劳务档案管理制度

PAGE劳务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司劳务档案管理，确保劳务人员信息的完整性、准确性和安全性，规范劳务工作流程，提高劳务管理效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及劳务人员的部门及相关业务活动，包括但不限于劳务人员的招聘、录用、培训、考核、薪酬福利、社会保险、合同管理、离职等环节所形成的各类档案资料。（三）管理原则1.真实性原则：劳务档案应如实反映劳务人员的实际情况和工作经历，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理劳务人员在各个阶段的相关资料，保证档案内容的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对劳务人员的个人隐私和敏感信息予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对劳务档案进行分类、编号、整理和存储，确保档案管理工作的规范化和标准化。5.动态管理原则：随着劳务人员工作情况的变化，及时更新档案内容，保证档案信息与实际情况相符，实现动态管理。二、劳务档案的分类与编号（一）分类1.个人基本信息档案：包括劳务人员的身份证、学历证书、职业资格证书、就业失业登记证等相关证件复印件，以及个人简历、入职申请表等资料。2.劳动合同档案：涵盖劳务人员与公司签订的劳动合同文本，包括合同期限、工作内容、工作地点、劳动报酬、社会保险、福利待遇、劳动保护、劳动条件、职业危害防护等条款，以及合同变更、续签、解除、终止等相关记录。3.培训档案：记录劳务人员参加公司内部培训、外部培训的相关资料，如培训计划、培训教材、培训签到表、培训考核成绩、培训证书等。4.考核档案：包含劳务人员的月度、季度、年度考核记录，考核评价表、考核结果反馈记录等，以及因考核优秀或不称职而进行的奖惩记录。5.薪酬福利档案：保存劳务人员的工资发放记录、奖金分配记录、福利领取记录等，如工资条、奖金发放明细、社保缴费记录、住房公积金缴纳记录等。6.社会保险档案：整理劳务人员的社会保险参保登记、变更、注销等相关资料，以及社保缴费凭证、社保待遇享受记录等。7.离职档案：收集劳务人员离职申请、离职审批表、离职交接清单、离职证明等资料，以及离职后对其进行的离职审计、工作交接情况记录等。（二）编号为便于档案的查找和管理，对每类劳务档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示各类档案，具体如下：个人基本信息档案：“JB”劳动合同档案：“LT”培训档案：“PX”考核档案：“KH”薪酬福利档案：“XJ”社会保险档案：“SB”离职档案：“LZ”3.流水号：按照各类档案形成的先后顺序，用四位数字依次编号，如“0001”“0002”等。例如，一份2023年形成的个人基本信息档案，其编号为“2023JB0001”；一份2022年签订的劳动合同档案，编号为“2022LT0010”。三、劳务档案的收集与整理（一）收集1.各部门职责人力资源部门负责统筹劳务档案的收集工作，明确各阶段档案收集的责任部门和责任人。涉及劳务人员管理的相关部门，如用人部门、财务部门、行政部门等，应按照职责分工，及时将劳务人员在本部门产生的各类资料收集齐全，并移交至人力资源部门。2.收集时间劳务人员入职时，用人部门应在入职手续办理完毕后[X]个工作日内，将个人基本信息档案资料移交至人力资源部门。劳动合同签订后，人力资源部门应在合同签订之日起[X]个工作日内，将劳动合同档案整理归档。培训、考核、薪酬福利、社会保险、离职等环节产生的资料，相关部门应在业务完成后的[X]个工作日内，移交至人力资源部门。（二）整理1.资料审核人力资源部门收到各部门移交的劳务档案资料后，应及时进行审核，检查资料的完整性、真实性和准确性。对于不符合要求的资料，应及时通知相关部门补充或更正。2.分类排序按照劳务档案的分类标准，对审核通过的资料进行分类，并按照编号顺序进行排序。同一类档案中，应按照时间先后顺序排列。3.装订成册对于纸张较多的档案资料，应进行装订成册，确保资料整齐、牢固，便于查阅和保管。装订时应使用标准的档案装订设备和材料，如档案夹、订书机、线绳等，并在封面注明档案类别、编号、年份等信息。4.编制目录为每册劳务档案编制详细的目录，目录应包括档案内资料的名称、页码等信息，以便快速查找和定位所需资料。目录应打印或手写在档案首页，并加盖档案管理人员印章。四、劳务档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储设立专门的劳务档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架等，对纸质劳务档案进行分类存放。档案柜应按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案存储建立劳务档案电子数据库，将纸质档案资料进行扫描或录入，形成电子档案。电子档案应按照与纸质档案相同的分类和编号方式进行存储，并定期进行备份，确保数据安全。电子档案存储设备应采用安全可靠的服务器或存储介质，并设置严格的访问权限和密码保护措施。（二）保管要求1.档案库房管理保持档案库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防霉等设施设备，如灭火器、监控摄像头防虫药品、除湿机防霉剂等，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。档案库房应设置专人负责管理，严格限制无关人员进入。管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时报告并处理。2.档案保管期限个人基本信息档案、劳动合同档案、培训档案、考核档案、薪酬福利档案、社会保险档案等长期保存。离职档案自劳务人员离职之日起保存[X]年。3.档案销毁对于超过保管期限或已无保存价值的劳务档案，由档案管理人员提出销毁申请，填写《劳务档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。《劳务档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责监销，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、编号、数量、销毁方式等信息，保存期限与档案保管期限相同。五、劳务档案的查阅与借阅（一）查阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅劳务档案的，应填写《劳务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到人力资源部门查阅。涉及劳务人员个人隐私或敏感信息的档案资料，未经劳务人员本人书面同意，不得查阅。2.查阅流程查阅人持《劳务档案查阅申请表》到人力资源部门档案管理人员处办理查阅手续，档案管理人员根据申请表内容，提供相应的档案资料，并在查阅登记表上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案资料带出查阅地点。查阅过程中不得对档案资料进行涂改、损坏、抽取、撤换等操作。查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还时间。（二）借阅1.借阅权限公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅劳务档案的，必须经公司主管领导批准，并签订《劳务档案借阅承诺书》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项。公司内部人员因工作需要借阅劳务档案的，应填写《劳务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅流程借阅人持《劳务档案借阅申请表》和《劳务档案借阅承诺书》到人力资源部门档案管理人员处办理借阅手续，档案管理人员根据申请表内容，提供相应的档案资料，并在借阅登记表上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅内容、预计归还时间等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非借阅目的。借阅期限届满后，应及时归还档案资料。如需延长借阅期限，应提前向人力资源部门提出申请，并经批准后方可延期。借阅人归还档案资料时，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人承担相应的责任。六、劳务档案的信息化管理（一）建立劳务档案管理系统利用现代信息技术，建立劳务档案管理系统，实现劳务档案的电子化管理和信息化操作。劳务档案管理系统应具备档案录入、查询、统计、分析、借阅管理、权限设置等功能，提高档案管理工作的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.数据录入档案管理人员应按照档案整理的要求，将劳务档案资料准确无误地录入劳务档案管理系统。录入过程中应认真核对数据信息，确保数据的真实性和完整性。2.数据维护定期对劳务档案管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案资料，修改或删除已变更或不再需要的信息。同时，要做好数据备份工作，防止数据丢失或损坏。（三）信息安全管理1.权限管理根据不同人员的工作职责和权限范围，设置劳务档案管理系统的访问权限。严格限制无关人员对系统的访问，确保系统数据的安全性。2.数据加密对劳务档案管