门球协会档案管理制度

PAGE门球协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强门球协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于门球协会机关及所属各部门、分支机构、会员单位等在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。门球协会档案工作实行集中统一领导，由协会办公室负责档案的综合管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实性原则。档案应如实反映门球协会各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则。全面收集和整理门球协会在各个方面形成的档案，保证档案的完整性，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则。对涉及协会机密、会员隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以协会会长为组长，副会长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审定档案管理工作规划和制度，协调解决档案管理工作中的重大问题，监督检查档案管理工作的执行情况。（二）协会办公室作为档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。5.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报档案管理领导小组批准后组织实施。6.负责档案信息的开发利用，为协会各项工作提供档案资料支持，积极开展档案编研工作，编写大事记、组织沿革、专题资料等。（三）各部门档案管理人员各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向协会办公室移交。其职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本部门档案进行分类整理、编目，做到条理清晰、便于查找。3.妥善保管本部门档案，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.及时将整理好的档案移交协会办公室，并办理交接手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.协会各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。2.协会工作计划、总结、报告、统计报表等。3.协会组织的各类门球赛事活动文件，如赛事规程、报名资料（含运动员、裁判员、工作人员信息）、比赛成绩、获奖名单、赛事总结等。4.协会会员管理文件，包括会员入会申请表、会员证、会员变更记录、会员奖惩情况等。5.协会与上级主管部门、其他相关单位的往来文件，如请示、报告、批复、函件等。6.协会财务文件，包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。7.协会固定资产管理文件，如资产登记台账、购置合同、维修记录等。8.协会开展的各类培训、交流活动文件，如培训计划、教材、学员名单、交流活动纪要等。9.协会的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的相关资料。10.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的各类档案，确保档案收集的及时性和完整性。2.对于重要活动、重要文件，应在活动结束或文件形成后及时收集，避免遗漏。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。可分为综合类、组织建设类、赛事活动类、会员管理类、财务类、固定资产类、培训交流类等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号或分类流水号的方式，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。同时，根据档案的内容和重要性，编写档案摘要，以便快速了解档案的主要内容。4.装订对纸质档案进行装订时，应注意保持档案的整齐、牢固，不得损坏档案内容。装订顺序一般为封面、目录、正文、封底。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，建立电子档案的索引目录，便于快速检索。3.实物档案应妥善保管，可设立专门的陈列室或专柜进行展示和存放，并建立实物档案登记台账，记录实物的名称、来源、日期、保管情况等信息。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映协会主要职能活动和历史面貌的，对协会工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对协会工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。每年至少进行一次全面检查，并做好检查记录。如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理。五、档案的利用（一）利用范围1.协会内部各部门因工作需要查阅档案。2.会员因了解协会历史、活动情况等需要查阅相关档案。3.上级主管部门、相关单位因工作联系需要查阅协会档案。4.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅协会档案。（二）利用手续1.协会内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到协会办公室办理查阅手续。2.会员查阅档案，需凭会员证到协会办公室提出申请，填写《档案查阅申请表》，经协会办公室审核同意后，方可查阅。3.上级主管部门、相关单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅内容、目的等，经协会办公室负责人批准后，办理查阅手续。4.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应按照相关法律程序办理查阅手续，协会办公室应积极配合，提供必要的档案资料。（三）利用方式1.查阅档案一般应在协会办公室指定的场所进行，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印、摘录的档案资料应妥善保管，不得擅自传播。3.对于涉及协会机密、会员隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，未经批准，不得向无关人员透露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定。成立档案鉴定小组，由协会办公室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应逐卷（件）进行审查，确保销毁档案不涉及协会机密、会员隐私等重要信息。（二）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经协会办公室负责人审核、档案管理领导小组批准后，方可组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立门球协会档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，去除图像中的杂质、污点等，提高图像质量。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、内容摘要等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，对档案的查阅、修改、删除等操作进行严格控制，确保档案信息的安全。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.备份与恢复功能：定期对电子档案数据库进行备份，确保数据的安全性。同时，具备数据恢复功能，防止数据丢失。