窗口档案管理制度

PAGE窗口档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司窗口档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有对外服务窗口涉及的各类档案管理工作，包括但不限于业务办理记录、客户资料、政策文件、培训资料等相关档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对窗口档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映窗口业务办理过程和实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理窗口工作中形成的各类档案，保证档案资料的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善窗口档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.指导、监督各窗口单位的档案收集、整理、归档工作，确保档案质量。3.集中保管窗口各类档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.负责档案的查阅、借阅、复印等服务工作，按照规定办理相关手续。6.组织开展档案管理培训，提高档案管理人员和窗口工作人员的档案管理意识和业务水平。（二）窗口单位职责1.明确本窗口档案管理工作的责任人，负责组织本窗口档案的收集、整理、初步审核等工作，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理要求，规范业务办理流程，确保档案资料的真实、完整、准确，在业务办理过程中同步形成相应的档案记录。3.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.对涉及本窗口的档案查询申请进行初审，按照规定程序报送档案管理部门审批，并配合做好相关查询工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度和操作规程。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的数字化录入工作，保证电子档案与纸质档案内容一致，提高档案查询利用效率。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。5.及时解答档案查阅、借阅等过程中的相关问题，为利用者提供优质服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业务办理类档案包括各类业务申请表单、受理回执、审批文件、办理结果通知等。2.客户资料类档案涵盖客户基本信息登记表、身份证明文件、授权委托书、业务往来信函等。3.政策文件类档案收集国家、地方及行业相关政策法规文件，以及公司内部制定的涉及窗口业务的政策、制度、规定等。4.培训资料类档案有关窗口业务培训的教材、课件、培训记录、考核成绩等。5.其他相关档案如窗口工作中形成的会议纪要、调研报告、统计报表、宣传资料等。（二）收集要求1.各窗口单位应在业务办理完成后及时收集相关档案资料，确保档案的及时性和完整性。2.档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式和命名规则进行收集，并确保其真实性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、内容、时间等因素进行分类，一般可分为业务类别、年度等类别。例如，业务类别可分为工商登记、税务申报、社保办理等；年度则按照自然年度划分。2.编号为每一份档案或档案盒编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号可采用数字编码、字母与数字组合等方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。档案目录应定期更新，确保与实际档案情况一致。4.装订对纸张较多、较薄或零散的档案资料进行装订，使其整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应注意保持档案资料的原貌，不得随意裁剪或损坏。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各窗口单位整理好的档案资料，经本窗口档案责任人初审后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案后，进行再次审核，对不符合要求的档案退回窗口单位补充完善。3.审核通过的档案按照分类编号规则进行归档，放入专门的档案柜或档案库房，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限1.永久保管涉及公司核心业务、重要权益、具有长期历史价值或法律法规规定需永久保存的档案。如公司设立、变更、注销等重要文件，重大业务合同，涉及公司机密的档案等。2.定期保管根据档案的重要程度和使用频率，确定不同的定期保管期限，一般分为3年、5年、10年等。例如，一般性业务办理记录保管期限为3年；客户资料中涉及重要业务往来的保管期限为5年；政策文件类档案保管期限根据其时效性和重要性确定，一般为510年。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案存放环境适宜。2.档案应分类存放，排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、霉变、丢失等情况，应及时采取补救措施，并记录相关情况。4.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，异地存放，以防止数据丢失。同时，要建立电子档案的安全管理制度，设置访问权限，防止电子档案被篡改或泄露。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案供查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。3.涉及公司机密、客户隐私等敏感档案的查阅，应严格按照公司保密制度执行，经公司保密管理部门审批后方可查阅。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还日期等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换页张，确保档案的安全和完整。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务专家等组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，提出档案的存毁意见。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》。（二）销毁程序1.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可实施销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，一般采用焚烧或粉碎等方式；对于电子档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量、销毁方式等信息，记录由档案管理部门专人负责保存。4.涉及公司机密、客户隐私等敏感档案的销毁，应严格按照公司保密制度执行，确保销毁过程安全、保密。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司业务发展提供有力的信息支持。（二）档案数字化1.对纸质档案进行全面数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为通用的PDF格式。2.建立电子档案数据库，将数字化后的档案信息录入数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致，并按照档案分类编号规则进行分类存储和管理。3.对电子档案进行元数据著录，详细记录档案的题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于检索和利用。（三）信息化系统功能1.档案检索功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。2.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，记录借阅情况，提醒借阅人按时归还档案。3.权限管理功能根据用户的工作职责和权限，设置不同的系统访问权限，确保档案信息的安全。只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案信息。4.统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数