执纪档案管理制度

PAGE执纪档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的纪律作风建设，规范执纪工作流程，确保执纪工作的准确性、公正性和严肃性，特制定本执纪档案管理制度。本制度旨在通过建立健全的执纪档案体系，全面记录和管理公司/组织内部的执纪情况，为监督执纪、廉政教育、干部考核等工作提供有力支持，促进公司/组织健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工以及与公司/组织签订劳务合同的各类人员。（三）基本原则1.客观公正原则执纪档案的建立和管理应基于客观事实，如实记录员工的违纪行为及处理结果，确保档案内容真实、准确、完整。在执纪过程中，应严格按照规定的程序和标准进行操作，不受任何个人情感、利益关系等因素的影响，保证对所有员工一视同仁，公正对待。2.全面及时原则对员工的执纪情况进行全面记录，涵盖从违纪行为的发现、调查、处理到后续跟踪等各个环节。同时，要及时更新档案信息，确保档案内容与执纪工作的进展同步，不遗漏任何重要信息。对于新发生的违纪事件，应在规定时间内准确录入档案，以便及时掌握公司/组织内部的纪律状况。3.保密原则执纪档案涉及员工的个人隐私和公司/组织的内部管理信息，必须严格保密。档案管理人员应妥善保管档案资料，防止信息泄露。未经授权，任何人不得查阅、复制、传播档案内容。在执纪工作中，如需向相关人员了解情况或提供档案信息，应严格按照规定的程序进行，确保信息使用的合法性和安全性。4.教育与惩戒相结合原则执纪档案管理制度不仅是对违纪行为的记录和处理，更重要的是通过对档案的分析和利用，开展廉政教育和警示教育，引导员工自觉遵守纪律规定，预防违纪行为的发生。在执纪过程中，要注重对违纪员工的教育帮助，促使其认识错误、改正错误，同时对严重违纪行为给予严肃惩戒，维护公司/组织的纪律权威。二、执纪档案的内容与分类（一）档案内容1.基本信息包括员工姓名、性别、年龄、部门、职务、入职时间等个人基本情况。这些信息是执纪档案的基础，便于对员工进行准确识别和分类管理。2.违纪记录详细记录员工的违纪行为，包括违纪时间、地点、违纪事实描述、相关证据材料等。对于每一次违纪行为，都要确保记录清晰、准确，能够全面反映违纪事件的全貌。同时，要注明违纪行为违反的公司/组织规章制度或国家法律法规条款，为后续的处理和定性提供依据。3.处理结果记录对违纪员工作出的处理决定，如警告、记过、记大过、降职、撤职、解除劳动合同等。处理结果应明确处理方式、处理依据以及处理时间，并由相关审批人员签字确认。此外，还应记录违纪员工对处理结果的申诉情况及处理结果，确保处理结果的公正性和合法性。4.整改情况对于受到处理的员工，要记录其整改措施及整改效果。整改情况应包括员工针对违纪行为制定的具体整改计划、实施过程以及最终的整改评估结果。通过跟踪整改情况，督促违纪员工切实改正错误，同时也为评估执纪工作的成效提供参考。5.廉政教育记录记录员工参加廉政教育活动的情况，如培训课程、学习心得、廉政谈话记录等。廉政教育是预防违纪行为的重要手段，通过记录员工的廉政教育情况，能够了解员工对纪律规定的学习和掌握程度，以及廉政教育对员工思想和行为的影响，为进一步加强廉政教育工作提供依据。（二）档案分类1.个人档案以员工个人为单位建立档案，将上述各项内容按照时间顺序依次排列，形成每位员工独立的执纪档案。个人档案便于全面了解员工的纪律表现，为员工的绩效考核、晋升、奖惩等提供重要参考。2.部门档案按照公司/组织的部门划分，建立部门执纪档案。部门档案汇总本部门员工的违纪情况及处理结果，并对部门整体的纪律状况进行分析总结。通过部门档案，可以了解各部门在纪律作风建设方面的工作成效，发现存在的问题，为加强部门管理和纪律教育提供针对性的措施。3.综合档案综合档案是对公司/组织整体执纪情况的汇总和分析。它涵盖了所有员工的执纪档案信息，通过对综合档案的统计分析，可以掌握公司/组织内部违纪行为的类型、分布规律、发展趋势等，为制定纪律建设工作计划、完善规章制度、开展廉政风险防控等工作提供数据支持和决策依据。三、执纪档案的建立与收集（一）建立流程1.信息采集公司/组织内部各部门应指定专人负责收集本部门员工的纪律相关信息，并及时报送至执纪档案管理部门。