电子文件档案保管制度

PAGE电子文件档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司电子文件档案的管理，确保电子文件档案的真实、完整、可用和安全，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作活动中形成的电子文件档案的管理。（三）定义1.电子文件：指公司在履行职能过程中形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2.电子档案：指具有保存价值的电子文件经系统整理，按照档案管理要求归档后形成的电子信息集合。（四）管理原则1.统一管理原则：公司电子文件档案实行集中统一管理，确保管理的规范性和一致性。2.全程管理原则：对电子文件从形成到永久保存或销毁的全过程进行管理，确保各个环节的有效衔接。3.前端控制原则：在电子文件形成阶段，采取有效措施，确保文件的质量，为后续的管理工作奠定基础。4.便于利用原则：电子文件档案的管理应便于检索、查询和利用，满足公司各项工作的需要。二、电子文件的形成与收集（一）电子文件的形成要求1.各部门应根据工作需要，按照公司规定的格式和要求生成电子文件。电子文件应内容真实、表述准确、格式规范、逻辑清晰。2.在电子文件形成过程中，应明确文件的责任者，确保文件的真实性和完整性。文件责任者应对文件的内容和质量负责。3.电子文件应采用通用、标准的格式进行存储，便于长期保存和利用。对于特殊格式的文件，应同时保存相关的转换软件或说明。（二）电子文件的收集1.各部门应指定专人负责电子文件的收集工作，确保电子文件的及时、完整收集。2.电子文件的收集范围应与纸质文件的收集范围一致，包括公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件。3.在收集电子文件时，应同时收集相关的元数据和背景信息，元数据应能够准确反映电子文件的内容、结构、背景和管理过程等信息。4.电子文件收集后，应及时进行整理和分类，确保文件的有序存放。三、电子文件的整理与归档（一）电子文件的整理1.电子文件的整理应按照文件的形成规律和内在联系进行分类，确保文件分类科学、合理。2.电子文件的整理应包括对文件的题名、日期、来源、格式等信息的核对和补充，确保文件信息的准确、完整。3.对于电子文件中的图像、音频、视频等非文本信息，应进行必要的标注和说明，以便于理解和利用。（二）电子文件的归档1.电子文件整理完成后，应及时进行归档。归档应按照公司档案管理的规定和要求进行，确保归档文件的质量。2.电子文件的归档应采用在线或离线存储的方式，确保文件的安全保存。对于重要的电子文件，应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和维护。3.在电子文件归档过程中，应建立相应的索引和目录，便于文件的检索和查询。索引和目录应包括文件的题名、日期、来源、存储位置等信息。四、电子档案的保管（一）保管环境要求1.电子档案的保管应选择安全可靠的存储环境，确保存储设备的稳定运行。存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。2.电子档案存储设备应定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。对于出现故障的设备，应及时进行维修或更换。3.电子档案存储环境的温度、湿度应保持在适宜的范围内，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度一般控制在40%60%之间。（二）保管期限与鉴定1.电子档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.公司应定期对电子档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门共同进行。3.对于保管期限已满或失去保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁电子档案应进行登记，并确保销毁过程的安全、彻底。（三）存储介质管理1.电子档案存储介质应进行标识，注明存储的档案内容、存储时间、保管期限等信息。2.存储介质应定期进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并异地保管。3.对于不再使用的存储介质，应进行格式化或销毁处理，确保存储介质上的信息无法恢复。五、电子文件档案的利用（一）利用权限与范围1.公司员工因工作需要，可以按照规定的权限查阅、借阅电子文件档案。查阅、借阅电子文件档案应填写申请表，经相关部门负责人批准后，方可进行。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅公司电子文件档案的，应按照公司规定的程序办理审批手续，并签订保密协议。3.电子文件档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密规定，确保文件的安全。（二）利用方式与流程1.公司员工查阅电子文件档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，并按照规定的操作流程进行操作。查阅过程中，不得对电子文件进行修改、删除等操作。2.公司员工借阅电子文件档案时，应按照规定的期限归还。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.外部单位或个人查阅、借阅公司电子文件档案时，档案管理部门应指定专人负责陪同，并对查阅、借阅过程进行监督。六、电子文件档案的安全与保密（一）安全管理1.公司应建立健全电子文件档案安全管理制度，加强对电子文件档案存储设备、网络系统等的安全管理。2.电子文件档案存储设备应设置必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法入侵。3.公司应定期对电子文件档案进行安全检查，及时发现和处理安全隐患。对于发生的安全事件，应及时进行报告和处理，并采取相应的措施进行恢复。（二）保密管理1.公司应加强对电子文件档案的保密管理，明确保密责任，确保文件的保密性。2.电子文件档案的密级应按照国家有关规定和公司实际情况确定，并严格按照密级进行管理。3.对于涉及国家秘密、公司商业秘密等敏感信息的电子文件档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息的安全。4.公司员工在利用电子文件档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容。对于违反保密规定的行为，应依法依规进行处理。七、监督与检查（一）监督机制1.公司应建立电子文件档案管理监督机制，定期对各部门电子文件档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应加强对电子文件档案管理工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。3.公司员工有权对电子文件档案管理工作中的违规行为进行举报，公司应及时进行调查和处理。（二）检查内容与方式1.电子文件档案管理工作的检查内容包括文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用、安全与保密等环节。2.检查方式可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查过程中，应查阅相关文件资料，实地查看存储设备、工作场所等，并与相