档案信息安全工作制度

PAGE档案信息安全工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案信息安全管理，确保档案信息的完整性、准确性、保密性和可用性，防止档案信息泄露、篡改、丢失等安全事故的发生，保障公司的合法权益和正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案信息收集、整理、存储、传输、利用、销毁等过程中的安全管理。（三）基本原则1.预防为主原则：采取有效的安全防护措施，预防档案信息安全事故的发生，做到防患于未然。2.综合治理原则：综合运用技术、管理、教育等手段，对档案信息安全进行全面管理和控制。3.谁主管谁负责原则：各部门负责人为本部门档案信息安全管理的第一责任人，负责本部门档案信息安全工作的组织、实施和监督。4.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法开展档案信息安全管理工作。二、档案信息安全管理职责（一）公司档案信息安全管理领导小组1.成立以公司总经理为组长，各部门负责人为成员的档案信息安全管理领导小组，负责全面领导公司档案信息安全管理工作。2.定期召开档案信息安全管理工作会议，研究解决档案信息安全管理工作中的重大问题。3.审批档案信息安全管理工作计划、制度、措施等，确保档案信息安全管理工作的有效开展。（二）公司办公室1.负责公司档案信息安全管理工作的组织、协调和指导。2.制定和完善公司档案信息安全管理制度、流程和标准。3.组织开展档案信息安全培训、教育和宣传工作。4.负责档案信息系统的建设、维护和管理，确保系统的安全稳定运行。5.定期对公司档案信息安全状况进行检查和评估，及时发现和整改安全隐患。6.负责档案信息的备份、存储和保管，确保档案信息的安全。7.配合有关部门对档案信息安全事故进行调查和处理。（三）各部门1.各部门负责人为本部门档案信息安全管理的第一责任人，负责本部门档案信息安全工作的组织、实施和监督。2.明确本部门档案信息安全管理人员，负责本部门档案信息的日常管理和安全维护工作。3.组织本部门员工学习档案信息安全管理制度和操作规程，提高员工的安全意识和操作技能。4.负责本部门档案信息的收集、整理、存储、传输、利用和销毁等工作，确保档案信息的安全。5.定期对本部门档案信息安全状况进行自查自纠，及时发现和整改安全隐患。6.配合公司办公室做好档案信息安全管理的相关工作。（四）员工个人1.严格遵守公司档案信息安全管理制度和操作规程，不得违规操作。2.妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人。3.不得擅自复制、传播、泄露公司档案信息。4.发现档案信息安全问题及时报告上级领导和公司办公室。三、档案信息安全管理流程（一）档案信息收集1.各部门在收集档案信息时，应明确信息的来源、内容、用途等，确保信息的真实性、准确性和完整性。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格按照相关法律法规和公司规定进行收集和管理。3.在收集电子档案信息时，应确保信息的格式规范、存储介质安全可靠，并进行必要的病毒查杀和数据校验。（二）档案信息整理1.各部门应按照公司档案分类标准对收集到的档案信息进行整理，确保信息的分类准确、编号规范、目录清晰。2.对档案信息进行数字化处理时，应确保数字化成果的质量和安全性，严格遵守数字化操作规程。3.在整理档案信息过程中，应注意保护档案信息的原始性和完整性，不得擅自修改、删除或损坏档案信息。（三）档案信息存储1.公司应建立专门的档案信息存储场所，配备必要的存储设备和安全设施，确保档案信息的安全存储。2.对纸质档案应进行分类存放，建立档案库房管理制度，定期对档案进行检查和维护，防止档案霉变、虫蛀、火灾等事故的发生。3.对电子档案应采用安全可靠的存储介质进行存储，并进行备份管理。备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的安全性和可用性。4.建立档案信息存储访问控制机制，对不同级别的档案信息设置不同的访问权限，防止未经授权访问档案信息。（四）档案信息传输1.在传输档案信息时，应采用安全可靠的传输方式，如加密传输、VPN等，确保信息传输过程中的安全性。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应进行加密处理后再进行传输。3.在传输电子档案信息时，应确保传输介质的安全可靠，并进行必要的病毒查杀和数据校验。4.建立档案信息传输日志记录制度，对传输的时间、内容、发送方、接收方等信息进行详细记录，以便于追溯和审计。（五）档案信息利用1.公司应建立档案信息利用审批制度，对档案信息的利用进行严格审批，确保利用行为的合法性和合规性。2.在利用档案信息时，应严格遵守档案信息的保密规定，不得擅自扩大利用范围或泄露档案信息。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应按照相关法律法规和公司规定进行利用和管理。4.建立档案信息利用登记制度，对利用档案信息的时间、内容、利用人等信息进行详细记录，以便于统计和分析。（六）档案信息销毁1.公司应建立档案信息销毁制度，对已失去保存价值的档案信息进行及时销毁。2.在销毁档案信息时，应严格按照规定的程序进行操作，确保销毁过程的安全和彻底。3.对纸质档案应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对电子档案应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并确保存储介质无法恢复数据。4.建立档案信息销毁记录制度，对销毁的时间、内容、销毁方式等信息进行详细记录，以便于审计和监督。四、档案信息安全技术措施（一）网络安全防护1.公司应建立防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等网络安全防护体系，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.