信息采集内容包括但不限于员工日常工作表现、违规违纪线索、群众举报信息等。信息采集人员应确保所采集信息的真实性和准确性，对提供虚假信息的行为要承担相应责任。2.档案整理执纪档案管理部门收到各部门报送的信息后，对其进行分类整理。按照档案内容的分类要求，将相关信息录入电子档案系统，并建立纸质档案。在整理过程中，要对信息进行审核把关，确保档案内容完整、逻辑清晰、格式规范。对于不符合要求的信息，应及时反馈给信息采集部门进行补充或修正。3.档案编号为便于档案的管理和查询，对每一份执纪档案进行编号。编号应遵循唯一性原则，确保每个档案编号对应唯一的一份档案。编号可以采用数字编码的方式，按照一定的规则进行编排，如年份+部门代码+流水号等。通过编号，能够快速定位和查找所需的档案信息。4.档案存储将整理好的纸质档案和电子档案分别进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和借阅。电子档案应存储在安全可靠的服务器上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，要设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问电子档案系统。（二）收集渠道1.日常监督检查公司/组织内部的纪检监察部门、审计部门、人力资源部门等在日常工作中开展的监督检查活动，如考勤检查、财务审计、工作纪律巡查等发现的员工违纪问题，应及时收集相关证据和信息，并报送至执纪档案管理部门。2.群众举报鼓励公司/组织全体员工积极参与监督，对发现的违规违纪行为进行举报。设立专门的举报渠道，如举报电话、举报邮箱、举报信箱等，并向员工公开。对群众举报的信息，要及时进行登记、核实和处理，将相关情况纳入执纪档案管理。3.上级交办及其他渠道对于上级主管部门交办的涉及公司/组织员工的违纪问题，以及通过其他渠道获取的有关公司/组织员工纪律方面的信息，应按照规定程序进行收集和整理，纳入执纪档案管理。四、执纪档案的查阅与使用（一）查阅权限1.纪检监察部门纪检监察部门因工作需要，有权查阅公司/组织内任何员工的执纪档案。在查阅过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。查阅目的主要是为了开展纪律审查、案件调查、廉政风险防控等工作，为执纪决策提供依据。2.人力资源部门人力资源部门在进行员工绩效考核、晋升、奖惩、辞退等工作时，可查阅相关员工的执纪档案。查阅范围应限于与员工考核、任用相关的纪律情况，不得随意扩大查阅内容。人力资源部门应根据执纪档案记录，客观公正地评价员工的纪律表现，为人力资源管理决策提供参考。3.员工所在部门负责人员工所在部门负责人为了解本部门员工的纪律状况，加强部门管理，有权查阅本部门员工的执纪档案。查阅时应注意保护员工隐私，不得将档案信息用于非工作目的。部门负责人应根据档案记录，对员工进行针对性的教育和管理，促进部门整体纪律作风建设。（二）查阅程序1.申请查阅人需填写《执纪档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字确认。申请表应提交至执纪档案管理部门负责人进行审核。2.审核执纪档案管理部门负责人对查阅申请表进行审核，根据查阅人的身份和查阅权限，决定是否批准查阅申请。对于符合查阅权限和程序要求的申请，予以批准；对于不符合要求的申请，应向查阅人说明理由，并退回申请表。3.查阅经批准的查阅申请，查阅人可在执纪档案管理部门指定的地点进行查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅人按照规定程序进行查阅，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。查阅人如需摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并对摘录内容的真实性负责。4.登记查阅结束后，档案管理人员应对查阅情况进行登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、查阅用途等信息。登记记录应妥善保存，以备后续查询和审计。（三）档案使用1.