档案安全制度健全落实

PAGE档案安全制度健全落实一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案安全管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，维护公司/组织的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门和人员，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.科学规范原则：运用科学的方法和规范的流程进行档案管理，提高管理效率和质量。4.分级负责原则：明确各级部门和人员在档案安全管理中的职责，实行分级负责、层层落实。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案安全管理制度，并组织实施。2.对公司/组织各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作符合制度要求。3.负责档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。4.建立健全档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化和科学化。5.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高全体员工的档案安全意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和保管工作，确保档案的真实、完整和准确。2.按照公司/组织档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门集中保管。3.严格遵守档案利用制度，按照规定的程序和权限利用档案，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，确保档案存放环境安全，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。4.按照规定的程序和权限为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和统计工作。5.参与档案的鉴定和销毁工作，负责编制档案销毁清册。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.收集的文件材料应齐全、完整、真实，符合档案形成规律和特点。对于重要文件材料，应同时收集其相关的背景资料和配套文件。3.电子文件的收集应确保其格式规范、元数据完整，并按照规定进行存储和备份。声像资料应注明拍摄或录制的时间、地点、人物、内容等信息。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类方案对收集的档案进行整理，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.档案整理应包括分类、编号、编目、装订等环节。分类应科学合理，便于检索和管理；编号应连续、唯一，确保档案的系统性；编目应准确、清晰，反映档案的基本内容；装订应整齐、牢固，保护档案的完整性。3.电子档案的整理应按照电子文件管理相关标准进行，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的有序存储和快速检索。四、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家相关标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应安装必要的安全设施，如消防设备、监控设备、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合规定要求。根据档案保管需要，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和管理。2.纸质档案应采用符合质量要求的档案盒或档案袋进行装订和存放，严禁使用易褪色、易破损的材料。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等，确保其安全。（三）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的存放状况、安全设施运行情况、温湿度记录等。2.检查应形成记录，发现问题及时采取措施进行整改。对于存在安全隐患的档案，应及时进行处理，确保档案的安全。3.每年应对档案进行全面盘点，核对档案的数量、种类、保管期限等信息，确保账实相符。五、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的真实性、完整性和保密性不受损害。2.严格按照规定的程序和权限办理档案利用手续，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。（二）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要可以查阅、借阅档案。查阅、借阅档案应填写申请表，注明利用目的、范围和期限等，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理利用手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案的，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可办理利用手续。查阅、借阅档案应在档案管理部门指定地点进行，不得擅自将档案带出。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用目的、利用时间、档案名称和数量等。2.利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。（四）档案复制1.因工作需要复制档案的，应经档案管理部门负责人批准。复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件一致。2.复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期和出处。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本公司/组织实际情况，对档案的保存价值进行评估。（二）鉴定组织1.公司/组织应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定程序1.档案管理部门应定期对到期档案进行清理，初步确定需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组根据档案鉴定方案，对需要鉴定的档案进行逐卷审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。3.对确定为无保存价值的档案，档案鉴定工作小组应编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经公司/组织主管领导批准。（四）档案销毁1.档案销毁应按照档案销毁清册进行，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应采用数据擦除、物理损坏等方式销毁。2.档案销毁过程应进行现场监督，由档案管理部门人员、相关业务部门人员和监销人员共同参与，确保销毁工作的真实性和彻底性。监销人员应对销毁情况进行记录，并在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.公司/组织应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.档案信息化建设规划应与公司/组织整体信息化建设规划相衔接，充分利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和质量。（二）系统建设与应用1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、备份等功能，确保档案信息的安全、准确和便捷利用。2.加强档案管理信息系统的安全防护，采取身份认证、数据加密、访问控制、防火墙等技术手段，防止档案信息泄露和被非法篡改。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和兼容性，满足档案管理工作的不断发展需要。（三）电子档案管理1.按照电子文件管理相关标准，加强电子档案的收集、整理、存储和利用工作。电子档案应进行规范化整理，确保元数据完整、准确。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份数据异地存放，防止因自然灾害、系统故障等原因导致电子档案丢失。3.加强对电子档案利用过程的管理，严格控制电子档案的访问权限，确保电子档案的安全使用。八、档案安全监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立档案安全监督机制，明确监督部门和人员的职责，定期对档案安全管理工作进行监督检查。2.档案管理部门应定期向公司/组织主管领导汇报档案安全管理工作情况，及时发现和解决存在的问题。（二）检查内容1.档案安全管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的操作是否符合制度要求。2.档案保管场所的安全状况，如消防设施、监控设备、防盗报警装置等是否正常运行，温湿度是否符合要求。3.档案存储情况，包括档案的存放是否有序、装具是否完好、备份数据是否安全等。4.档案利用情况，包括利用手续是否齐全、利用登记是否规范、档案复制是否符合规定等。5.档案信息化管理情况，包括档案管理信息系统的安全防护、电子档案管理等是否符合要求。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门应每月对档案安全管理工作进行自查，每季度组织一次全面检查。2.不定期抽查：公司/组织监督部门应不定期对档案安全管理工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对档案安全管理中的重点问题或薄弱环节，适时开展专项检查，确保档案安全管理工作落到实处。（四）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。责任部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真进行整改。2.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和人员，应进行严肃批评教育，并追究相关责任。九、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.公司/组织应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.档案安全应急预案应根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故或突发事件时，应立即启动档案安全应急预案，迅速采取措施进行处置，最大限度地减少损失。2.对于火灾、水灾等灾害事故，应及时组织人员疏散档案，采取灭火、排水等措施，保护档案安全。对于档案被盗、被抢等事件，应立即报警，并配合公安机关进行调查处理。3.对受到损坏的档案，应及时进行抢救和修复，尽可能恢复档案的原貌。同时，对事故或事件的原因进行调查分析，总结经验教训，提出改进措