机关人事档案借阅制度

PAGE机关人事档案借阅制度一、总则（一）目的为规范机关人事档案的借阅行为，确保人事档案的安全与完整，充分发挥人事档案在机关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关全体工作人员以及因工作需要借阅人事档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格审批原则：借阅人事档案必须经过严格的审批流程，确保借阅目的正当、合理。2.安全保密原则：借阅过程中要采取有效措施确保档案安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。3.限期归还原则：借阅者应在规定期限内归还档案，不得擅自延长借阅时间。二、借阅申请（一）内部人员借阅1.本机关工作人员因工作需要借阅人事档案，应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借阅申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。3.申请表经部门负责人审核通过后，提交至人事档案管理部门。人事档案管理部门负责人对申请进行再次审核，重点审核借阅目的是否符合档案使用范围、借阅期限是否合理等。审核通过后，在申请表上签署同意借阅意见，并安排专人负责办理借阅手续。（二）外部单位或个人借阅1.外部单位或个人因工作需要借阅本机关人事档案，需提前向本机关发出正式的借阅函，说明借阅单位名称、借阅人姓名及联系方式、借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。2.本机关收到借阅函后，由人事档案管理部门对借阅函进行初审，判断借阅申请是否符合法律法规及相关规定，是否属于可借阅范围。初审通过后，将借阅函及相关信息提交至机关分管领导审批。3.机关分管领导根据实际情况进行审批，如同意借阅，在借阅函上签署审批意见，并将借阅函返回人事档案管理部门。人事档案管理部门根据领导审批意见，通知借阅单位或个人办理具体借阅手续。三、借阅审批（一）审批流程1.人事档案管理部门收到借阅申请后，应及时进行整理和登记。登记内容包括借阅申请人姓名、所在部门、申请日期、借阅目的、借阅内容、预计归还日期等。2.对借阅申请进行审批，审批人应根据借阅目的、档案内容的敏感性以及借阅期限等因素进行综合判断，决定是否批准借阅申请。3.对于涉及重要人事信息、机密档案或敏感岗位人员档案的借阅申请，应报机关主要领导审批。（二）审批标准1.借阅目的必须与工作相关，具有明确的工作用途，如干部选拔任用、考核评价、人事调动等。2.借阅期限应根据实际工作需要合理确定，一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向人事档案管理部门提出申请，并经审批同意。3.借阅内容应严格限定在审批通过的范围内，不得擅自扩大借阅范围或查阅无关内容。四、借阅手续办理（一）借阅登记1.经审批同意借阅的，人事档案管理部门应与借阅人办理借阅登记手续。借阅登记应详细记录借阅人姓名、所在单位（部门）、借阅日期、预计归还日期、借阅档案名称及数量等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认，明确借阅责任。（二）档案交接1.借阅登记手续办理完毕后，人事档案管理部门应按照借阅申请内容，将档案提供给借阅人。档案交接时，双方应认真核对档案数量、名称、完整性等信息，并在档案交接清单上签字确认。2.档案交接清单应一式两份，一份由人事档案管理部门留存，一份由借阅人保存，作为档案归还时核对的依据。（三）借阅凭证发放1.人事档案管理部门为借阅人发放《人事档案借阅凭证》，借阅凭证应注明借阅人姓名、所在单位（部门）、借阅档案名称及数量、借阅期限等信息。2.借阅人应妥善保管借阅凭证，在档案归还时凭借阅凭证办理归还手续。五、借阅要求（一）借阅人责任1.借阅人必须严格遵守本制度及相关法律法规，对所借阅的人事档案负有安全保密责任。2.不得擅自将档案转借他人，不得在非规定场所查阅档案，不得对档案进行涂改、圈划、抽取、撤换、损坏等行为。3.借阅人应按照审批通过的借阅目的和范围使用档案，不得利用档案谋取私利或从事其他违法违规活动。（二）查阅场所1.原则上应在人事档案管理部门指定的查阅场所进行查阅。如因特殊情况需要在其他场所查阅，应提前向人事档案管理部门提出申请，并经批准。2.在非指定场所查阅档案时，人事档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。（三）查阅方式1.借阅人应在规定的查阅时间内查阅档案，不得擅自延长查阅时间。查阅过程中应保持安静，不得影响其他人员正常工作。2.如需复印档案材料，应经人事档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。复印的档案材料应与原件一致，复印件应加盖人事档案管理部门印章，并注明用途。六、借阅期限（一）一般规定1.借阅人事档案的期限一般不得超过[X]个工作日。如遇特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前[X]个工作日向人事档案管理部门提出申请，并说明延长理由。2.人事档案管理部门应根据实际情况进行审核，如同意延长，应在借阅登记册及借阅凭证上注明延长后的归还日期。（二）特殊情况处理1.对于涉及重大人事决策、紧急工作任务等特殊情况，需要较长时间查阅档案的，经机关主要领导批准后，可适当延长借阅期限，但最长不得超过[X]个工作日。2.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如因特殊原因无法按时归还，应提前向人事档案管理部门说明情况，并办理续借手续。续借手续办理程序与借阅申请相同。七、档案归还（一）归还时间借阅人应在规定的借阅期限届满前归还档案。如遇节假日或特殊情况，应提前与人事档案管理部门沟通，确定归还时间。（二）归还手续1.借阅人归还档案时应填写《人事档案归还登记表》，详细记录归还日期、档案名称及数量、档案完整性等信息。2.人事档案管理部门应认真核对归还档案的数量、名称、完整性等信息，与档案交接清单及借阅凭证进行比对。如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.核对无误后，人事档案管理部门在《人事档案归还登记表》上签字确认，办理档案归还手续，并将借阅凭证收回存档。八、监督与检查（一）定期检查1.人事档案管理部门应定期对借阅档案的情况进行检查，检查内容包括借阅登记、档案交接、借阅期限执行、档案归还等情况。2.定期检查应形成检查记录，对发现的问题及时进行整改，并将检查结果向机关领导汇报。（二）不定期抽查1.机关纪检监察部门或其他相关部门应不定期对人事档案借阅情况进行抽查，重点检查借阅审批程序是否规范、借阅人是否遵守借阅规定、档案安全保密措施是否落实等。2.对于抽查中发现的违规行为，应及时进行调查处理，并按照有关规定追究相关人员的责任。九、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自借阅人事档案。2.擅自扩大借阅范围或查阅无关内容。3.擅自将档案转借他人。4.在非规定场所查阅档案。5.对档案进行涂改、圈划、抽取、撤换、损坏等行为。6.未按时归还档案或未办理续借手续。7.利用档案谋取私利或从事其他违法违规活动。（二）责任追究方式1.对于违反本制度的内部人员，视情节轻重给予批评教育、警告处分、记过处分、降职降薪、辞退等处理。