仅限工作用途执纪档案的使用应严格限定在与公司/组织纪律管理、员工考核任用、廉政教育等相关的工作范围内，不得用于其他任何非工作目的。严禁将档案信息泄露给无关人员或用于损害员工权益的行为。2.分析研究公司/组织内部相关部门可根据工作需要，对执纪档案进行分析研究。通过对档案数据的统计分析，总结违纪行为的特点和规律，发现纪律建设中存在的薄弱环节，为制定针对性的纪律措施和管理制度提供参考依据。在分析研究过程中，应注意保护员工隐私，避免因分析研究而导致员工个人信息泄露。3.廉政教育素材执纪档案中的典型违纪案例可作为廉政教育的素材，用于开展警示教育活动。通过对真实案例的剖析，让员工深刻认识到违纪行为的危害性，增强纪律意识和廉洁自律意识。在使用违纪案例进行廉政教育时，应注意对案例进行适当编辑和整理，避免对当事人造成不必要的负面影响。五、执纪档案的更新与维护（一）定期更新1.时间要求执纪档案管理部门应定期对档案进行更新，原则上每半年进行一次全面梳理和更新。对于新发生的违纪行为及处理结果，应在事件处理完毕后的规定时间内及时录入档案，确保档案信息的及时性和准确性。2.更新内容定期更新的内容包括员工的基本信息变更、新的违纪记录、处理结果的执行情况、整改情况的跟踪反馈等。在更新过程中，要对档案中的各项信息进行核对和补充，确保档案内容完整、准确反映员工的纪律状况。（二）动态维护1.实时记录在日常工作中，如发现员工有新的纪律相关情况，应实时进行记录，并及时纳入执纪档案。对于正在处理的违纪事件，要跟踪记录处理过程中的各个环节，直至事件处理完毕，将最终处理结果完整录入档案。2.信息变更当员工的基本信息发生变更时，如部门调动、职务晋升、离职等，相关部门应及时通知执纪档案管理部门进行信息更新。档案管理人员要对变更信息进行核实，并在档案中进行相应修改，确保档案信息与员工实际情况一致。3.档案安全维护加强对执纪档案的安全维护工作，确保档案的实体安全和信息安全。定期检查档案存储设备的运行状况，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。同时，要加强对电子档案系统的安全防护，防止数据被篡改、泄露或遭受网络攻击。六、执纪档案的保管与销毁（一）保管期限执纪档案的保管期限根据不同类型的档案内容确定。一般情况下，员工个人的执纪档案保管期限为自员工离职或退休后[X]年；部门档案和综合档案的保管期限为长期保存。对于涉及重大违纪案件或具有重要历史价值的档案，应适当延长保管期限。（二）保管要求1.档案库房管理设立专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好。档案库房应配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备，保证档案存储的质量和安全。2.档案整理存放对纸质档案进行分类整理，按照档案编号顺序依次存放于档案柜中。档案柜应标识清晰，便于查找。同时，要建立档案索引目录，方便快速检索档案信息。对于电子档案，可以采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行集中存储，并按照一定的分类规则进行数据组织和管理。3.档案盘点清查定期对执纪档案进行盘点清查，确保档案数量与档案目录一致，档案内容完整无缺。盘点清查工作应制定详细的计划和记录表格，由专人负责实施。对于发现的问题，要及时进行查找原因并采取相应的解决措施。（三）销毁程序1.鉴定审批执纪档案达到保管期限后，由执纪档案管理部门会同纪检监察部门、人力资源部门等相关部门对档案进行鉴定。鉴定内容包括档案的保存价值、是否涉及未了结的案件或其他需要继续保存的事项等。经鉴定确无保存价值的档案，填写《执纪档案销毁申请表》，报公司/组织主管领导审批。2.销毁实施经批准销毁的档案，由执纪档案管理部门指定专人负责销毁。销毁方式可根据档案的载体形式选择适宜的方法，如纸质档案采用粉碎、焚烧等方式销毁，电子档案采用数据擦除、格式化等方式销毁。销毁过程要进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。3.监销备案在档案销毁过程中，应安排专人进行监销，确保销毁工作彻底、规范。监销人员要对销毁过程进行全程监督，并在销毁记录上签字。销毁工作完成后