档案归档制度及流程图

PAGE档案归档制度及流程图一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则：归档的文件材料应齐全完整、真实准确，能够全面反映公司/组织的工作活动和历史面貌。3.分类科学原则：按照文件材料的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案的泄露和损坏。二、档案归档范围（一）行政管理类1.公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。2.公司/组织的会议文件，如会议通知、会议纪要、决议等。3.公司/组织的工作计划、总结、报告等。4.公司/组织的规章制度、办法、细则等。5.公司/组织的人事任免文件、员工档案等。6.公司/组织的行政事务文件，如公文处理、印章管理记录等。（二）业务管理类1.各类业务合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等。2.业务项目的立项、审批、执行、验收等文件材料。3.市场调研、分析报告，客户资料等。4.产品研发、生产、质量控制等方面的文件，如技术方案、工艺流程、检验报告等。（三）财务管理类1.财务预算、决算报告。2.会计凭证、账簿、报表等。3.财务审计报告、税务申报资料等。4.资金管理文件，如资金计划、资金使用审批等。（四）技术资料类1.公司/组织的技术研发成果，包括专利、著作权、商标等相关文件。2.技术图纸、设计方案、技术说明书等。3.技术改造项目的文件材料。（五）其他类1.公司/组织获得的荣誉证书、奖励文件等。2.与外部单位的往来信函、传真、电子邮件等。3.其他具有保存价值的文件材料。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件材料，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（二）文件材料的整理1.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类整理。2.同一类文件材料应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份文件材料应进行编号、编目，填写文件材料目录。（三）文件材料的装订1.纸张规格应统一，一般采用A4纸。2.装订应牢固、整齐，便于翻阅，不得压字、掉页。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。（四）文件材料的编目1.编目应准确、清晰，包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等。2.编制档案目录索引，便于查找和利用。四、档案归档流程（一）收集阶段1.各部门文件材料收集人员按照档案归档范围，定期收集本部门的文件材料。2.对收集的文件材料进行初步整理，剔除无关或重复的文件。（二）整理阶段1.将初步整理后的文件材料移交至档案管理部门。2.档案管理部门按照档案分类方案，对文件材料进行详细分类整理。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件材料目录。（三）装订阶段1.根据文件材料的数量和厚度选择合适的装订方式。2.进行文件材料的装订，确保装订牢固、整齐。（四）上架阶段1.将装订好的档案按照档案分类顺序上架存放。2.在档案架上标注档案类别、年度、保管期限等信息。（五）电子档案归档1.对电子文件材料进行分类整理，建立电子档案目录。2.将电子文件材料存储至档案管理系统或指定的存储介质中，并进行备份。3.对电子档案进行加密处理，确保其安全。五、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织的设立、变更、注销等重要文件。2.公司/组织的年度财务决算报告。3.公司/组织的重大合同、协议。4.公司/组织获得的国家级荣誉证书、奖励文件。（二）长期保管1.公司/组织的工作计划、总结、报告等。2.公司/组织的规章制度、办法、细则等。3.公司/组织的人事任免文件、员工档案等。4.公司/组织的业务项目文件材料，保管期限为项目结束后[X]年。（三）短期保管1.公司/组织的行政事务文件，保管期限为[X]年。2.公司/组织的一般性业务合同、协议，保管期限为合同履行完毕后[X]年。3.公司/组织的一般性财务文件，保管期限为[X]年。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司/组织档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人或档案管理部门负责人审批。3.审批通过后，查阅人员到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员按照申请表提供档案，并做好查阅记录。（三）利用规定1.查阅人员应在规定的查阅期限内归还档案，不得擅自转借、复印、拍照、涂改档案内容。2.如需复印档案内容，需经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复印费用。3.查阅人员应爱护档案，不得损坏、丢失档案。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任。2.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）安全管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.定期对档案库房进行检查，确保档案的安全存储。3.对电子档案应采取数据备份、病毒防护等措施，确保电子档案的安全。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行综合评估，提出存毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应指