公司档案检查管理制度

PAGE公司档案检查管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案检查管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范与检查要求。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.全面管理原则：涵盖公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，实行全方位管理。3.预防为主原则：注重档案管理过程中的预防措施，提前发现并解决可能出现的问题，避免档案损失或损坏。4.责任明确原则：明确各部门及人员在档案管理中的职责，确保档案管理工作责任到人。二、档案检查职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案检查计划，明确检查的范围、内容、方法和时间安排。2.组织实施档案检查工作，对检查结果进行汇总分析，形成检查报告。3.督促各部门落实档案管理整改措施，跟踪整改情况，确保档案管理工作持续改进。（二）各部门职责1.负责本部门档案的日常整理、保管和自查工作，确保档案的完整与安全。2.配合档案管理部门的检查工作，提供相关档案资料，如实反映档案管理情况。3.根据档案检查结果，及时整改本部门档案管理中存在的问题。（三）公司领导职责1.对公司档案管理工作进行宏观指导和监督，协调解决档案管理工作中的重大问题。2.审批档案检查计划、检查报告及整改方案，确保档案管理工作符合公司整体发展要求。三、档案检查内容（一）档案整理情况1.档案分类是否合理，是否符合公司档案分类方案的要求。2.文件材料的收集是否齐全、完整，是否按规定进行了归档。3.档案编号是否规范，目录是否清晰、准确，便于查找和利用。（二）档案保管情况1.档案存放场所是否安全，是否具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案装具是否符合要求，档案存放是否整齐有序，便于存取。3.电子档案的存储介质是否安全，备份是否及时、有效，存储环境是否符合要求。（三）档案利用情况1.档案借阅、查阅制度是否健全，手续是否完备。2.利用档案是否进行了登记，归还档案是否及时、完整。3.档案利用效果是否得到有效跟踪和反馈，是否对档案利用工作进行了总结和分析。（四）档案安全保密情况1.档案管理人员是否具备专业知识和技能，是否熟悉档案安全保密规定。2.档案查阅、借阅场所是否符合安全保密要求，是否采取了必要的安全防范措施。3.对涉及公司机密的档案，是否严格执行保密制度，防止泄密事件发生。四、档案检查方式（一）定期检查1.公司档案管理部门每年组织一次全面的档案定期检查，对公司各部门的档案管理情况进行集中检查。2.定期检查的时间一般安排在每年的[具体月份]，检查期限为近一年的档案管理工作情况。（二）不定期抽查1.档案管理部门不定期对各部门的档案管理情况进行抽查，抽查比例不低于公司部门总数的[X]%。2.不定期抽查可根据工作需要，针对特定的档案类别、时间段或部门进行专项检查。（三）专项检查1.根据公司实际情况，针对档案管理中的重点、难点问题或特定业务领域，组织开展专项档案检查。2.专项检查由档案管理部门牵头，相关部门配合，共同对特定档案管理事项进行深入检查。五、档案检查程序（一）准备阶段1.档案管理部门制定检查方案，明确检查目的、范围、内容、方法、人员分工及时间安排等。2.收集与档案检查相关的法律法规、行业标准、公司档案管理制度等文件资料，作为检查依据。3.准备检查所需的表格、清单、工具等，如档案检查表、档案目录清单、温湿度计等。（二）实施阶段1.检查人员按照检查方案要求，深入各部门档案存放场所，对档案整理、保管、利用及安全保密等情况进行实地检查。2.检查过程中，检查人员应认真查阅档案资料，核对相关记录，实地查看档案存放环境，询问档案管理人员相关情况，并做好检查记录。3.对于检查中发现的问题，检查人员应及时与相关部门及人员沟通，要求其说明情况，并当场提出整改意见。（三）总结阶段1.检查结束后，档案管理部门对检查情况进行汇总分析，撰写检查报告。检查报告应包括检查基本情况、发现的问题、整改建议及下一步工作打算等内容。2.将检查报告提交公司领导审批，经批准后印发各部门，并要求各部门针对检查中发现的问题制定整改方案，限期整改。3.档案管理部门跟踪各部门整改情况，对整改工作进行指导和监督，确保整改措施落实到位。六、档案检查结果处理（一）对检查合格的部门1.予以通报表扬，肯定其在档案管理工作中的成绩，鼓励其继续保持和发扬。2.在公司内部进行经验交流，推广其先进的档案管理经验和做法。（二）对检查不合格的部门1.下达整改通知书，明确指出存在的问题及整改要求，限期整改。整改期限一般不超过[具体天数]。2.对整改不力或拒不整改的部门，视情节轻重，给予相应的处罚，如通报批评、扣减部门绩效分数等。3.将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作不达标的部门，在年度绩效考核中予以扣分，影响部门及员工的评优评先。七、档案整改措施（一）制定整改方案1.各部门针对档案检查中发现的问题，分析原因，制定切实可行的整改方案。整改方案应明确整改目标、整改措施、责任部门及责任人、整改期限等内容。2.整改方案经部门负责人审核后，报档案管理部门备案。（二）落实整改措施1.责任部门及责任人按照整改方案要求，认真组织实施整改工作，确保整改措施落实到位。2.在整改过程中，如遇到困难或问题，应及时与档案管理部门沟通协调，寻求帮助和支持。（三）整改效果评估1.整改期限届满后，责任部门向档案管理部门提交整改报告，申请对整改效果进行评估。2.档案管理部门组织相关人员对整改情况进行复查，对照整改方案检查整改目标是否实现，整改措施是否有效落实，档案管理工作是否得到明显改善。3.对整改效果不达标的部门，要求其重新制定整改措施，继续整改，直至达到要求为止。八、档案检查记录与档案（一）检查记录1.档案检查人员应认真填写档案检查表，详细记录检查情况，包括检查时间、地点、检查人员、被检查部门、检查内容、发现的问题及整改意见等。2.档案检查表应一式两份，一份由档案管理部门留存，作为档案检查工作的记录和档案管理工作考核的依据；一份交被检查部门，作为其整改工作的参考。（二）档案归档1.档案管理部门对每次档案检查的相关资料，如检查方案、检查报告、整改通知书、整改报告等，应及时进行整理归档，妥善保管。2.档案检查记录及相关资料应按照公司档案分类方案进行分类，编目编号，便于查询和利用。九、附则