档案制度名词解释汇编

PAGE档案制度名词解释汇编一、总则（一）目的本档案制度名词解释汇编旨在为公司全体员工提供全面、准确、清晰的档案制度相关术语解释，确保员工在日常工作中能够正确理解和运用档案制度，规范档案管理工作，保障公司档案的完整性、准确性和安全性，维护公司的合法权益。（二）适用范围本汇编适用于公司各部门、各岗位涉及档案管理工作的所有人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保公司档案制度符合法律要求。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，保证档案资料的齐全、完整。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案进行严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、保管、利用等环节有序进行。二、档案定义（一）公司档案公司档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（二）档案分类1.行政档案：涵盖公司行政事务管理过程中产生的文件，如公司设立、变更、注销相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等。2.人事档案：记录员工个人基本信息、工作经历、培训情况、考核结果、薪酬福利等内容的文件集合。3.财务档案：与公司财务活动相关的各类凭证、账簿、报表、审计报告等档案资料。4.业务档案：根据公司不同业务类型划分，如销售业务档案包括客户资料、销售合同、订单等；采购业务档案有供应商信息、采购合同、采购订单等。5.技术档案：涉及公司技术研发、生产工艺、产品设计等方面的技术文件、图纸、实验报告等。三、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高员工档案管理意识和技能。4.建立健全公司档案信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和查询利用的便捷性。5.做好档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整，并按照规定的时间和要求移交至档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门日常档案管理工作，配合档案管理部门开展档案管理相关工作。3.在开展业务活动过程中，严格按照档案管理制度的要求，规范档案的形成和使用，确保档案质量。4.积极配合档案管理部门的档案清查、盘点等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.熟悉公司档案管理制度和业务流程，认真履行档案管理职责。2.负责档案的具体收集、整理、归档、保管等工作，确保档案整理规范、保管安全。3.按照规定的权限和程序，为公司内部各部门及人员提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，并向上级报告。5.参与档案信息化建设工作，协助维护档案信息系统的正常运行。四、档案收集（一）收集范围1.公司内部各部门在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等。3.公司举办的各类会议、活动形成的文件、照片、音像资料等。4.公司员工个人提交的工作报告、总结、培训记录等。5.其他与公司经营管理活动相关的具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的档案资料进行收集和整理，确保档案资料的及时、完整。2.档案收集应遵循全面、准确的原则，不得遗漏重要文件和信息。对于涉及多个部门的档案，由主办部门负责牵头收集，相关部门配合提供。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。如有破损、缺失等情况，应及时进行修复和补充。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保文件的可读性和可识别性。同时，应定期进行备份，防止数据丢失。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案资料，各部门应在每月底前将当月的档案资料整理后移交至档案管理部门。2.对于专项工作或重大活动形成的心档案，应在工作结束或活动完成后的[X]个工作日内移交至档案管理部门。3.公司员工离职时，所在部门应在员工离职手续办理完毕后的[X]个工作日内，将该员工的个人档案资料整理后移交至档案管理部门。五、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。3.按照档案分类标准进行分类整理，确保分类准确、统一。（二）整理方法1.分类：根据档案分类标准，对收集到的档案进行分类。如行政档案可分为综合管理类、行政管理类等二级类目；人事档案可按照员工类别、档案内容等进行细分。2.编号：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号方式可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册作为检索工具。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持文件的完整性，不得随意裁剪或损坏文件。对于不宜装订的档案，如图纸、照片等，应采用袋装、盒装等方式进行保管，并在封面或盒面上注明相关信息。（三）整理流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案资料后，首先对档案的完整性、准确性进行初步检查。2.根据档案分类标准，对档案进行分类，确定档案所属类别和二级类目。3.为每一份档案编制编号，并将编号标注在档案封面或首页的明显位置。4.按照编目要求，编制档案目录，将档案编号、题名、日期等信息录入目录系统。5.对纸质档案进行装订或采用其他合适的保管方式，将整理好的档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。六、档案归档（一）归档范围经过整理后的公司各类档案，均应按照规定进行归档。（二）归档时间1.定期归档：档案管理部门应定期对整理好的档案进行归档，一般每季度进行一次集中归档。2.即时归档：对于一些重要的、紧急的档案，应在整理完成后及时进行归档，确保档案的时效性和安全性。（三）归档要求1.归档的档案应分类存放，按照档案类别和编号顺序依次排列，便于查找和管理。2.档案盒或档案柜应标明档案类别、年度、保管期限等信息，确保档案存放有序。3.电子档案应按照与纸质档案相对应的分类和编号方式进行存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，防止数据丢失。4.归档过程中应做好记录，包括档案名称、编号、归档时间、归档人员等信息，以便日后查询和追溯。七、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗通风等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）保管期限1.公司档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年等。2.确定档案保管期限应根据档案的重要性、历史价值、业务需要等因素进行综合判断。对于涉及公司核心业务、重大决策、重要权益等方面的档案，应列为永久保管；对于一般性的业务档案，可根据实际情况确定相应的定期保管期限。（三）保管措施1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查、盘点，核对档案数量、内容等是否相符，发现问题及时处理。清查、盘点工作每年至少进行一次，并做好记录。3.对档案的借阅、查阅等情况进行详细登记，跟踪档案的流向和使用情况，确保档案的安全。4.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应确保门窗关闭、设备断电等。5.定期对档案进行数字化处理，将重要档案进行扫描备份，建立电子档案库，提高档案的利用效率和安全性。同时，对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息泄露。八、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司员工因个人权益维护等正当理由查阅本人人事档案。3.外部单位因法律法规规定或与公司签订的合作协议等需要查阅公司档案，但须经公司批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的申请，提供档案查阅服务。查阅时，利用者应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案安全。2.借阅：对于确需借阅档案的情况，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（三）利用审批1.公司内部各部门查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经部门负责人签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据档案利用的必要性和合规性进行审核，审核通过后报档案管理部门负责人审批。2.公司员工查阅本人人事档案，应填写个人档案查阅申请表，经所在部门负责人签字后，直接提交至档案管理部门。档案管理部门审核通过后，即可为员工提供查阅服务。3.外部单位查阅公司档案，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅档案范围等信息，并加盖单位公章。经公司相关部门负责人审核同意后，报公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门按照规定为外部单位提供查阅服务。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、利用档案名称及编号等信息。登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的法律法规和公司档案管理制度为依据，确保档案鉴定工作的合法性和规范性。2.从公司的历史发展、业务需求、法律责任等角度出发，全面、客观地评估档案的保存价值。3.遵循保密原则，在档案鉴定过程中，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案进行严格保密。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门业务骨干和档案管理人员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与公司其他类似档案进行比较，分析其在公司业务活动中的作用和重要程度，确定其保存价值。3.专家咨询法：对于一些专业性较强、难以判断保存价值的档案，可咨询相关领域的专家，听取专家意见后进行鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，明确拟销毁档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用