微软公司档案归档制度

PAGE微软公司档案归档制度一、总则（一）目的为了加强微软公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于微软公司总部及各分支机构、子公司的各类档案归档管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，保证档案的完整性。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；行政办公文件，如通知、报告、请示等；人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料。2.财务类：会计凭证、账簿、报表等财务核算资料；财务预算、决算文件；审计报告、税务文件等。3.业务类：产品研发文档，如需求分析、设计文档、测试报告等；市场营销资料，包括市场调研报告、营销策划方案、客户资料等；项目管理档案，如项目计划、进度报告、验收文件等。4.技术类：软件代码、技术文档、专利文件等；技术研发记录，包括实验数据、技术难题解决方案等。5.合同类：各类采购合同、销售合同、服务合同等；租赁合同、借款合同等其他合同文件。（二）编号规则1.采用层级编码方式，每一级编码之间用“”隔开。2.一级编码表示档案类别，如“XZ”代表行政类，“CW”代表财务类等。3.二级编码表示该类别下的具体分类，如行政类中的“GS”表示公司设立相关文件。4.三级编码为流水号，按照档案形成时间顺序依次编号。例如：行政类公司设立文件的编号为“XZGS001”。三、档案归档流程（一）文件收集1.各部门指定专人负责文件的收集工作，确保本部门产生的文件及时、完整地收集起来。2.对于外来文件，如政府部门文件、合作伙伴文件等，由相关业务部门负责收集，并及时移交档案管理部门。（二）文件整理1.收集到的文件应进行初步整理，去除重复、无效的文件。按照文件的类别、时间顺序进行排列。对文件进行编号、编目，填写文件目录清单。（三）文件审核1.档案管理部门对整理好的文件进行审核，检查文件的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的文件，退回相关部门进行补充或修改。2.审核通过的文件，由档案管理人员在文件目录清单上签字确认。（四）档案装订1.对于需要装订的文件，按照一定的顺序进行装订，确保文件整齐、牢固。装订时应注意保护文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。2.在文件的左上角或右上角打孔装订，使用线绳或金属夹固定。（五）档案上架1.装订好的档案按照编号顺序上架存放，每个档案柜应标明存放的档案类别和范围。建立档案存放索引，便于快速查找档案。2.档案管理人员应定期对档案进行盘点，确保档案的存放位置准确无误。四、档案保管期限（一）永久保管1.公司设立、变更、注销等重要文件。2.公司章程、股东会决议、董事会决议等核心文件。3.涉及公司重大权益、重大资产处置的文件。4.具有历史价值和重要纪念意义的文件。（二）长期保管1.财务类档案，如会计凭证、账簿等，保管期限为[X]年。2.人事档案，保管期限为员工离职后[X]年。3.业务类重要项目档案，保管期限为项目结束后[X]年。（三）短期保管1.行政办公文件，保管期限为[X]年。2.一般性业务文件，保管期限为[X]年。档案保管期限届满后，按照国家有关规定进行鉴定和销毁。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人员需经公司保密委员会批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司相关领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理部门对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容等信息。2.查阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。（三）档案利用1.公司内部人员因工作需要利用档案，可根据档案管理部门的规定进行复印、摘抄等操作。2.外部单位利用档案，如需复印、摘抄等，需经公司相关领导批准，并按照档案管理部门的规定办理手续。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.在档案查阅过程中，查阅人员不得擅自拍照、录像、传播档案内容。（二）安全管理1.档案管理部门应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾扑救、防盗报警等，提高应对突发事件的能力。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关文件等，进行鉴定。3.鉴定档案是否涉及公司机密、知识产权等重要信息。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准。2.档案管理部门对批准销毁的档案进行造册登记，注明档案名称编号、数量等信息。3.选择安全可靠的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，并由专人负责监督销毁过程。4.销毁完毕后