干部档案钥匙管理制度

PAGE干部档案钥匙管理制度一、总则1.1目的为了加强干部档案钥匙的管理，确保干部档案的安全与保密，规范档案查阅、使用流程，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及干部档案管理的部门及工作人员。1.3基本原则1.安全性原则：确保干部档案钥匙的保管与使用安全，防止档案信息泄露与丢失。2.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行钥匙的管理与使用，保证操作规范统一。3.责任性原则：明确各环节工作人员的职责，做到责任到人，确保制度的有效执行。二、钥匙管理职责2.1档案管理部门职责1.负责干部档案钥匙的统一保管与发放登记。2.定期检查钥匙的保管情况，确保钥匙安全无损。3.根据工作需要，按照规定流程审批钥匙的使用申请。2.2档案管理人员职责1.严格遵守钥匙管理制度，妥善保管所负责的干部档案钥匙。2.在规定时间内将钥匙交回档案管理部门进行集中保管，不得私自留存。3.配合档案管理部门做好钥匙的使用登记与归还核对工作。2.3使用部门及人员职责1.使用部门应提前提交钥匙使用申请，明确使用目的、时间、人员等信息。2.使用人员必须在规定的时间和范围内使用钥匙，不得擅自转借他人或用于其他非规定用途。3.使用完毕后，及时将钥匙归还档案管理人员，并做好归还确认。三、钥匙保管3.1保管方式1.干部档案钥匙应存放在专门的钥匙保管箱内，保管箱应具备防盗、防火、防潮等功能。2.钥匙保管箱应放置在安全可靠的地点，由档案管理部门指定专人负责日常管理。3.2保管环境要求1.保管钥匙的场所应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止钥匙生锈或损坏。2.钥匙保管箱应定期进行清洁和检查，确保内部环境良好。3.3钥匙标识1.每把干部档案钥匙应粘贴清晰的标识，注明对应的档案编号或保管对象。2.标识应采用耐久性材料制作，确保信息长期清晰可读。四、钥匙发放4.1发放流程1.使用部门填写《干部档案钥匙使用申请表》，详细注明申请使用的档案编号、使用目的、预计使用时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门对申请内容进行审核，审核通过后发放钥匙，并做好发放登记。3.档案管理人员将钥匙发放给使用人员时，双方应在《干部档案钥匙发放登记表》上签字确认，明确钥匙的领取时间和归还期限。4.2发放数量根据实际工作需要，严格控制干部档案钥匙的发放数量，原则上每一次使用申请只发放一把对应钥匙。如有特殊情况需要多把钥匙，需在申请表中详细说明原因，并经档案管理部门负责人批准。4.3特殊情况处理如遇紧急情况需要临时借用干部档案钥匙，使用部门应通过电话或其他紧急方式向档案管理部门说明情况，经同意后可先行借用，但事后必须及时补办正式的申请手续，并在规定时间内归还钥匙。五、钥匙使用5.1使用范围干部档案钥匙仅用于档案查阅、借阅、整理等与档案管理相关的工作，不得用于其他任何非规定用途。5.2使用时间使用人员应严格按照申请批准的时间使用钥匙，不得擅自延长使用期限。如因特殊原因需要延长使用时间，应提前向档案管理部门提交书面申请，经批准后方可继续使用。5.3使用监督档案管理部门有权对干部档案钥匙的使用情况进行监督检查。使用人员在使用钥匙过程中，应接受档案管理部门或相关监督人员的监督，确保操作符合规定流程。5.4使用记录使用人员在使用干部档案钥匙期间，应详细记录使用过程中的相关信息，包括使用时间、地点、查阅档案内容等。使用完毕后，将使用记录提交给档案管理人员进行核对。六、钥匙归还6.1归还流程1.使用人员使用完毕干部档案钥匙后，应及时将钥匙归还档案管理人员。2.档案管理人员在收到归还的钥匙后，应仔细检查钥匙的完整性和标识情况，确认无误后在《干部档案钥匙发放登记表》上进行归还登记。3.如发现钥匙有损坏或丢失情况，使用人员应立即向档案管理部门报告，并说明原因。档案管理部门应根据实际情况进行调查处理。6.2逾期归还处理如使用人员未按照规定时间归还干部档案钥匙，档案管理部门应及时进行催还。对于逾期未归还且无正当理由的，档案管理部门将视情节轻重给予相应的处理，如通报批评、限制其后续档案使用权限等。6.3钥匙交接在钥匙归还过程中，如遇档案管理人员岗位变动等情况，应进行严格的钥匙交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对所有干部档案钥匙进行逐一核对，确保钥匙数量准确、标识清晰，并在交接清单上签字确认。七、钥匙盘点与清查7.1定期盘点档案管理部门应定期对干部档案钥匙进行盘点，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点内容包括钥匙的数量、标识、保管情况等，确保账实相符。7.2清查要求1.在盘点清查过程中，如发现钥匙数量不符、标识不清或存在其他异常情况，应立即进行调查核实，并记录详细情况。2.对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充钥匙、更换标识、修复损坏钥匙等，并对相关责任人进行责任追究。7.3盘点清查记录每次盘点清查结束后，应形成详细的盘点清查报告，报告内容包括盘点时间、范围、结果、存在问题及处理情况等。盘点清查报告应存档保存，以备查阅。八、钥匙的维修与更换8.1维修1.当干部档案钥匙出现损坏情况时，档案管理人员应及时进行检查评估，确定是否可以维修。2.对于可以维修的钥匙，应联系专业的维修人员进行维修，并做好维修记录，包括维修时间、维修内容、维修人员等信息。3.维修后的钥匙应进行质量检验，确保其能够正常使用，并重新粘贴标识，注明维修情况。8.2更换1.如干部档案钥匙损坏严重无法维修或因其他原因需要更换时，档案管理人员应填写《干部档案钥匙更换申请表》，说明更换原因、原钥匙情况等信息。2.申请表经档案管理部门负责人批准后，按照钥匙发放流程重新制作并发放新钥匙，同时收回旧钥匙进行妥善处理。3.更换钥匙后，应及时更新相关的钥匙管理记录，确保档案管理信息的准确性。九、安全与保密措施9.1安全防范1.加强对干部档案钥匙保管场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、监控等设备。2.严格限制无关人员进入钥匙保管场所，确保钥匙保管环境安全。9.2保密要求1.所有涉及干部档案钥匙管理与使用的工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露钥匙的保管与使用情况。2.在钥匙使用过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息在查阅、借阅等环节被泄露。9.3违规处理对于违反安全与保密规定的行为，将按照公司/组织的相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。十、监督与检查10.1内部监督公司/组织内部设立专门的监督小组，定期对干部档案钥匙管理制度的执行情况进行监督检查。监督小组有权查阅相关记录、询问工作人员、实地检查钥匙保管与使用情况等。10.2外部审计接受上级主管部门或相关审计机构的审计监督，按照要求提供干部档案钥匙管理的相关资料和信息，配合审计工作的开展。10.3问题整改对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，明确整改要求和期限。责任部门应认真落实整改措施，按时提交整改报告，并接受复查。十一、培训与宣传11.1培训定期组织干部档案钥匙管理相关人员进行培训，培训内容包括制度解读、操作流程、安全保密知识等，提高工作人员的业务