工程档案存档调阅制度

PAGE工程档案存档调阅制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案的管理，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，便于工程档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有工程项目档案的存档与调阅管理，包括但不限于工程项目的前期文件、设计文件、施工过程文件、竣工验收文件等。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集工程建设过程中形成的各类文件，保证档案资料的完整性。3.系统性原则：按照工程建设的程序和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.安全性原则：采取有效措施确保工程档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、工程档案的归档范围（一）工程项目前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.项目规划许可证、土地使用证等相关证照。3.工程勘察、设计招投标文件及合同。（二）设计文件1.初步设计文件、施工图设计文件。2.设计变更通知、技术核定单等。（三）施工过程文件1.施工组织设计、施工方案。2.工程开工报告、施工进度计划。3.工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录。4.材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告。5.工程施工日志、监理日志。6.工程安全检查记录、安全事故报告及处理文件。（四）竣工验收文件1.工程竣工验收报告、竣工决算报告。2.工程质量保修书。3.工程竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图）。三、工程档案的归档要求（一）文件材料的收集1.各部门和项目负责人应按照档案归档范围的要求，及时收集、整理本部门和项目形成的文件材料，并移交至档案管理部门。2.对于外来文件，如上级主管部门的文件、与相关单位的往来函件等，应指定专人负责收集，并进行登记和整理。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应齐全完整、字迹清晰、签字盖章手续完备。2.文件材料应按照形成时间顺序或重要程度进行分类整理，同一类文件应集中存放，并编制目录。3.工程竣工图应与工程实际相符，图面整洁，线条清晰，签字盖章齐全。竣工图的编制应符合国家和行业相关标准的要求。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应采用A4纸张进行打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。2.对于幅面较大的图纸，应折叠成A4规格，并在折叠处加盖竣工图章。（四）文件材料的编目1.档案管理部门应对归档的文件材料进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案编号应按照一定的规则进行编制，确保档案编号的唯一性和系统性。四、工程档案的存档管理（一）存档流程1.项目完成后，项目负责人应及时对项目档案进行整理，并填写《工程档案移交清单》，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时通知项目负责人进行整改。3.审核通过后，档案管理部门对档案进行分类、编号、编目，并将档案存入档案库房。（二）档案库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案存放索引，便于查找。（三）档案保管期限1.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：工程项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、工程竣工验收报告、竣工决算报告等。3.长期保管的档案包括：工程勘察、设计文件、施工过程文件、工程质量保修书等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括：工程施工日志、监理日志等，保管期限为[X]年。（四）档案密级管理1.工程档案的密级分为绝密、机密和秘密三种。2.密级档案的确定应根据国家相关法律法规和公司的保密规定进行，确保档案信息的安全。3.密级档案应存放在专门的保密库房，并采取严格的保密措施，限制查阅范围。五、工程档案的调阅管理（一）调阅申请1.因工作需要查阅工程档案的，应填写《工程档案调阅申请表》，注明调阅档案的名称、编号、调阅目的、调阅时间等内容。2.《工程档案调阅申请表》应经申请部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）调阅审批1.档案管理部门对调阅申请进行审核，根据档案的密级和保管期限，确定是否同意调阅。2.对于密级较高的档案，调阅申请应经公司主管领导签字批准。3.档案管理部门应在收到调阅申请后的[X]个工作日内给予答复。如同意调阅，应开具《工程档案调阅通知单》，注明调阅档案的名称、编号、调阅时间、调阅地点等内容。（三）调阅登记1.调阅人员应凭《工程档案调阅通知单》到档案管理部门办理调阅登记手续，填写《工程档案调阅登记表》，注明调阅档案的名称、编号、调阅时间、调阅人员姓名等内容。2.调阅人员应在调阅登记表上签字确认，并遵守档案管理部门的相关规定。（四）调阅限制1.调阅人员只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.对于重要档案或密级档案，调阅人员如需复印或摘录，应经档案管理部门同意，并按照相关规定进行操作。3.调阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记或损坏。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（五）调阅归还1.调阅人员应在规定的调阅时间内归还档案，如因特殊情况需要延长调阅时间，应提前向档案管理部门申请。2.档案管理部门在收到归还的档案后，应进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究调阅人员的责任。3.调阅人员归还档案后，档案管理部门应在《工程档案调阅登记表》上注明归还时间，并将调阅申请、调阅通知单等相关资料整理归档。六、工程档案的信息化管理（一）档案数字化1.公司应逐步推进工程档案的数字化管理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.档案数字化应按照国家和行业相关标准的要求进行，确保电子档案的质量和安全性。3.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）信息化系统建设1.公司应建立工程档案信息化管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、归还等功能。2.信息化管理系统应具备权限管理、数据加密、日志记录等功能，确保档案信息的安全。3.档案管理部门应定期对信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（三）电子档案管理1.电子档案应按照与纸质档案相同的分类方法进行分类管理，并建立电子档案目录。2.电子档案应进行编号，编号应与纸质档案编号相对应，便于查找和核对。3.电子档案的存储应符合国家相关标准的要求，确保电子档案的长期保存。七、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对工程档案的存档与调阅管理情况进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.监督检查的内容包括档案的收集、整理、归档、保管、调阅等环节，以及档案管理部门的工作制度执行情况。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。（二）考核评价1.公司应建立工程档案管理工作考核评价机制，对各部门和项目负责人的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价的内容包括档案管理工作的完成情况、档案质量、档案利用效果等方面。3.考核评价结果应作为各部门和项目负责人绩效考核的重要依据之一。（三）责任追究1.对于违反本制度规定，导致工程档案损坏、丢失、泄密等情况的，