心理中心档案工作制度

PAGE心理中心档案工作制度一、总则（一）目的为加强心理中心档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于心理中心在开展心理咨询、心理治疗、心理健康教育、科研等各项工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映心理中心工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存心理中心工作过程中产生的各类档案，确保档案的齐全完整。3.保密性原则：严格保护档案信息的安全，防止档案内容泄露，维护服务对象的隐私。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、存储等工作应遵循统一的标准和规范。5.便利性原则：档案的管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善心理中心档案工作制度，并组织实施。2.集中统一管理心理中心的各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在工作过程中形成档案的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案工作，确保档案的及时形成和准确归档。3.配合档案管理部门做好档案工作的各项检查和考核。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案工作制度，严格遵守档案管理操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、借阅登记等。3.对档案进行定期检查，发现问题及时处理，并向上级报告。4.保守档案机密，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.心理咨询与治疗档案：包括咨询预约记录、咨询过程记录、咨询总结、心理测试报告、治疗方案及记录等。2.心理健康教育档案：如活动策划方案、活动记录、宣传资料、学生心理健康档案等。3.科研档案：项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告、学术论文等。4.行政管理档案：中心工作计划、总结、会议记录、规章制度、人员档案等。5.其他与心理中心工作相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门产生的档案材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等进行分类。可分为心理咨询类、心理健康教育类、科研类、行政管理类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.装订：对纸张档案进行整理装订，去除金属物，保持档案整齐美观。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查询和管理。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，按照档案分类顺序存放。2.电子档案：采用磁盘、光盘、磁带等存储介质进行备份存储，并建立电子档案数据库，进行分类存储和管理。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，定期进行数据备份。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施，确保档案的安全。3.电子档案存储设备应定期进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限1.永久保管：反映心理中心主要职能活动和历史面貌的，对本中心、国家和社会具有长远利用价值的档案。如中心成立以来的重要文件、长期科研项目成果等。2.定期保管：分为30年、10年。定期保管的档案在保管期限届满后，经鉴定可以销毁的，按照规定程序进行销毁。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存储状况符合要求。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、存储位置等，发现问题及时记录并采取措施进行处理。3.清查结束后，应形成清查报告，对档案管理工作中存在的问题提出改进建议。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.档案利用应有利于心理中心工作的开展，为心理咨询、治疗、科研、管理等提供支持。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务。利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。2.复制：对于确需复制的档案，利用者应填写复制申请单，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。3.出具证明：根据利用者的需要，档案管理部门可出具档案证明。证明内容应客观、准确，加盖档案管理部门印章。（三）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等内容，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案应在档案管理部门指定的期限内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案内容。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、现实利用价值、历史意义等因素进行综合考量。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其是否具有保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史沿革、现实利用情况等进行综合分析，确定档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组编制销毁清单。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核、中心主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在档案目录及相关检索工具中予以注明，并永久保存销毁记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的心理中心档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为心理中心各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：包括档案录入、查询、借阅、统计分析、鉴定销毁等功能模块。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能