定期对网络安全防护设备进行更新和升级，确保其性能和功能的有效性。3.对公司内部网络进行分段管理，设置不同的访问权限，防止内部网络安全事故的发生。（二）数据加密1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应采用加密技术进行加密处理，确保信息在存储和传输过程中的安全性。2.选择安全可靠的加密算法和密钥管理系统，定期更换加密密钥，防止密钥泄露。3.在进行数据加密时，应确保加密过程的准确性和完整性，避免出现加密错误或数据丢失等问题。（三）身份认证与授权管理1.公司应建立身份认证系统，对员工的身份进行严格认证，确保只有授权人员才能访问档案信息。2.采用多种身份认证方式，如用户名/密码、数字证书、指纹识别等，提高身份认证的安全性。3.根据员工的工作职责和权限，对档案信息的访问进行授权管理，确保员工只能访问其工作所需的档案信息。（四）数据备份与恢复1.公司应建立完善的数据备份制度，定期对档案信息进行备份，确保数据的安全性和可用性。2.备份数据应存储在不同的物理位置，并采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，防止单一存储介质出现故障导致数据丢失。3.定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的完整性和可恢复性。4.建立数据恢复预案，在发生数据丢失或损坏等事故时，能够及时进行数据恢复，确保公司业务的正常运行。（五）安全审计与监控1.公司应建立安全审计系统，对档案信息的访问、操作、传输等行为进行审计和监控，及时发现和处理安全问题。2.审计系统应具备实时监测、日志记录、数据分析等功能，能够对安全事件进行及时预警和追溯。3.定期对安全审计数据进行分析和总结，发现安全管理中的薄弱环节，及时采取措施进行改进。五、档案信息安全培训与教育（一）培训计划1.公司办公室应制定年度档案信息安全培训计划，明确培训的目标、内容、对象、方式和时间安排等。2.培训计划应根据公司档案信息安全管理的实际情况和员工的需求进行制定，确保培训内容具有针对性和实用性。（二）培训内容1.档案信息安全法律法规和公司制度，如《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国网络安全法》、公司档案信息安全管理制度等。2.档案信息安全基础知识，如网络安全、数据加密、身份认证、数据备份与恢复等。3.档案信息安全操作技能，如档案信息系统的操作、档案信息的收集整理、存储传输、利用销毁等。4.档案信息安全意识教育，如保密意识、安全意识、风险意识等。（三）培训方式1.内部培训：由公司办公室或邀请专业机构的专家对员工进行面对面的培训。2.在线培训：通过公司内部网络平台或专业的在线学习平台，为员工提供自主学习的机会。3.专题讲座：针对档案信息安全管理中的热点问题或重要事项，邀请专家进行专题讲座。4.案例分析：通过分析档案信息安全事故案例，提高员工的安全意识和应对能力。（四）培训考核1.公司办公室应建立档案信息安全培训考核制度，对员工的培训效果进行考核。2.考核方式可以采用考试、撰写心得体会、实际操作等多种形式，确保考核结果的真实性和客观性。3.对考核合格的员工颁发培训证书，并将考核结果纳入员工个人档案；对考核不合格的员工进行补考或重新培训，直至考核合格为止。六、档案信息安全应急处置（一）应急预案制定1.公司办公室应制定档案信息安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应流程、处置措施等。2.应急预案应根据公司档案信息安全管理的实际情况和可能发生的安全事故类型进行制定，确保应急预案的科学性和实用性。3.定期对应急预案进行修订和完善，确保应急预案的有效性和可操作性。（二）应急处置流程1.安全事件报告：员工发现档案信息安全问题后，应立即报告上级领导和公司办公室。2.应急响应启动：公司办公室接到报告后，应立即启动应急预案，组织相关人员进行应急处置。3.事件调查与评估：对安全事件进行调查和评估，确定事件的性质、影响范围和损失程度等。4.处置措施实施：根据事件调查与评估结果，采取相应的处置措施，如数据恢复、系统修复、信息封锁等，防止事件进一步扩大。5.事件报告与通报：及时向上级主管部门、相关政府部门报告安全事件，并向公司内部员工通报事件情况，做好信息公开和舆论引导工作。6.后期处置：对安全事件进行总结和分析，查找事件发生的原因和教训，提出改进措施和建议，完善档案信息安全管理体系。（三）应急演练1.公司办公室应定期组织档案信息安全应急演练，检验应急预案的可行性和有效性。2.应急演练可以采用桌面演练、实战演练等多种形式，模拟不同类型的安全事件，检验应急处置流程和措施的执行情况。3.对应急演练进行总结和评估，针对演练中发现的问题及时进行整改，提高公司的应急处置能力。七、档案信息安全监督与检查（一）监督检查机制1.公司办公室应建立档案信息安全监督检查机制，定期对公司各部门的档案信息安全管理工作进行监督检查。2.监督检查可以采用定期检查、不定期抽查、专项检查等多种形式，确保监督检查工作的全面性和有效性。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。（二）检查内容1.档案信息安全管理制度的执行情况，如档案信息收集、整理、存储、传输、利用、销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案信息安全技术措施的落实情况，如网络安全防护、数据加密、身份认证、数据备份与恢复等技术措施是否有效。3.档案信息安全培训与教育工作的开展情况，如员工是否掌握档案信息安全知识和技能。4.档案信息安全应急处置工作的准备情况，如应急预案是否完善、应急演练是否定期开展等。5.档案信息安全管理工作的记录和档案情况，如档案信息的收集、整理、存储、传输、利用、销毁等环节的记录是