学生档案自行保管制度

PAGE学生档案自行保管制度一、总则（一）目的为了规范学生档案自行保管行为，确保学生档案的安全、完整和有效利用，维护学生的合法权益，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在本校就读且选择自行保管档案的所有学生。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。3.完整性原则：保证档案内容的完整，不得擅自涂改、伪造档案材料。4.保密性原则：对涉及学生个人隐私的档案信息予以严格保密。二、档案内容与分类（一）档案内容学生档案主要包括以下材料：1.入学材料：如录取通知书、入学登记表等。2.学习成绩材料：成绩单、课程考核记录等。3.奖惩材料：表彰奖励证书、违纪处分决定等。4.社会实践材料：实习报告、志愿服务记录等。5.个人基本信息材料：身份证复印件、学生证复印件等。6.其他相关材料：如体检报告、就业推荐表等。（二）档案分类根据档案内容的性质和用途，将学生档案分为以下几类：1.学籍档案：主要记录学生的学习经历和学籍变动情况。2.成绩档案：集中反映学生的学习成绩和学业表现。3.奖惩档案：收录学生获得的奖励和受到的处分情况。4.实践档案：体现学生参与社会实践和实习等活动的成果。5.个人信息档案：包含学生的基本身份信息和联系方式等。三、档案自行保管要求（一）保管方式1.学生应选择安全可靠的方式自行保管档案，如使用专门的档案盒或文件夹，并放置在干燥、通风、防火、防潮的地方。2.建议采用电子和纸质两种方式保存档案，电子档案应进行加密存储，并定期备份，防止数据丢失。（二）保管期限学生需在毕业离校后[X]年内妥善保管个人档案，期满后可根据个人情况选择继续保管或按照相关规定进行处理。（三）档案整理1.学生应定期对档案进行整理，确保档案材料齐全、完整，顺序清晰。2.对于新增的档案材料，应及时进行分类归档，确保档案的时效性和准确性。（四）档案安全防护1.加强对档案保管场所的安全防范，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.严格限制非授权人员接触档案，如因特殊情况需要查阅档案，必须经过学生本人书面授权。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，学生应及时采取措施进行补救，并向学校相关部门报告。四、档案查阅与使用（一）查阅权限1.学生本人有权随时查阅自己的档案。2.因升学、就业等特殊需要，经学生本人书面授权，学校相关部门、用人单位等可以查阅学生档案。（二）查阅流程1.学生本人查阅档案，需提前向学校档案管理部门预约，填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。2.非学生本人查阅档案，除提供学生本人书面授权外，查阅单位还需出具查阅函，说明查阅目的和范围，经学校档案管理部门审核同意后，方可查阅。（三）使用规定1.查阅档案时，应严格遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需复印档案材料，应经学校档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.档案材料仅供查阅和复印使用，严禁用于其他非法目的。五、档案转移与交接（一）转移条件1.学生毕业离校后，如升学、就业等需要转移档案，应按照接收单位的要求办理档案转移手续。2.档案转移应在规定的时间内完成，不得拖延。（二）转移流程1.学生向接收单位提交档案转移申请，说明档案转移的原因和接收单位的名称、地址等信息。2.接收单位审核通过后，向学校档案管理部门发送档案接收函。3.学校档案管理部门根据接收函的要求，对学生档案进行整理、密封，并在规定时间内将档案邮寄或送达接收单位。（三）交接手续1.档案转移时，学校档案管理部门应与接收单位办理档案交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。2.接收单位在收到档案后，应及时进行核对，如发现档案有问题，应及时与学校档案管理部门沟通解决。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的学生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）系统功能1.档案录入功能：实现档案材料的电子化录入，确保档案信息的准确、完整。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户快速查询档案信息。3.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，为学校管理决策提供数据支持。4.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密。5.数据备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，并能够在需要时进行数据恢复。（三）数据安全与保密1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、加密技术等措施，防止数据泄露和非法入侵。2.严格控制用户对档案信息的访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关数据。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。七、监督与检查（一）监督机制学校成立专门的档案管理监督小组，负责对学生档案自行保管制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案保管情况：检查档案是否按照要求进行保管，是否存在安全隐患。2.档案整理情况：查看档案材料是否齐全、完整，分类是否合理，顺序是否清晰。3.档案查阅与使用情况：核实档案查阅和使用是否符合规定，有无违规操作。4.档案转移与交接情况：检查档案转移手续是否齐全，交接是否规范。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整改。2.对违反本制度的行为，学校将按照有关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究责任。八、附则（一）解释