人事档案查借制度

PAGE人事档案查借制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的查借管理，确保人事档案的安全与完整，维护员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要查阅、借阅人事档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格保密原则：人事档案涉及员工的个人隐私和公司的重要信息，必须严格保密，防止信息泄露。2.规范操作原则：查借人事档案应按照规定的程序和要求进行，确保操作规范、准确。3.限时归还原则：借阅人事档案必须按时归还，不得逾期，以保证档案的正常使用和流转。二、人事档案的管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善人事档案查借制度，并组织实施。2.负责建立和维护人事档案管理系统，确保档案信息的准确、完整和安全。3.负责审核查借人事档案的申请，办理相关手续，并对查借情况进行记录和跟踪。4.负责对人事档案的查借情况进行定期检查和统计分析，及时发现问题并提出改进措施。（二）档案管理人员职责1.负责保管人事档案，确保档案的安全和完整。2.负责按照规定的程序和要求办理人事档案的查借手续，对查借情况进行详细记录。3.负责对归还的人事档案进行认真核对和检查，确保档案的完好无损。4.负责协助人力资源部门对人事档案的查借情况进行统计分析和总结。三、人事档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅本人人事档案的，可直接向档案管理人员提出申请，经人力资源部门负责人批准后，即可查阅。2.公司内部员工因工作需要查阅他人人事档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意，人力资源部门负责人批准后，方可查阅。3.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司人事档案的，需出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅时，必须有公司人力资源部门人员或档案管理人员在场陪同。（二）查阅程序1.查阅人填写《人事档案查阅申请表》，并提交相关证明材料。2.所在部门负责人或公司分管领导对查阅申请进行审批，签署意见。3.档案管理人员根据审批意见，为查阅人提供相应的人事档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅人事档案，不得擅自将档案带出指定场所，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将人事档案归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅限制1.涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的人事档案，未经员工本人同意或法律法规允许，不得查阅。2.查阅人事档案时，不得查阅与查阅目的无关的档案材料。3.查阅人事档案时，不得在档案上进行标记、批注或其他损坏档案的行为。四、人事档案的借阅（一）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅本人人事档案的，可直接向档案管理人员提出申请，经人力资源部门负责人批准后，即可借阅。2.公司内部员工因工作需要借阅他人人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意，人力资源部门负责人批准后，方可借阅。3.公司外部单位或个人因工作需要借阅公司人事档案的，需出具单位介绍信，注明借阅目的、借阅期限等，经公司分管领导批准后，方可借阅。借阅时，必须有公司人力资源部门人员或档案管理人员在场陪同。（二）借阅程序1.借阅人填写《人事档案借阅申请表》，并提交相关证明材料。2.所在部门负责人或公司分管领导对借阅申请进行审批，签署意见。3.档案管理人员根据审批意见，为借阅人办理借阅手续，填写《人事档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等，并要求借阅人签字确认。4.借阅人应按照规定的期限归还人事档案，如需延期归还，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。5.借阅人归还人事档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）借阅限制1.人事档案原则上不得外借，确因工作需要外借的，必须经公司分管领导批准，并严格按照规定的程序办理借阅手续。2.借阅人事档案必须在规定的期限内归还，逾期未还的，档案管理人员应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。3.借阅人事档案期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。五、人事档案查借的监督与检查（一）定期检查人力资源部门应定期对人事档案的查借情况进行检查，检查内容包括查借手续是否齐全、查借记录是否完整、档案是否按时归还等，并对检查结果进行记录和分析。（二）不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，不定期对人事档案的查借情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（三）违规处理1.对于违反本制度规定查阅、借阅人事档案的单位或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，将依法追究其法律责任。2.对于因保管不善造成人事档案损坏、丢失等情况的档案管理人员，公司将视