医院档案鉴定销毁制度

PAGE医院档案鉴定销毁制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，规范档案鉴定与销毁工作，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门形成的各类档案的鉴定与销毁管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案管理法律法规以及医疗卫生行业档案管理相关标准，确保档案鉴定与销毁工作合法合规。2.真实准确原则：鉴定过程要以档案内容的真实性、准确性为依据，确保销毁的档案确无保存价值。3.安全保密原则：在档案鉴定与销毁过程中，要采取有效措施确保档案信息安全，防止失泄密事件发生。二、档案鉴定组织与职责（一）档案鉴定小组1.组成人员：由医院分管档案工作的领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、各业务部门负责人以及档案管理人员。2.职责负责制定档案鉴定工作计划和方案。对医院各类档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值。审核档案销毁清册，签署销毁意见。（二）各部门职责1.档案管理部门负责组织档案鉴定工作的具体实施，收集、整理鉴定所需的相关资料。建立档案鉴定工作记录，对鉴定过程和结果进行详细记载。保管档案销毁清册等相关文件资料。2.各业务部门负责本部门档案的初步整理和自查，向档案鉴定小组提供档案鉴定的相关依据和建议。配合档案管理部门做好档案鉴定与销毁工作。三、档案鉴定标准（一）文书档案鉴定标准1.永久保存档案医院重大决策、重要会议记录、重要业务文件等，如医院发展规划、年度工作计划与总结、重大医疗事件处理文件等。具有历史查考价值的文件，如医院沿革、大事记等。涉及医院权益、债权债务等重要法律文件，如合同协议、诉讼文书等。2.定期保存档案医院一般性业务文件，如日常工作通知、报告、报表等，保存期限为[X]年。短期临时性文件，如一次性的工作安排、临时性统计资料等，保存期限为[X]年。3.无需保存档案已执行完毕且无查考价值的一般性文件。重复文件、内容雷同且无特殊意义的文件。（二）医疗档案鉴定标准1.永久保存档案具有重大科研价值或临床指导意义的病历资料，如罕见病、疑难病症的完整诊疗记录等。涉及医疗纠纷、医疗事故的相关档案，应长期保存。2.定期保存档案普通病历档案，保存期限为[X]年，以满足医疗纠纷诉讼时效等相关要求。一般性医疗统计报表等，保存期限为[X]年。3.无需保存档案已超过保存期限且无利用价值的病历副本。过期失效的医疗文件资料。（三）科研档案鉴定标准1.永久保存档案医院承担的国家级、省部级重大科研项目档案，包括项目申报书、研究方案、成果报告等。获得重大科研成果的相关档案，如专利证书、科技奖励证书等及相关支撑材料。2.定期保存档案一般性科研项目档案，保存期限为[X]年，自项目结题之日起计算。科研过程中的阶段性成果报告等，保存期限为[X]年。3.无需保存档案已被新的科研成果替代且无参考价值的旧档案。科研项目申请未获批的相关材料，保存期限届满后可销毁。（四）基建档案鉴定标准1.永久保存档案医院基本建设项目的立项审批文件、可行性研究报告等。工程竣工验收报告、质量评定文件等重要文件。2.定期保存档案工程建设过程中的一般性技术文件、图纸等，保存期限为[X]年，自工程竣工之日起计算。3.无需保存档案已失效的工程设计变更通知单等临时性文件。工程建设过程中重复的、无实际意义的文件。四、档案鉴定工作流程（一）准备阶段1.档案管理部门制定档案鉴定工作计划，明确鉴定范围、时间安排、人员分工等。2.收集档案形成部门提供的档案形成时间、内容摘要、保管期限等相关信息。3.准备档案鉴定所需的工具和材料，如档案鉴定标准文件、档案清册等。（二）鉴定阶段1.档案鉴定小组按照档案鉴定标准，对各类档案进行逐卷、逐件鉴定。2.各业务部门协助档案鉴定小组，对本部门档案进行初步审核，提供相关鉴定依据。3.档案鉴定小组根据鉴定情况，对档案的存毁价值进行评估，填写档案鉴定意见书。（三）审核阶段1.档案管理部门将档案鉴定意见书提交档案鉴定小组组长审核。2.组长对鉴定结果进行全面审查，如有异议，组织重新鉴定或补充鉴定。3.审核通过后，形成档案鉴定报告。（四）销毁审批阶段1.根据档案鉴定报告，档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组各成员签字确认后，报医院分管领导审批。3.分管领导对档案销毁清册进行严格审查，签署审批意见。五、档案销毁程序（一）确定销毁方式根据档案的性质、数量等因素，确定适宜的销毁方式，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。（二）组织销毁实施1.对于纸质档案，由档案管理部门会同相关部门，在指定地点进行集中销毁。销毁过程要有专人负责监督，确保档案彻底销毁。2.对于电子档案，采用专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除，确保数据无法恢复。擦除过程要进行记录，包括擦除时间、擦除软件名称、擦除次数等。（三）销毁记录1.档案管理部门对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.销毁记录由档案管理人员和监督人员签字确认，作为档案鉴定与销毁工作的重要凭证保存。六、档案鉴定与销毁工作的监督与检查（一）内部监督1.医院纪检监察部门负责对档案鉴定与销毁工作进行全程监督，确保工作程序合法、公正。2.档案管理部门定期对档案鉴定与销毁工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的业务指导和监督检查，按照要求及时整改存在的问题。2.主动配合档案行政管理部门的执法检查，如实提供档案鉴定与销毁工作相关资料。七、档案鉴定与销毁工作的信息化管理（一）建立档案鉴定与销毁信息系统利用医院信息化管理平台，建立档案鉴定与销毁信息系统，实现档案鉴定与销毁工作的流程化、信息化管理。1.在系统中设置档案鉴定模块，按照档案鉴定标准对档案进行在线鉴定，记录鉴定过程和结果。2.建立档案销毁清册电子台账，实时更新档案销毁情况，便于查询和统计。（二）电子档案鉴定与销毁的信息化管理1.对于电子档案的鉴定，利用信息技术手段对档案的元数据、内容信息等进行分析，确定档案的存毁价值。2.通过信息化系统对电子档案的销毁过程进行监控和记录，确保电子档案信息安全销毁。八、档案鉴定与销毁工作的培训与宣传（一）培训1.定期组织档案鉴定与销毁工作相关培训，提高档案管理人员和各业务部门人员的档案鉴定能力和业务水平。2.培训内容包括档案鉴定标准、工作流程、信息化管理等方面的知识和技能。（二）宣传1.通过医院内部刊物、宣传栏等形式，宣传档案鉴定与销毁工作的重要性和相关制度。2.向各部门发放档