外派档案人员保密制度

PAGE外派档案人员保密制度一、总则（一）目的为加强公司外派档案人员的保密管理，确保公司档案信息的安全与机密性，防止档案信息泄露给公司造成损失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外派档案人员，包括但不限于因工作需要被派往其他单位、部门或项目组从事档案管理相关工作的人员。（三）基本原则1.依法合规原则：外派档案人员的保密工作必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保公司行为合法合规。2.预防为主原则：强化保密教育与培训，提高外派档案人员的保密意识，建立健全保密防范措施，预防档案信息泄露事件的发生。3.最小化原则：严格限定知悉档案机密信息的人员范围，确保信息仅在必要的范围内流转和使用。4.全程管控原则：对档案从形成、整理、存储、传输、使用到销毁的全过程进行保密管控，确保每个环节的安全性。二、保密职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善外派档案人员保密制度，并监督制度的执行情况。2.对外派档案人员进行保密教育与培训，提高其保密意识和业务能力。3.定期对外派档案人员的保密工作进行检查和评估，及时发现并解决存在的问题。4.协调处理外派档案人员在保密工作中遇到的重大问题，为其提供必要的支持和指导。（二）外派档案人员所在部门职责1.协助公司档案管理部门做好外派档案人员的保密管理工作，对外派档案人员进行日常监督和管理。2.负责向外派档案人员传达公司的保密要求和相关规定，并确保其理解和遵守。3.在工作中为外派档案人员提供必要的保密条件和支持，配合做好档案保密工作。（三）外派档案人员职责1.严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司的保密制度，履行保密义务。2.妥善保管所接触到的公司档案信息，确保档案的安全与完整，防止档案信息被篡改、丢失或泄露。3.在工作中使用档案信息时，必须遵循最小化原则，仅限于工作需要的范围内使用，并严格按照规定的程序进行操作。4.不得私自复制、传播、出售或转让公司档案信息，未经公司书面授权，严禁将档案信息带出工作场所。5.如发现档案信息存在安全隐患或可能发生泄露的情况，应立即采取措施，并及时向公司档案管理部门报告。6.积极参加公司组织的保密教育与培训，不断提高自身的保密意识和业务水平。三、档案管理保密措施（一）档案存储保密1.外派档案人员应确保档案存储场所的安全性，选择符合保密要求的存储设施，如专用档案柜、档案室等，并采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。2.对存储的档案应进行分类、编号和标识，便于管理和查找。同时，要建立档案存储台账，详细记录档案的存放位置、数量、类别等信息。3.严格限制非授权人员进入档案存储场所，如需进入，必须经过批准并进行登记。进入人员应遵守档案存储场所的保密规定，不得擅自翻阅、查看或处理档案信息。（二）档案传输保密1.外派档案人员在传输档案信息时，应采用安全可靠的传输方式，如加密电子邮件、专用网络传输等，确保信息在传输过程中的保密性和完整性。2.对传输的档案信息应进行加密处理，设置高强度的密码，并定期更换密码。同时，要对传输的档案进行备份，防止传输过程中出现数据丢失或损坏。3.在传输档案信息前，应确认接收方的身份和权限，并确保接收方具备相应的保密条件和能力。传输过程中，要对传输情况进行跟踪和记录，确保传输过程可追溯。（三）档案使用保密1.外派档案人员在使用档案信息时，必须严格遵循公司规定的使用范围和审批程序，未经批准，不得擅自扩大使用范围或向无关人员提供档案信息。2.在使用档案信息过程中，应采取必要的保密措施，如设置访问权限、限制打印和复制等，防止档案信息被不当获取或滥用。3.如需对档案信息进行查阅、借阅、复印等操作，必须履行相应手续，填写相关申请表，并经批准后方可进行。操作过程中，要严格按照规定的流程进行，确保档案信息的安全。（四）档案销毁保密1.根据公司档案管理制度，对外派档案人员负责管理的档案进行定期清理和鉴定，确定需要销毁的档案清单。2.档案销毁应按照规定的程序进行，由专人负责实施，并在销毁过程中进行监督和记录。销毁方式应确保档案信息无法恢复，如采用粉碎、焚烧等方式。