央企建立职工档案制度

PAGE央企建立职工档案制度一、总则（一）目的为加强央企职工档案管理，维护职工合法权益，促进企业人力资源的合理配置与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本央企所属各单位及全体在职职工。（三）基本原则1.真实性原则：职工档案内容应真实、准确、完整地反映职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.保密性原则：严格保密职工档案信息，防止档案信息泄露，确保职工个人隐私得到保护。3.完整性原则：全面收集、整理职工档案资料，保证档案内容涵盖职工职业生涯的各个方面。4.动态管理原则：根据职工工作变动、岗位调整、奖惩情况等及时更新档案信息，确保档案的时效性和准确性。二、职工档案内容（一）履历材料1.职工个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、参加工作时间、入党时间、入团时间等。2.职工履历表，详细记录职工从参加工作至今的工作经历，包括工作单位、职务、任职时间等。3.职工学历学位证书复印件、培训结业证书复印件等相关学历证明材料。（二）自传材料职工撰写的反映个人成长经历、思想演变过程等的自传材料。（三）考核材料1.年度考核登记表，记录职工年度工作表现、考核结果等情况。2.晋升、晋级考核材料，包括考核评价、民主测评、组织考察等相关材料。3.专项考核材料，如针对某项重要任务、项目的考核材料。（四）评定聘任材料1.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。2.职业资格证书复印件，如注册会计师、注册建造师等相关职业资格证书。（五）政审材料1.入党、入团政审材料，包括政治历史情况审查、现实表现审查等相关材料。2.出国（境）政审材料，如因私出国（境）、因公出国（境）等政审材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报等党员材料。2.入团志愿书、入团申请书等团员材料。（七）奖励材料1.各级政府、部门及企业颁发的奖励证书、表彰决定等奖励材料。2.奖励事迹材料，详细记录职工获奖原因、事迹等情况。（八）处分材料1.职工受到党纪、政纪处分的决定、通报等处分材料。2.处分申诉材料，职工对处分决定提出申诉的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整通知等工资相关材料。2.职工任免文件、岗位调整通知等任免相关材料。3.出国（境）审批表、护照复印件等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.职工个人总结、述职报告等反映职工个人工作情况的材料。2.职工参与的重要项目、课题研究成果材料。3.职工获得的专利、著作权等知识产权相关材料。三、职工档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责及时收集本部门职工产生的各类档案材料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.职工个人应主动配合档案管理部门，及时提交个人相关档案材料，确保档案内容的完整性。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案材料进行分类、排序、编目等整理工作。2.按照档案内容的重要程度、时间顺序等进行排列，确保档案材料的系统性和逻辑性。3.编制档案目录，清晰记录档案材料的类别、名称、日期、页码等信息，便于查阅和管理。四、职工档案的保管（一）保管机构设立专门的职工档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全存放。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，不同类别档案之间应保持适当间隔，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查、清点，确保档案无损坏、丢失等情况。如发现档案损坏或丢失，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、职工档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅职工档案的，须填写《职工档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并限定查阅范围和时间。3.查阅人员应严格遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损等。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅职工档案的（如外单位因公调阅等），须填写《职工档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，并经所在单位主管领导批准。2.借阅单位应出具正式介绍信，档案管理部门对借阅申请和介绍信进行审核，审核通过后，办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。如因特殊情况需要延期归还的，须提前办理续借手续。六、职工档案的转递（一）转递原因1.职工工作调动，需将档案转至新的工作单位。2.职工离职、退休、死亡等，需按照规定转递档案。（二）转递程序1.档案管理部门收到职工转递档案的通知后，对档案进行认真核对，确保档案内容完整、准确。2.在档案袋上密封并加盖档案管理部门印章，填写档案转递通知单，注明档案转递原因、转递单位、档案内容等信息。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在档案转递通知单回执上签字确认。七、职工档案信息化管理（一）建立电子档案系统利用现代信息技术，建立职工电子档案系统，将职工档案内容进行数字化存储，实现档案信息的快速检索、查询和管理。（二）数据录入与维护1.安排专人负责电子档案数据的录入工作，确保录入数据准确、完整。2.定期对电子档案数据进行维护和更新，及时将新产生的档案材料录入系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）信息安全管理1.加强电子档案系统的安全防护，设置严格的用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对电子档案数据进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。八、职工档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对职工档案进行鉴定，根据国家有关规定和企业实际情况，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、人力资源部门负责人、纪检监察部门负责人等组成，对超过保管期限的档案进行鉴定。3.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，提出档案的存毁意见。（二）销毁1.对经鉴定需要销毁的档案，编制《职工档案销毁清册》，详细记录档案的类别、名称、日期、保管期限等信息。2.经企业主管领导批准后，按照规定的程序进行