档案防汛信息报送制度

PAGE档案防汛信息报送制度一、总则（一）目的为切实加强公司档案防汛工作的管理，确保在防汛期间档案信息的及时、准确、完整报送，有效保障档案安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在防汛期间档案信息的报送工作。（三）基本原则1.及时准确原则：各部门应在规定时间内，准确报送防汛相关档案信息，不得迟报、漏报、错报。2.分级负责原则：按照档案管理职责和防汛工作责任，实行分级报送，确保信息传递畅通。3.安全保密原则：在报送档案信息过程中，要严格遵守国家有关安全保密规定，防止信息泄露。二、防汛信息报送内容（一）档案设施设备情况1.档案库房的建筑结构、屋面防水、墙体防潮、排水系统等设施的现状及检查情况。2.档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度调控设备、消防设备等的运行状况及维护记录。（二）防汛物资储备情况1.用于档案保护的防汛物资，如沙袋、抽水泵、塑料布、灭火器等的种类、数量、存放地点及更新情况。2.防汛物资的采购、验收、保管、发放等环节的相关记录。（三）档案安全检查情况1.定期开展的档案安全防汛检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改措施。2.针对重点部位、重要档案的专项检查情况，如对珍贵档案、电子档案存储介质等的保护措施及检查结果。（四）防汛应急处置情况1.当发生汛情时，采取的应急处置措施，如档案转移、抢险救援等行动的详细过程。2.应急处置过程中涉及的人员调配、物资使用、与相关部门的协调配合等情况记录。3.汛情过后档案的清理、核对、修复、重新上架等工作情况。（五）其他相关信息1.上级部门关于防汛工作的文件、通知、指示等精神的传达及落实情况。2.与档案防汛工作有关的会议纪要、工作动态、经验教训总结等。三、信息报送流程（一）部门内部收集各部门确定一名防汛信息联络员，负责收集本部门的防汛档案信息。联络员应定期与本部门涉及防汛工作的人员沟通，及时获取相关资料，并进行整理。（二）初步审核联络员对收集到的信息进行初步审核，确保信息的真实性、准确性和完整性。对不符合要求的信息，及时反馈给相关人员进行补充或修正。（三）报送1.审核后的防汛信息由联络员按照规定格式填写《档案防汛信息报送表》，并附上相关证明材料。2.报送时间：在每月[具体日期]前，报送当月的防汛信息；遇有重大汛情或突发事件，应在事件发生后[X]小时内及时报送。3.报送方式：通过公司内部办公系统发送至档案管理部门指定邮箱，同时将纸质版加盖部门公章后报送至档案管理部门。（四）档案管理部门汇总档案管理部门收到各部门报送的防汛信息后，进行汇总整理。对信息进行分类、编号，建立档案防汛信息台账。（五）审核与上报1.档案管理部门对汇总后的信息进行再次审核，重点审核信息的逻辑性、连贯性以及与整体防汛工作的关联性。2.审核无误后，将档案防汛信息上报给公司分管领导。对于重要信息，同时抄报公司主要领导。（六）存档档案管理部门将审核后的防汛信息进行存档，形成完整的档案防汛信息档案，以便日后查阅和参考。四、信息报送要求（一）格式规范1.《档案防汛信息报送表》应按照统一格式填写，包括部门名称、报送日期、信息类别、详细内容、联系人及联系方式等。2.证明材料应清晰、完整，如有图片、文件等，应进行编号并注明相关说明。（二）内容详实1.报送的信息应具体、准确，能够反映防汛工作的实际情况。避免使用模糊、笼统的表述。2.对于发现的问题，应详细说明问题的表现形式、产生原因及可能造成的影响。（三）语言简洁信息报送应使用简洁明了的语言，突出重点，避免冗长、繁琐的叙述。（四）签字盖章《档案防汛信息报送表》及相关证明材料应由部门负责人签字并加盖部门公章，确保信息的真实性和严肃性。五、信息审核与反馈（一）审核机制1.档案管理部门设立专门的信息审核小组，由档案管理负责人、业务骨干等组成。2.审核小组按照本制度及相关要求，对各部门报送的防汛信息进行严格审核。（二）审核要点1.信息的真实性：核实信息来源及相关数据的准确性，必要时进行实地核查或与相关人员进一步沟通。2.内容的完整性：检查是否涵盖了防汛信息报送内容的各个方面，有无遗漏重要信息。3.逻辑的连贯性：审核信息之间的逻辑关系是否清晰，是否能够合理反映防汛工作的进展和状况。（三）反馈与整改1.对于审核中发现的问题，审核小组及时反馈给报送部门，并提出整改意见。2.报送部门应在接到反馈意见后的[X]个工作日内完成整改，并重新报送审核后的信息。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。六、信息保密与安全（一）保密措施1.参与档案防汛信息报送工作的人员应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对涉及的防汛信息予以保密。2.在信息报送过程中，不得通过非公司指定的渠道传输信息，防止信息泄露。3.对存储防汛信息的电子设备和存储介质，应采取加密、访问控制等安全措施，确保信息安全。（二）安全保障1.加强对档案防汛信息报送系统的安全防护，定期进行病毒查杀、漏洞扫描等工作，防止信息被恶意攻击或篡改。2.对纸质防汛信息资料，应妥善保管，存放在安全的档案库房内，防止丢失、损坏或被盗。七、责任追究（一）责任界定1.因迟报、漏报、错报防汛信息，导致公司防汛工作决策失误或造成档案损失的，追究相关部门及责任人的责任。2.对在信息报送过程中违反安全保密规定，造成信息泄露的，依法依规追究相关人员的责任。（二）处罚措施1.对于责任部门，视情节轻重，给予警告、通报批评、责令整改等处罚，并纳入公司年度绩效考核。2.对于责任人，根据造成的后果，给予批评教育、扣发绩效奖金、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。八、培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门定期组织档案防汛信息报送工作培训，提高各部门联络员及相关人员的业务水平。2.培训内容包括防汛知识、信息报送要求、审核要点、安全保密规定等。（二）宣传教育1.通过公司内部宣传栏、网站、邮件等形式，宣传档案防汛信息报送工作的重要性和相关制度要求。