3.销毁档案时，要填写档案销毁登记表，详细记录档案的名称种类、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由相关人员签字确认。销毁登记表应妥善保存，以备查阅。四、保密教育与培训（一）教育与培训计划1.公司档案管理部门应制定年度外派档案人员保密教育与培训计划，明确教育与培训的内容、方式、时间安排等。2.教育与培训计划应根据外派档案人员的岗位特点、工作需求以及国家法律法规和行业标准的变化进行适时调整和完善。（二）教育与培训内容1.国家法律法规和行业标准中关于档案保密的规定，如《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等。2.公司的保密制度、档案管理制度以及相关工作流程，确保外派档案人员熟悉公司的保密要求和工作规范。3.保密意识教育，包括保密的重要性、保密责任、保密风险防范等内容，提高外派档案人员的保密意识和责任感。4.档案管理业务知识培训，如档案的分类、整理、存储、检索、利用等，提升外派档案人员的业务能力和水平。5.保密技术与技能培训，如信息加密技术、网络安全知识、防泄密工具使用等，增强外派档案人员的保密技术防范能力。（三）教育与培训方式1.集中培训：定期组织外派档案人员参加集中培训，邀请专家学者或公司内部资深人员进行授课，系统讲解保密知识和档案管理业务。2.在线学习：利用公司内部网络平台，提供保密教育与培训的在线课程，外派档案人员可根据自己的时间和需求进行自主学习。3.案例分析：选取典型的档案信息泄露案例进行分析讨论，通过实际案例加深外派档案人员对保密工作的认识和理解，提高其防范意识和应对能力。4.实地参观：组织外派档案人员到保密工作先进单位进行实地参观学习，了解先进的保密管理经验和技术手段，拓宽视野，提升工作水平。（四）教育与培训考核1.建立外派档案人员保密教育与培训考核机制，对参加培训的人员进行考核，确保其掌握所学内容。2.考核方式可采用考试、撰写心得体会、实际操作等多种形式，全面评估外派档案人员的学习效果。3.对考核合格的人员颁发培训合格证书，作为其参加保密工作的资质证明；对考核不合格的人员，应进行补考或重新培训，直至考核合格为止。五、保密监督与检查（一）监督检查机制1.公司档案管理部门应建立健全外派档案人员保密监督检查机制，定期对外派档案人员的保密工作进行检查和评估。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，确保保密工作的持续有效性。（二）监督检查内容1.保密制度的执行情况，包括外派档案人员是否遵守保密规定和工作流程，是否履行保密职责等。2.档案管理保密措施的落实情况，如档案存储、传输、使用、销毁等环节的保密措施是否到位。3.保密教育与培训的效果，检查外派档案人员对保密知识和技能的掌握程度以及保密意识的提高情况。4.档案信息的安全状况，查看是否存在档案信息泄露、篡改、丢失等安全隐患。（三）问题整改与跟踪1.对监督检查中发现的问题，应及时向外派档案人员所在部门和个人反馈，并下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.外派档案人员所在部门和个人应针对存在的问题制定整改措施，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况报告公司档案管理部门。3.公司档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和个人，应按照公司规定进行严肃处理。六、保密奖惩（一）奖励1.对于在保密工作中表现突出的外派档案人员，公司将给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、通报表扬等；奖励方式包括物质奖励、晋升奖励等。2.表现突出的情形包括但不限于：严格遵守保密制度，有效防止档案信息泄露；积极提出保密工作合理化建议，被公司采纳并取得显著成效；在应对档案信息安全突发事件中，表现英勇，为保护公司档案信息安全做出重要贡献等。（二）惩罚1.对于违反保密制度的外派档案人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。2.违反保密制度的情形包括但不限于：故意或过失泄露公司档案信息；私自复制、传播、出售或