工作。（二）办公室办公室作为企业工委档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业工委档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管企业工委各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案进行分类、编目、上架，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对到期档案进行销毁处理。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全体工作人员的档案意识和业务能力。7.对各部门、各单位档案工作进行指导、监督和检查，确保档案工作规范有序开展。（三）各部门、各单位各部门、各单位应明确一名档案管理人员，负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受办公室的业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.负责收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料齐全、完整。2.按照档案整理规范，对收集的文件材料进行分类、整理、装订，定期向办公室移交。3.负责本部门、本单位档案的日常保管，确保档案安全。4.积极配合办公室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与企业工委工作相关的文件、指示、通知等。2.企业工委制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等文件材料。3.企业工委召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.企业工委开展的各项业务活动中形成的文件材料，如调研材料、统计报表、项目申报材料、合同协议等。5.企业工委的人事档案材料，包括干部任免、考核、奖惩、工资、培训等方面的文件材料。6.企业工委的财务档案材料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.企业工委的声像档案材料，如照片、录音、录像等，反映企业工委重要活动、重大事件等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的完整性和及时性。2.对重要文件材料应实行双套制收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类、排列和编号。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个年度和保管期限内按机构（问题）进行排列。对每份文件进行编号，编号应遵循唯一性原则，确保每份文件有一个固定的编号。编制文件目录，文件目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，以便于查找和统计。对整理好的文件进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。2.人事档案整理按照干部人事档案管理规定，对人事档案进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等十大类。对每份材料进行编号，编制档案目录，目录应包括材料名称、日期、页码等信息。按照档案管理要求，对人事档案进行装订成册，并进行数字化处理。3.财务档案整理按照会计档案管理办法，对财务档案进行分类整理，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务资料等。对会计凭证进行装订，装订应整齐、牢固，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等信息。对会计账簿、财务报告等进行分类存放，并编制档案目录，目录应包括档案名称、日期、保管期限等信息。4.声像档案整理对照片档案，应按照照片的形成时间、内容等进行分类整理，每张照片应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并编制照片目录。对录音、录像档案，应按照内容、时间等进行分类整理，注明录制时间、地点、人物、主题等信息，并编制录音、录像目录。同时，对录音、录像档案应进行转录，保存电子版本。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等，确保档案保管环境适宜。（二）保管方式1.按照档案的分类，对档案进行上架存放，每个架位应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。2.对重要档案应实行专柜保管，加强对重要档案的保护。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行动态管理。（三）保护措施1.定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完好情况、保管环境等，发现问题及时采取措施进行处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对档案库房的安全管理，严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。4.按照国家有关保密规定，对涉及国家秘密和企业工委商业秘密的档案进行严格保密，采取加密存储、限制查阅等措施，防止档案泄密。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和企业工委相关规定。2.档案利用应注重保护档案的安全和保密，不得损害档案的完整性和真实性。（二）利用范围1.企业工委内部各部门、各单位因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅企业工委档案。3.司法机关、审计机关等因依法履行职责需要查阅企业工委档案。（三）借阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报办公室审批。2.办公室根据审批意见，为查阅人员提供档案查阅服务，并安排专人负责查阅现场的监督和指导。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.如需借阅档案，查阅人员应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报办公室审批。办公室根据审批意见，办理档案借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容，借阅期满后应及时归还档案。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果真实可靠。2.档案鉴定应根据国家有关档案保管期限的规定，结合企业工委的实际情况，综合考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应逐卷逐件对到期档案进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的保存价值。2.对具有重要历史价值、现实价值和凭证作用的档案，应予以留存；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行登记造册，填写《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、存址、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报企业工委档案管理领导小组审批。3.经批准销毁的档案，由办公室指定专人负责监销，监销人员应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立企业工委档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过档案信息化建设，可以实现档案的在线查阅、借阅、利用等功能，方便企业工委内部各部门、各单位及相关人员使用档案。（二）数字化处理1.对企业工委现有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描后的电子文件清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库，实现电子档案的有序管理。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档