政协档案工作制度

PAGE政协档案工作制度一、总则（一）目的为加强政协档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为政协履行职能、开展工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合政协工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关及所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则政协档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映政协各项工作活动的真实情况，严禁篡改、伪造档案。3.完整性原则全面收集、整理政协工作中形成的各类档案，保证档案内容的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.服务利用原则充分发挥档案的作用，为政协工作决策、历史研究、经验借鉴等提供优质服务。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门政协设立专门的档案管理部门，负责统筹协调政协档案工作。（二）部门职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定政协档案工作规章制度并组织实施。负责接收、收集、整理、保管政协各类档案，确保档案的安全与完整。开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。对各部门档案工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训。开发档案信息资源，为政协工作提供档案信息服务。2.各部门职责负责本部门在工作活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案管理部门的沟通协调。配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案收集（一）收集范围1.政协全体会议、常务委员会会议、主席会议、秘书长会议及其他重要会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。2.政协组织开展的调研、视察、考察、协商议政等活动形成的文件材料，如调研方案、调研报告、视察报告、考察总结、协商成果等。3.政协委员提案及办理情况的文件材料，包括提案原件、提案答复、办理结果反馈等。4.政协机关制发的各类文件，如决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复等。5.政协与上级政协、同级各部门及其他单位的往来文件，包括函件、电报、传真等。6.政协机关机构设置、人员编制、干部任免、考核奖惩等方面的文件材料。7.政协机关财务预决算、经费收支、资产管理等方面的文件材料。8.政协组织的外事活动形成的文件材料，如出访计划、考察报告、接待安排等。9.政协机关举办的各类活动、培训、讲座等形成的文件材料。10.政协工作中形成的统计报表、年鉴、大事记等资料。11.政协机关工作人员个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如重要工作记录、工作总结等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门兼职档案人员应定期对收集的文件材料进行整理，分类存放，并及时向档案管理部门移交。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据进行划分。保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。机构（问题）：根据政协机关的内设机构或问题类别进行分类。2.专门档案会议档案：按照会议种类进行分类，如全体会议档案、常务委员会会议档案等。提案档案：按照提案年度和提案类别进行分类。调研档案：按照调研课题进行分类。外事档案：按照外事活动类别进行分类。财务档案：按照会计年度和财务档案类别进行分类，如会计凭证、会计账簿、财务报表等。人事档案：按照干部人事档案管理规定进行分类整理。（三）整理步骤1.装订对纸质文件材料进行装订，去除金属物，破损文件应进行修补或裱糊。2.分类按照分类方法对文件材料进行分类。3.编号对每份文件材料或每组文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目编制档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。5.装盒将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，确保档案的安全存放。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，盒面应标注档号、年度、保管期限、机构（问题）等信息。（三）档案存放1.按照档案分类方案，将档案有序存放于档案库房，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.建立档案存放索引，便于查找和管理档案。（四）档案保管期限划分1.永久保管的档案政协章程、重要会议的决议、决定、报告等。政协组织的重大活动、重要调研成果、重要提案及办理情况等。政协机关的重要文件、法规性文件等。政协与上级政协、同级各部门及其他单位的重要往来文件。政协机关机构沿革、人员编制、干部任免等重要文件。政协财务决算、重要资产处置等文件。2.长期保管的档案政协一般性会议文件、一般性调研成果、一般性提案及办理情况等。政协机关一般性文件、业务文件等。政协与上级政协、同级各部门及其他单位的一般性往来文件。政协机关年度工作计划、总结等文件。3.短期保管的档案政协临时性活动形成的文件材料。政协机关一般性事务文件、临时性通知等。（五）档案保管期限的调整1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的实际价值和保管期限的规定，对保管期限进行调整。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头组织，相关部门人员参加，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.需要延长保管期限的档案，应办理延长保管期限的手续；确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（六）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备的日常管理和维护。2.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，定期对档案进行检查，确保档案的安全。3.加强对档案信息的安全保护，采取加密存储、访问控制等措施，防止档案信息泄露。4.制定档案应急预案，定期组织演练，确保在突发情况下能够迅速有效地保护档案安全。六、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和政协档案工作制度。2.服务大局原则档案利用应围绕政协工作大局，为政协履行职能、开展工作提供有力支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷服务。（二）利用范围1.政协机关工作人员因工作需要查阅档案。2.政协委员因履行职责需要查阅相关提案、调研成果等档案。3.其他单位或个人因工作需要，按照规定程序查阅政协档案。（三）利用手续1.政协机关工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.政协委员查阅档案，应凭有效证件向档案管理部门提出申请，经档案管理部门负责人批准后查阅。3.其他单位或个人查阅政协档案，应持单位介绍信或个人有效证件，向档案管理部门提出申请，经政协秘书长批准后查阅。4.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记备案。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、查阅内容、利用目的等信息。（五）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.统计报表应及时报送政协领导和上级档案管理部门。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织档案鉴定工作由档案管理部门牵头组织，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案专业人员等。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和政协档案的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合考虑，判断其保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案鉴定报告，提出销毁档案清单。4.档案鉴定报告和销毁档案清单报政协秘书长审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现政协档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平，为政协工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接将数字化档案与档案目录数据库进行挂接，实现档案信息的快速检索。4.存储管理将数字化档案存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行备份。（三）信息化管理系统1.建立政协档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.信息化管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、鉴定、销毁等功能模块，方便档案管理人员操作和利用者查询。3.加强对信息化管理系统的安全防护，设置用户权