开发档案管理制度

PAGE开发档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司开发档案管理，确保开发过程中各类文件、资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有开发项目相关档案的管理，包括但不限于项目规划、设计图纸、技术文档、合同协议、变更记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：开发档案由公司指定的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映开发项目的实际情况，数据准确无误。3.及时归档原则：各类文件资料应在规定时间内归档，避免积压和丢失。4.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息安全，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司开发档案管理制度，并组织实施。2.接收、收集、整理、分类、编目、装订开发项目档案，建立档案数据库。3.负责档案的保管、查阅、借阅、归还等日常管理工作，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。5.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目文件资料的形成、积累和整理工作，确保项目文件资料的齐全、完整。2.对项目文件资料的真实性、准确性和规范性负责，及时向档案管理部门移交项目档案。3.配合档案管理部门做好项目档案的查阅、借阅等工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门与开发项目相关文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.在项目实施过程中，各部门应积极配合档案管理部门的工作，确保档案管理工作的顺利开展。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.项目规划类：包括项目立项报告、可行性研究报告、项目规划设计方案等。2.设计图纸类：涵盖建筑设计图纸、结构设计图纸、电气设计图纸、给排水设计图纸等。3.技术文档类：如施工组织设计、技术交底、工程变更通知、质量检验报告等。4.合同协议类：项目开发过程中签订的各类合同、协议，如土地出让合同、建设工程施工合同、采购合同等。5.项目进度类：项目进度计划、进度报告、会议纪要等。6.竣工验收类：竣工验收报告、竣工备案表、质量保修书等。7.其他类：与开发项目相关的其他文件资料，如往来信函、照片、影像资料等。（二）档案编号档案编号采用“项目名称分类代码流水号”的格式，具体如下：1.项目名称：填写开发项目的全称。2.分类代码：根据档案分类设置相应的代码，如“XG”代表项目规划类，“SJ”代表设计图纸类等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排流水号。例如：[项目名称]XG001，表示该项目的第一个项目规划类档案。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.项目负责人应组织本项目相关人员及时收集项目开发过程中产生的各类文件资料，确保文件资料的齐全、完整。2.对于外来文件，如政府部门的批复、函件等，应及时登记、签收，并移交档案管理部门。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质文件应使用A4纸打印或书写。（二）整理要求1.档案管理部门应按照档案分类标准对收集的文件资料进行分类整理，确保同一类档案集中存放。2.对每份文件资料应进行编号、编目，填写档案目录清单，注明文件名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对于图纸类档案，应折叠成A4大小，并在右下角加盖档号章。4.整理后的档案应按照顺序装订成册，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.开发项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如项目立项报告、可行性研究报告、土地出让合同等。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为10年至50年。如项目规划设计方案、施工组织设计等。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如项目进度报告、会议纪要等。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%档案管理制度60%之间。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并登记备案。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和公司档案管理制度，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁의档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、文号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核签字后，报公司分管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行