政府档案安全管理制度

PAGE政府档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强政府档案安全管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在行政管理、社会服务和历史研究等方面的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构以及所属事业单位的档案安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则将档案安全放在首位，采取有效措施预防和应对各类安全风险，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则强化安全意识，建立健全安全管理制度和防范机制，加强日常检查和隐患排查，及时发现和消除安全隐患。3.依法管理原则严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案安全管理工作，确保管理行为合法合规。4.科学管理原则运用先进的技术手段和管理方法，提高档案安全管理的科学性、规范性和有效性。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策，制定本部门档案安全管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案的质量和安全。3.定期对档案安全状况进行检查，发现问题及时整改，并向上级主管部门报告。4.组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高档案管理人员的安全意识和业务水平。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时采取措施减少损失，并配合有关部门进行调查处理。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责，确保档案管理工作安全有序进行。2.负责档案的日常管理，做好档案的收集、整理、编目、上架等工作，保证档案的完整和准确。3.加强对档案库房的管理，定期检查档案保管状况，做好温湿度记录和调控工作，确保档案存储环境符合要求。4.严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记和跟踪管理，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极参加档案安全培训和学习，不断提高自身安全意识和业务能力，掌握必要的应急处置技能。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案及时、准确地集中到档案管理部门。2.在档案形成过程中，各部门应严格按照档案管理要求进行规范操作，保证档案的原始性和真实性。3.配合档案管理部门做好档案安全管理工作，在涉及档案安全的事项上给予支持和协助。三、档案实体安全管理（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择在安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地点建设。2.库房应具备完善的基础设施，如消防设施、温湿度调控设备、防盗报警装置、防虫防鼠设施等，并定期进行维护和检查，确保其正常运行。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持合理的间距，避免相互干扰。4.档案存放应遵循分类存放、便于查找的原则，按照档案的门类、年度、保管期限等进行有序排列，并建立相应的索引和标识。（二）档案整理与装订1.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.档案装订应牢固、整齐，采用符合档案保护要求的装订材料，避免使用金属物装订，防止对档案造成损害。（三）档案保管与保护1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。3.采取有效的保护措施，防止档案受到自然灾害、人为破坏、有害生物等因素的影响。如对重要档案进行备份，配备防火、防潮、防虫、防盗等设备，对库房进行定期消毒等。4.对电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，确保电子档案的安全。同时，要建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的查阅和使用。四、档案信息安全管理（一）档案信息系统安全1.建立健全档案信息系统安全管理制度，明确系统管理员、安全审计员等人员的职责，确保系统安全运行。2.档案信息系统应具备完善的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，并定期进行更新和维护。3.对档案信息系统的访问进行严格的权限管理，根据用户的工作需要授予相应的访问权限，防止未经授权的访问和数据泄露。4.定期对档案信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。（二）档案数据备份与恢复1.建立档案数据备份制度，定期对重要档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证档案工作的正常开展。3.对备份数据要进行严格的管理，建立备份数据目录，记录备份数据的时间、内容、存储介质等信息，并定期进行检查和清理。（三）档案信息保密管理1.加强对档案信息保密工作的宣传教育，提高档案管理人员的保密意识，签订保密承诺书。2.严格控制档案信息的查阅和使用范围，按照规定程序进行审批，确保档案信息不被泄露给无关人员。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，要采取特殊的保密措施，如加密存储、专人管理等。4.在档案信息传输过程中，要采用加密技术，确保信息传输的安全性。五、档案查阅与借阅管理（一）查阅制度1.建立档案查阅登记制度，详细记录查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案应在指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。3.对涉及重要机密的档案，应实行专人查阅、限时查阅等特殊管理措施，严格控制查阅范围和时间。（二）借阅制度1.档案借阅应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，明确借阅期限、归还时间等要求。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。3.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员要认真核对档案的完整性和准确性。六、档案安全监督检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全状况进行全面检查，检查内容包括档案实体安全、信息系统安全、查阅借阅管理等方面。2.制定详细的检查计划，明确检查的时间、范围、内容和方法，确保检查工作有序进行。3.对检查中发现的问题要及时记录，并下达整改通知书，明确整改要求和期限，督促相关部门和人员进行整改。（二）专项检查1.根据档案安全管理工作的需要，适时开展专项检查，如对重要档案的保管情况、档案信息系统的安全防护等进行专项检查。2.专项检查应制定专门的检查方案，组织专业人员进行检查，确保检查工作的专业性和准确性。3.对专项检查中发现的重大安全隐患，要及时向上级主管部门报告，并采取有效措施进行整改，消除安全隐患。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，要进行分类整理，分析原因，制定相应的整改措施。2.整改完成后，要对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。3.将检查结果和整改情况进行通报，对在档案安全管理工作中表现突出的部门和个人进行表彰，对存在问题的部门和个人进行批评教育，并追究相关责任。七、档案安全事故应急处置（一）应急处置预案制定1.制定档案安全事故应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置流程、保障措施等内容。2.应急处置预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。3.组织档案管理人员学习应急处置预案，进行应急演练，提高应急处置能力。（二）事故报告与处置1.发生档案安全事故后，应立即启动应急处置预案，并及时向上级主管部门报告。报告内容应包括事故发生的时间、地点、原因、影响范围、损失情况等。2.迅速采取措施进行现场处置，保护事故现场，抢救档案资料，防止事故扩大。3.配合有关部