国土档案管理制度范本

PAGE国土档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强国土档案管理，确保国土档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在国土资源管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在国土管理工作中形成的各类档案，包括但不限于土地资源管理档案、矿产资源管理档案、地质勘查档案、国土规划档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则国土档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映国土管理工作的实际情况。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。4.方便利用原则便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责国土档案的日常管理工作。（二）部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度。2.制定和完善档案管理制度、工作流程。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定和销毁等工作。4.提供档案查阅、利用服务，编制档案检索工具。5.开展档案信息化建设，提高档案管理水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规定。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编目等工作。3.做好档案的保管、保护工作，确保档案安全。4.积极提供档案利用服务，及时准确地查找和提供档案资料。5.参与档案的鉴定、销毁工作，做好相关记录。6.协助做好档案信息化建设工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.土地资源管理方面：包括土地出让、转让、划拨、登记等文件资料。2.矿产资源管理方面：包括采矿权、探矿权审批文件，矿产资源储量报告等。3.地质勘查方面：包括地质勘查报告、原始记录等。4.国土规划方面：包括总体规划、专项规划等文件。5.其他与国土管理相关的文件、资料、图表、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）整理方法1.分类按照国土档案的类别，分为土地资源管理类、矿产资源管理类、地质勘查类、国土规划类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应及时对归档档案进行审核，不符合要求的退回重新整理。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：具有重要历史价值和现实意义的档案。2.长期保管的档案：在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为低于l0年。（三）保管方式1.纸质档案采用专门的档案库房进行保管，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索。（四）档案保管制度1.建立档案出入库登记制度，严格记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。4.做好档案库房的清洁卫生和安全保卫工作。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密的档案，严格按照国家保密规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门填写查阅登记表，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录，应经档案管理部门同意。（三）利用反馈档案管理部门应建立档案利用效果反馈制度，对档案利用情况进行跟踪，及时了解利用需求，改进档案管理工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，编制销毁清册。2.销毁清册经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的国土档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，录入档案管理系统。2.及时更新档案管理系统中的数据，确保数据的准确性和完整性。（三）安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，采取防火墙、加密技术等措施，保障档案信息安全。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，防止数据丢失、泄露等事故发生。八、档案管理监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司/组织内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，确保档案管理工